Seguimiento de certificaciones de empleados, sin hojas de cálculo
Un registro para todas las certificaciones de su personal: quién tiene qué, qué vence cuándo y una lista que puede entregar a un auditor.
Licencias de montacargas y equipos, primeros auxilios y RCP, WHMIS y seguridad laboral, manipulación de alimentos, formación de cumplimiento y cualquier certificación que exija un puesto.
Plan gratuito · Sin tarjeta de crédito
Transcripción
A new hire's forklift certificate arrives by email.
It goes into a personnel file, and into a spreadsheet when someone has time.
Three people keep three versions, and nobody is sure which one is current.
Then an auditor asks who is certified for what, and putting the list together takes days.
CertLister keeps every certification your people hold in one register.
Make a category for each certification, like forklift, first aid or WHMIS.
Add the details you track, such as the site or the trainer.
Import your spreadsheet once, one row per certification, with the date it expires.
When a new hire brings a certificate, record it and attach their PDF.
Before anything expires, the employee gets a reminder, so nobody has to chase them.
And when a date passes, the record shows as expired on its own.
When an auditor asks, filter by certification or by what expires in the next ninety days, and export the list.
Start free at certlister.com.
Las certificaciones están en demasiados sitios
Nadie sabe qué copia está al día
Los certificados llegan por correo, quedan en los expedientes del personal y se pasan a una hoja de cálculo cuando alguien tiene tiempo. Tres personas llevan tres versiones.
Los nuevos empleados llegan con papeles
El personal nuevo trae certificaciones de empleadores anteriores y de formadores externos. Alguien tiene que registrar cada una y recordar cuándo vence.
Cada auditoría empieza con prisas
Cuando un auditor o un cliente pregunta quién está certificado para qué, armar la lista lleva días persiguiendo a gerentes y expedientes.
Monte su registro en cuatro pasos
-
Cree una categoría por certificación
Montacargas, primeros auxilios, WHMIS: cada categoría tiene los campos adicionales que usted controla, como el formador o el centro, además de sus recordatorios activados o no y su enlace de renovación.
-
Traiga sus registros
Importe su hoja de cálculo, una fila por certificación de cada empleado, con la fecha en que se obtuvo y la fecha en que vence. Adjunte el PDF que el empleado ya tiene.
-
Deje que los recordatorios persigan por usted
Los empleados reciben correos de recordatorio en las fechas que usted fija antes de que venza una certificación. Los administradores y gerentes reciben cada semana un resumen de todo lo que vence en los próximos 30 días.
-
Saque la lista para una auditoría
Filtre por certificación, estado o lo que vence en los próximos 30, 60 o 90 días, y exporte esa selección a CSV.
Pensado para mantener las certificaciones al día
- Categorías y campos personalizados
- Controle cada tipo de certificación como lo necesita su empresa.
- Dé a cada tipo de certificación su propia categoría, active los recordatorios en las que vencen y añada campos de texto para datos como el formador, el centro o un número de licencia.
- Recordatorios y resumen semanal
- Empleados y gerentes se enteran de los vencimientos antes de que ocurran.
- Los correos de recordatorio llegan al empleado en hasta cinco fechas que usted elige. Cada lunes, los administradores y gerentes reciben un resumen de todo lo que vence en los próximos 30 días.
- Filtros y exportación CSV
- Responda a «quién está certificado para qué» en pocos clics.
- Filtre por certificación, estado o vencimiento próximo y exporte la selección, o exporte todos los registros de una vez. Sus campos personalizados se incluyen.
- Roles del equipo Basic
- Los gerentes mantienen los registros al día sin tocar la configuración.
- Los administradores gestionan la configuración, la facturación y el equipo. Los gerentes emiten, editan y eliminan credenciales. Basic incluye cinco personas y Pro no tiene límite.
- Portal del empleado
- Los empleados consultan sus propias certificaciones sin preguntar a RR. HH.
- Los empleados inician sesión con un código de un solo uso enviado a su correo y ven y descargan sus propios registros. En Pro también pueden enviarle un PDF actualizado para revisar.
Vea qué vence primero, antes de que caduque
Importe sus registros una vez. CertLister ordena cada credencial por fecha de vencimiento y marca las que están por caducar.
Cree su registro gratisPlan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Quién recibe qué
- Empleados
- Correos de recordatorio antes de que venzan sus certificaciones y, si usted lo activa, un portal donde ven y descargan sus propios registros.
- Gerentes
- Un resumen cada lunes de todo lo que vence en los próximos 30 días, y el registro para filtrar por certificación o vencimiento próximo.
- Auditores y clientes
- Un CSV con los registros que usted decida compartir, o un número de credencial para comprobar en su página de verificación, que muestra su registro.
Cómo traer sus registros
La mayoría de los equipos de RR. HH. parten de una hoja de cálculo. Impórtela una vez y CertLister pasa a ser el lugar donde mantiene las certificaciones al día.
- Importación CSV con asociación de columnas, hasta 2,000 filas a la vez
- Cada fila necesita el nombre del empleado y la fecha en que obtuvo la certificación; añada la fecha de vencimiento para que funcionen los recordatorios
- Adjunte a su ficha el PDF que el empleado ya tiene
- Cada registro importado usa un crédito; Basic incluye 1,000 al mes
Quién ve qué
CertLister guarda su propio registro de cada certificación. No consulta al organismo que la emitió, así que su página de verificación confirma su registro, no el original.
En su cuenta, los administradores y los gerentes pueden emitir, editar y eliminar credenciales. Pago por uso incluye un miembro del equipo, Basic cinco y Pro no tiene límite.
Su página de verificación pública muestra una credencial a cualquier persona que tenga su número. Puede ocultar cualquier campo personalizado en esa página y desactivar la búsqueda por nombre.
Cómo tratamos los datos: Política de privacidad, Seguridad, Anexo de tratamiento de datos.
Lo que costaría
Una empresa con gerentes en seis centros y más de 20 tipos de certificación encaja en Pro: sin límite de miembros del equipo, categorías ni automatizaciones. Los empleados pueden subir el PDF de un certificado a su propio registro desde el portal del destinatario, y se adjunta en cuanto usted lo aprueba. Su sistema de RR. HH. puede crear registros mediante la API o webhooks.
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Preguntas frecuentes
¿Los empleados necesitan una cuenta?
¿Puede CertLister confirmar un certificado que un nuevo empleado trae de otro empleador?
¿Qué pueden contener los campos personalizados?
¿Cuántas personas pueden gestionar los registros?
¿Una certificación se marca como vencida automáticamente?
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