Le suivi des certifications des employés qui fonctionne vraiment
Abandonnez les tableaux Excel. CertLister offre aux équipes RH un registre central pour toutes les certifications — avec surveillance des dates d'expiration, dossiers conformes aux exigences réglementaires et réponses instantanées aux audits.
Mise en place en 5 minutes · Aucune intervention TI requise · Annulation en tout temps
Le problème
Un tableur n'est pas un système de conformité
Les équipes RH qui gèrent les certifications des employés dans Excel sont à un dossier expiré d'un manquement à la conformité.
Les certifications expirent en silence
Sans suivi automatique des expirations, vous ne découvrez une certification échue que lors d'un audit — à ce moment, le manquement à la conformité a déjà eu lieu.
La préparation aux audits prend des jours
Lorsque les auditeurs demandent des preuves de formation des employés, rassembler les dossiers dispersés entre tableurs, fils de courriels et lecteurs partagés devient un projet d'urgence.
Aucune source d'information fiable
Les dossiers sont éparpillés entre le LMS, les pièces jointes aux courriels et plusieurs versions de tableaux. Personne ne sait quel fichier est à jour, et les incohérences surgissent toujours au pire moment.
Les certifications sont faciles à falsifier
Un PDF seul ne prouve rien. Sans système de vérification, il est impossible de confirmer qu'une certification soumise par un candidat ou un nouvel employé est authentique.
Comment CertLister aide
Un seul système pour toutes les certifications de vos employés
Suivi des expirations toujours à jour, automatiquement
Définissez une date d'expiration pour chaque certification et CertLister s'occupe du reste. Le statut se met à jour automatiquement à l'échéance — aucun cycle de révision manuelle requis. Filtrez l'ensemble de votre registre par Actif, Expire bientôt ou Expiré pour repérer vos lacunes de conformité en un coup d'œil.
- Per-certification expiry date with automatic status changes
- Filter registry by Active, Expired, or Revoked
- Bulk expiry updates across multiple records
- Full audit trail of status changes
Organisez par programme de formation, département ou rôle
Les catégories vous permettent de structurer votre registre de certifications selon le fonctionnement réel de votre organisation. Regroupez par type de formation — Santé et sécurité, RGPD, Premiers secours, Manutention — ou par département ou fonction. Chaque catégorie est gérée indépendamment, ce qui facilite la visualisation du statut de conformité pour n'importe quelle portion de votre effectif.
- Unlimited categories per organisation
- Category-level custom fields for training-specific data
- Filter and search across categories
- Per-category verification display settings
Saisissez chaque donnée dont votre équipe de conformité a besoin
Les champs de certification standard ne couvrent pas toujours tout ce dont les RH ont besoin. Les attributs personnalisés vous permettent de consigner les résultats de formation, les noms des évaluateurs, les lieux de formation ou tout autre champ requis par votre cadre de conformité. Les attributs sont définis par catégorie, de sorte que chaque programme de formation capture exactement les bonnes données — ni plus, ni moins.
- Text, number, date, and dropdown field types
- Per-category attribute schemas
- Custom fields appear on the certification record and verify page
- Included in certification PDF output
Mise en place simple
Remplacez votre tableur en une après-midi
Pas de migration de données. Pas d'intervention TI. Pas de semaines d'intégration.
Créez vos catégories de formation
Configurez une catégorie pour chaque programme de formation que vous gérez — Santé et sécurité, RGPD, Premiers secours, conformité propre à chaque rôle. Ajoutez les champs personnalisés nécessaires à chaque programme.
Émettez des certifications avec dates d'expiration
Ajoutez des employés individuellement ou importez un fichier CSV pour une saisie en lot. Définissez une date d'émission, une date d'expiration et tout champ personnalisé requis. CertLister génère instantanément le dossier de certification et le PDF.
Surveillez le statut et répondez aux audits
Filtrez par statut pour voir quelles certifications sont à jour, lesquelles ont expiré et lesquelles arrivent à renouvellement. Lorsqu'un auditeur demande une preuve, partagez un lien de vérification en quelques secondes.
Pourquoi CertLister
Conçu en fonction du fonctionnement réel de la conformité RH
Pas un gestionnaire de documents générique. Un système conçu expressément pour les dossiers de formation.
Toujours prêt pour les audits
Chaque certification dispose d'un dossier horodaté, d'un PDF et d'une URL de vérification publique. Lorsque les auditeurs demandent des preuves, partagez un lien plutôt que de fouiller dans vos fichiers.
Aucune certification expirée ne passe inaperçue
Le statut se met à jour automatiquement à l'échéance. Filtrez votre registre par Expiré à tout moment pour voir exactement quels dossiers requièrent votre attention.
Accès d'équipe avec contrôle des rôles
Invitez vos collègues RH, gestionnaires d'équipe ou responsables de la conformité avec le niveau de permission approprié. Tout le monde travaille à partir du même dossier — fini les versions conflictuelles de tableurs.
Inviolable par conception
Les certifications résident dans votre registre CertLister, pas sur le bureau de quelqu'un. L'URL de vérification publique reflète toujours l'état actuel du dossier — y compris les révocations.
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FAQ
Questions des équipes RH
Puis-je suivre les dates d'expiration et voir quand les attestations sont sur le point d'expirer?
Oui. Chaque attestation peut avoir une date d'expiration. CertLister marque automatiquement les attestations comme expirées lorsque la date est passée, ce qui assure l'exactitude de vos dossiers en tout temps. Vous pouvez filtrer la liste des attestations par statut — active, expire bientôt ou expirée — pour voir exactement où se situent vos lacunes en matière de conformité.
Puis-je organiser les attestations par département, par rôle ou par type de formation?
Oui. Les catégories vous permettent de regrouper les attestations selon la structure de votre organisation — par département (Finance, Operations), par type de formation (santé et sécurité, GDPR, premiers soins) ou par rôle. Chaque catégorie peut avoir ses propres paramètres, champs personnalisés et affichage de vérification.
Puis-je ajouter des champs personnalisés comme les résultats de formation, les noms des formateurs ou les lieux?
Oui. Les attributs personnalisés vous permettent de saisir n'importe quelle donnée pour chaque attestation — résultats numériques, notes textuelles, dates ou listes déroulantes. Ces champs apparaissent dans le dossier d'attestation et peuvent être inclus dans les exportations.
Plusieurs membres de l'équipe RH peuvent-ils accéder aux attestations et les gérer?
Oui. Vous pouvez inviter des membres de l'équipe avec différents niveaux de permission. Les administrateurs peuvent émettre et supprimer des attestations; les gestionnaires peuvent en ajouter et en modifier; les utilisateurs standards peuvent consulter les dossiers. Les rôles peuvent être ajustés en tout temps depuis les paramètres de l'équipe.
Comment puis-je gérer un audit de conformité? Puis-je exporter les dossiers rapidement?
Chaque attestation possède une URL de vérification publique unique que vous pouvez partager directement avec les auditeurs — sans qu'ils aient besoin d'accéder au système. Pour fournir des preuves en lot, vous pouvez filtrer et consulter toutes les attestations pour un type de formation donné, et chaque PDF est disponible sur demande.
Nos employés participent à plusieurs programmes de formation. CertLister peut-il gérer ça?
Oui. Il n'y a aucune limite quant au nombre de catégories ou d'attestations. Un employé peut détenir des attestations dans autant de programmes de formation que nécessaire, chacune suivie de façon indépendante avec son propre statut, sa date d'expiration et ses champs personnalisés.
Abandonnez le tableur de conformité
Dotez votre équipe RH d'un système conçu pour les dossiers de formation — avec suivi des expirations, vérification inviolable et preuves prêtes pour les audits sur demande.
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