Le suivi des certifications des employés, sans tableur
Un registre pour toutes les certifications de votre personnel : qui détient quoi, ce qui expire quand, et une liste à remettre à un auditeur.
Cartes de cariste et d'équipement, premiers soins et RCR, SIMDUT et santé-sécurité au travail, hygiène et salubrité alimentaires, formations de conformité, et toute certification qu'un poste exige.
Forfait gratuit · Sans carte de crédit
Transcription
A new hire's forklift certificate arrives by email.
It goes into a personnel file, and into a spreadsheet when someone has time.
Three people keep three versions, and nobody is sure which one is current.
Then an auditor asks who is certified for what, and putting the list together takes days.
CertLister keeps every certification your people hold in one register.
Make a category for each certification, like forklift, first aid or WHMIS.
Add the details you track, such as the site or the trainer.
Import your spreadsheet once, one row per certification, with the date it expires.
When a new hire brings a certificate, record it and attach their PDF.
Before anything expires, the employee gets a reminder, so nobody has to chase them.
And when a date passes, the record shows as expired on its own.
When an auditor asks, filter by certification or by what expires in the next ninety days, and export the list.
Start free at certlister.com.
Les certifications sont éparpillées
Personne ne sait quelle copie est à jour
Les certificats arrivent par courriel, dorment dans les dossiers du personnel et sont saisis dans un tableur quand quelqu'un a le temps. Trois personnes tiennent trois versions.
Les nouvelles recrues arrivent avec du papier
Les nouveaux employés apportent des certifications d'anciens employeurs et de formateurs externes. Quelqu'un doit enregistrer chacune et se souvenir de sa date d'expiration.
Chaque audit commence dans l'urgence
Quand un auditeur ou un client demande qui est certifié pour quoi, monter la liste prend des jours à relancer les gestionnaires et à fouiller les dossiers.
Mettez en place votre registre en quatre étapes
-
Créez une catégorie par certification
Cariste, premiers soins, SIMDUT : chaque catégorie a les champs supplémentaires que vous suivez, comme le formateur ou le site, ainsi que ses rappels activés ou non et son lien de renouvellement.
-
Importez vos dossiers
Importez votre tableur, une ligne par certification d'employé, avec la date d'obtention et la date d'expiration. Joignez le PDF que l'employé possède déjà.
-
Laissez les rappels faire les relances
Les employés reçoivent des courriels de rappel aux dates que vous fixez avant l'expiration d'une certification. Les administrateurs et les gestionnaires reçoivent chaque semaine un résumé de tout ce qui expire dans les 30 prochains jours.
-
Sortez la liste pour un audit
Filtrez par certification, statut ou ce qui expire dans les 30, 60 ou 90 prochains jours, puis exportez cette sélection en CSV.
Conçu pour garder les certifications à jour
- Catégories et champs personnalisés
- Suivez chaque type de certification comme votre entreprise en a besoin.
- Donnez à chaque type de certification sa propre catégorie, activez les rappels pour celles qui expirent, et ajoutez des champs texte pour des détails comme le formateur, le site ou un numéro de permis.
- Rappels et résumé hebdomadaire
- Employés et gestionnaires sont prévenus avant les expirations.
- Les courriels de rappel sont envoyés à l'employé jusqu'à cinq dates que vous choisissez. Chaque lundi, les administrateurs et les gestionnaires reçoivent un résumé de tout ce qui expire dans les 30 prochains jours.
- Filtres et export CSV
- Répondez à « qui est certifié pour quoi » en quelques clics.
- Filtrez par certification, statut ou expiration prochaine et exportez la sélection, ou exportez tous les dossiers d'un coup. Vos champs personnalisés sont inclus.
- Rôles d'équipe Basic
- Les gestionnaires tiennent les dossiers à jour sans toucher aux paramètres.
- Les administrateurs gèrent les paramètres, la facturation et l'équipe. Les gestionnaires émettent, modifient et suppriment les attestations. Basic comprend cinq personnes et Pro n'a pas de limite.
- Portail des employés
- Les employés consultent leurs propres certifications sans écrire aux RH.
- Les employés se connectent avec un code à usage unique envoyé par courriel, puis voient et téléchargent leurs propres dossiers. Avec Pro, ils peuvent aussi vous envoyer un PDF à jour à examiner.
Voyez ce qui expire en premier, avant l'échéance
Importez vos dossiers une fois. CertLister trie chaque attestation par date d'expiration et signale celles qui arrivent à échéance.
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Qui obtient quoi
- Employés
- Des courriels de rappel avant l'expiration de leurs certifications et, si vous l'activez, un portail où ils voient et téléchargent leurs propres dossiers.
- Gestionnaires
- Un résumé chaque lundi de tout ce qui expire dans les 30 prochains jours, et le registre à filtrer par certification ou par expiration prochaine.
- Auditeurs et clients
- Un CSV des dossiers que vous choisissez de partager, ou un numéro d'attestation à vérifier sur votre page de vérification, qui affiche votre dossier.
Importer vos dossiers
La plupart des équipes RH partent d'un tableur. Importez-le une fois, et CertLister devient l'endroit où vous tenez les certifications à jour.
- Importation CSV avec association des colonnes, jusqu'à 2 000 lignes à la fois
- Chaque ligne exige le nom de l'employé et la date d'obtention de la certification ; ajoutez la date d'expiration pour que les rappels fonctionnent
- Joignez à sa fiche le PDF que l'employé possède déjà
- Chaque dossier importé utilise un crédit ; Basic en comprend 1 000 par mois
Qui voit quoi
CertLister conserve votre propre dossier de chaque certification. Il ne vérifie pas auprès de l'organisme qui l'a délivrée : votre page de vérification confirme votre dossier, pas l'original.
Dans votre compte, les administrateurs et les gestionnaires peuvent émettre, modifier et supprimer des attestations. Paiement à l'usage comprend un membre d'équipe, Basic cinq, et Pro n'a pas de limite.
Votre page de vérification publique affiche une attestation à toute personne qui en connaît le numéro. Vous pouvez y masquer n'importe quel champ personnalisé et désactiver la recherche par nom.
Notre façon de traiter les données : Politique de confidentialité, Sécurité, Addenda relatif au traitement des données.
Ce que cela coûterait
Une entreprise avec des gestionnaires sur six sites et plus de 20 types de certification correspond à Pro : aucune limite de membres d'équipe, de catégories ni d'automatisations. Les employés peuvent téléverser le PDF d'un certificat dans leur propre dossier depuis le portail destinataire, et il y est joint dès que vous l'approuvez. Votre logiciel RH peut créer des dossiers par l'API ou des webhooks.
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Questions fréquentes
Les employés ont-ils besoin d'un compte ?
CertLister peut-il confirmer un certificat qu'une recrue apporte d'un autre employeur ?
Que peuvent contenir les champs personnalisés ?
Combien de personnes peuvent gérer les dossiers ?
Une certification est-elle marquée expirée automatiquement ?
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