Votre SIRH peut-il suivre les certifications des employés?

L'auditeur sécurité d'un client envoie sa demande deux jours avant une visite : tous ceux qui conduisent un chariot élévateur sur le quart de nuit, la date de la dernière évaluation de chacun, et une copie de chaque certificat. La responsable RH du centre de distribution ouvre le système RH de l'entreprise, filtre sur l'entrepôt et obtient en cinq minutes une liste de 31 employés. Puis elle recompte le quart de nuit. Six des caristes viennent d'une agence de placement. Ils ne sont pas dans le système RH, leurs certificats sont dans une boîte courriel partagée, et l'un d'eux a été formé par un organisme dont personne dans le bâtiment n'a entendu parler.

Alors, un système RH peut-il suivre les certifications des employés? Pour les employés, oui, en général. Un courrier des lecteurs de HR Dive d'octobre 2026 le dit sans détour : « Employers largely lean on their HR information systems to keep tabs on employee credentials » (les employeurs s'appuient largement sur leur système d'information RH pour suivre les qualifications des employés). Josh Bersin a ajouté dans le même article que la plupart de ces systèmes « have reasonably good tracking of these kinds of things » (suivent raisonnablement bien ce genre de choses). Les lacunes sont en bordure : les personnes qui ne sont pas des employés, les certificats obtenus ailleurs, et toute personne de l'extérieur qui a besoin d'une preuve. Les six questions ci-dessous trouvent ces bordures dans votre propre système avant qu'un auditeur ne le fasse.

Ce qu'un système RH fait déjà bien

Un système RH, qu'on l'appelle SIRH (système d'information des ressources humaines) ou suite de gestion du capital humain, est le registre de qui travaille pour vous : nom, poste, site, gestionnaire, date d'embauche et, un jour, date de départ. Les certifications s'y rattachent tout naturellement. La plupart des systèmes ont un endroit pour une certification ou un permis, avec une date d'obtention et une date d'expiration, et beaucoup permettent de joindre une copie numérisée.

Le reste découle du fait que le système sait qui sont les gens. Un rapport peut filtrer par service ou par site. Un rappel peut joindre le gestionnaire de l'employé parce que le système sait qui c'est. Quand quelqu'un part, ses certifications restent dans son dossier d'employé. Bersin soulignait dans l'article de HR Dive que la base de données compte « not just for reminding employers of the deadlines for license renewal, but also for knowing which employees may be assigned to specific jobs or tasks » (pas seulement pour rappeler aux employeurs les échéances de renouvellement des permis, mais aussi pour savoir quels employés peuvent être affectés à quelles tâches).

Les systèmes RH sont à leur meilleur avec les formations qu'ils donnent eux-mêmes. BambooHR, par exemple, envoie des rappels par courriel pour les formations « incomplete, expired, or renewal » (incomplètes, expirées ou à renouveler) de ses cours de formation en conformité, et conserve les certificats de ces cours « directly in BambooHR » (directement dans BambooHR). Un certificat obtenu ailleurs fonctionne autrement. Quelqu'un saisit les dates et joint le fichier, et le système ne sait que ce qui a été saisi.

Si chaque certification que vous suivez appartient à un employé, est saisie avec soin, et que personne à l'extérieur de l'entreprise n'a besoin d'en vérifier une, le système RH que vous payez déjà suffit peut-être.

Six questions à poser à votre système RH

Chacune se teste en quelques minutes avec un vrai dossier. Faites-le avant l'audit, pas pendant.

1. Peut-il contenir des personnes qui ne sont pas des employés?

Les travailleurs d'agence, les sous-traitants, l'équipe d'un sous-traitant, les bénévoles et les nouvelles recrues qui n'ont pas encore commencé détiennent souvent les certifications qui comptent le plus, et le système RH n'a habituellement aucun dossier pour eux. Certains systèmes ont un type « contractuel ». Dans d'autres, la seule façon d'entrer est comme employé, ce qui peut vouloir dire une licence payante, une liste d'accueil et un dossier de paie dont personne ne veut.

Pour la formation en sécurité, la loi considère ces personnes comme les vôtres. Le bulletin de la Temporary Worker Initiative de l'OSHA sur la formation des caristes indique que l'agence de placement et son client sont habituellement des « joint employers » (coemployeurs) des travailleurs temporaires, et que « if the staffing agency supplies trained powered industrial truck operators, the host employer must still verify that training » (si l'agence fournit des caristes formés, l'entreprise d'accueil doit tout de même vérifier cette formation) et « conduct a workplace evaluation of each operator supplied by the staffing agency » (évaluer en milieu de travail chaque cariste fourni par l'agence). Les six caristes du début relèvent du centre de distribution, que son système RH ait un dossier pour eux ou non.

2. Chaque type de certification peut-il avoir sa propre durée de validité?

Aux États-Unis, la performance d'un cariste doit être évaluée « at least once every three years » (au moins une fois tous les trois ans) selon le 29 CFR 1910.178(l)(4)(iii). Les essais d'ajustement des respirateurs sont annuels. Les premiers soins et la RCR suivent généralement un cycle de deux ans, et une formation d'accueil sur un chantier dure aussi longtemps que le client le décide. Si le système ne peut pas fixer une durée de validité par type, chaque date d'expiration est saisie à la main, et chacune est une occasion de faute de frappe que personne ne remarque avant le jour où elle compte. Vérifiez aussi si vous pouvez désactiver les rappels pour les certifications qui n'expirent jamais, pour qu'elles n'encombrent pas les rapports.

3. Le rappel arrive-t-il assez tôt, et qui le reçoit?

Un rappel sept jours avant l'échéance est utile pour un cours en ligne et inutile pour un cours qui prend six semaines à réserver. Vérifiez combien de rappels le système peut envoyer avant une expiration, et à quelle distance le premier peut partir. Vérifiez ensuite qui les reçoit. Un rappel qui ne joint que l'employé dépend de l'employé pour réserver le cours. Un rappel qui ne joint que les RH dépend des RH pour relancer l'employé. Ce qui fonctionne, c'est les deux : le titulaire est averti en premier, avec le temps d'agir, et une personne responsable voit chaque semaine la liste de ce qui arrive à échéance.

4. Peut-il contenir un certificat obtenu ailleurs?

La plupart des certifications de votre personnel ont été délivrées par quelqu'un d'autre : un organisme de premiers soins, un formateur de caristes, un ordre professionnel. Le système RH peut stocker les dates et une copie numérisée, mais quelqu'un doit saisir les deux, et le système ne peut pas dire si la copie est authentique ou toujours valide. Bersin notait aussi que si les permis se trouvent généralement dans les bases de données de l'entreprise « for compliance reasons » (pour des raisons de conformité), des qualifications comme un cours terminé ou un bootcamp « may not be » (peuvent ne pas y être). Vérifiez qui saisit un certificat externe, comment les certificats d'une nouvelle recrue entrent dès la première journée, et si un employé peut envoyer un certificat renouvelé sans écrire aux RH.

5. Quelqu'un de l'extérieur peut-il en vérifier un?

Les auditeurs, les clients, les entrepreneurs généraux et les assureurs demandent des preuves. Un système RH est conçu pour garder les données personnelles à l'intérieur de l'entreprise, alors la réponse habituelle est un rapport exporté et un dossier de PDF envoyés par courriel. Chronométrez le temps qu'il faut pour produire la liste de l'auditeur du début, copies des certificats comprises. Demandez-vous ensuite si quoi que ce soit dans votre envoi peut être vérifié sans qu'on vous téléphone pour le confirmer.

6. Qu'arrive-t-il au dossier après un départ?

Les dossiers de formation doivent souvent être conservés des années après la fin de l'emploi; notre guide sur la durée de conservation des dossiers de formation donne les durées courantes. Vérifiez si les certifications d'un ancien employé restent consultables, et si un travailleur d'agence qui n'a jamais eu de dossier RH laisse la moindre trace.

Trois configurations, et quand chacune convient

Le système RH seul. Il convient quand chaque personne certifiée est un employé, que les rappels laissent assez de temps, et que les demandes de l'extérieur sont rares. Mettez par écrit qui saisit les certificats externes et comment, parce que c'est à cette étape que les erreurs entrent.

Le système RH, plus un tableur pour tous les autres. C'est la configuration la plus courante, et celle du début. Elle tient jusqu'à ce que les deux listes divergent : un travailleur d'agence est embauché et existe maintenant deux fois, ou la personne responsable du tableur part en congé et plus personne ne lit les dates. Si vous fonctionnez ainsi, donnez au tableur un responsable nommé et un jour fixe chaque semaine pour le vérifier. Notre guide pour remplacer un tableur de suivi des certifications indique quoi déplacer en premier quand il ne suffit plus.

Le système RH pour les personnes, un outil de suivi pour les certifications. Le système RH reste le registre de l'emploi. L'outil de suivi contient chaque certification de toute personne qui en a besoin, employés et sous-traitants confondus, envoie les rappels et produit la liste de l'auditeur. Notre guide pour choisir un système de gestion des dossiers de formation indique quoi vérifier avant d'en acheter un.

Garder deux systèmes alignés

Si vous ajoutez un outil de suivi, décidez de ce que chaque système détient. Sinon, vous vous retrouvez avec deux listes qui ne concordent pas.

• Les personnes vivent dans le système RH. Nom, poste, site et dates d'emploi restent là où la paie en a besoin. L'outil de suivi n'a besoin que d'un nom, d'une adresse courriel et des certifications.
• Les certifications vivent dans l'outil de suivi. Cessez de saisir les dates d'expiration dans le système RH dès que l'outil de suivi les contient. Une date conservée à deux endroits est vite fausse à l'un des deux.
• Partez d'une exportation. La plupart des systèmes RH peuvent exporter les employés vers un tableur. Importez cette liste dans l'outil de suivi avec les certifications que vous connaissez déjà, puis ajoutez les sous-traitants à partir des dossiers de l'agence.
• Faites de l'arrivée et du départ une étape de liste de contrôle. Ajoutez les certifications d'une nouvelle recrue pendant sa première semaine, et fermez celles d'une personne qui part le même jour que la paie.
• N'automatisez le transfert que si le volume le justifie. Si vous embauchez chaque semaine, une connexion entre les deux systèmes, au moyen d'un outil d'automatisation comme Zapier ou Make ou de l'API de l'outil de suivi, peut créer le dossier au moment de l'embauche. Pour une équipe qui embauche quelques personnes par mois, la liste de contrôle coûte moins cher et se corrige plus facilement.

La place de CertLister

CertLister est un logiciel de suivi des certifications des employés conçu pour la troisième configuration. Chaque type de certification a sa propre catégorie, avec une durée de validité par défaut, ses propres champs supplémentaires et un interrupteur pour les rappels. Un dossier n'a besoin que d'un nom et d'une adresse courriel, alors les travailleurs d'agence et les sous-traitants s'ajoutent à côté des employés, et aucun d'eux n'a besoin d'un compte. Les titulaires reçoivent des courriels de rappel jusqu'à cinq dates que vous choisissez avant une expiration, et chaque lundi les administrateurs et les gestionnaires reçoivent la liste de tout ce qui expire dans les 30 prochains jours. La liste de l'auditeur est un filtre par certification, par statut ou selon ce qui expire dans les 30, 60 ou 90 prochains jours, exporté en CSV. Vous pouvez importer jusqu'à 2 000 lignes de tableur à la fois et joindre le PDF que chaque personne a déjà. Avec le forfait Pro, votre système RH ou un outil d'automatisation peut créer des dossiers au moyen de l'API ou de webhooks. Il n'existe pas de connecteur prêt à l'emploi pour un système RH en particulier.

Il y a une limite à connaître. Pour un certificat obtenu ailleurs, CertLister conserve votre dossier et une copie, mais ne vérifie pas auprès de l'organisme qui l'a délivré; sa page de vérification confirme donc votre dossier, pas l'original. Là où c'est vous qui délivrez l'attestation, comme la certification de cariste dont la règle de l'OSHA rend l'employeur responsable, cette page est la preuve qu'un auditeur peut vérifier sans vous appeler.

En bref

Avant de décider que votre système RH suffit, ou qu'il ne suffit pas, vérifiez six choses avec un vrai dossier :

• Peut-il contenir les travailleurs d'agence et les sous-traitants sans en faire des employés?
• Chaque type de certification peut-il avoir sa propre durée de validité?
• Le premier rappel arrive-t-il assez tôt pour réserver le cours, et quelqu'un d'autre que le titulaire voit-il ce qui arrive à échéance?
• Qui saisit un certificat obtenu ailleurs, et comment un certificat renouvelé entre-t-il?
• Combien de temps prend la liste de l'auditeur, copies comprises, et peut-on la vérifier sans vous appeler?
• Les dossiers survivent-ils au départ de quelqu'un?

Si les réponses tiennent, gardez le système RH et mettez la procédure par écrit. Si les lacunes touchent surtout les sous-traitants et les demandes de l'extérieur, gardez le système RH pour les personnes et suivez les certifications dans un outil conçu pour cela.

CertLister est une plateforme d'identifiants numériques pour les organismes de formation et les organisations qui se fient à leurs attestations. Gardez chaque certification de votre personnel dans un seul registre, sous-traitants compris, avec des rappels avant chaque expiration et une liste que vous pouvez remettre à un auditeur. Commencer gratuitement →