Logiciel de suivi des expirations de certifications
Sachez ce qui expire, avant que ce soit échu.
CertLister suit chaque date d'expiration dans un seul registre et envoie les rappels de renouvellement selon le calendrier que vous choisissez. Rien n'expire parce que personne n'a regardé le tableur cette semaine-là.
Inclus dans tous les forfaits · Aucune carte de crédit requise
Le problème
Les dates n'échappent à personne. L'attention, oui.
Presque toutes les certifications échues remontent aux trois mêmes défaillances — et aucune n'est un oubli des règles.
Le tableur se périme
Il était exact le jour de sa création. Puis une personne est partie, une autre a renouvelé hors système, et une colonne a cessé d'être mise à jour. Plus personne ne sait quelles lignes sont fiables.
Une seule personne détient tout
Le suivi appartient à celui ou celle qui l'a mis en place. Lorsque cette personne change de poste, la mémoire de ce qui expire et quand s'en va avec elle.
L'avertissement arrive trop tard
Un avis de 14 jours ne sert à rien si la formation de mise à niveau n'a lieu qu'une fois par mois. Le temps que quelqu'un réagisse, l'expiration est déjà inévitable.
Comment ça marche
Réglez la date une fois. Le système fait les relances.
Aucune revue hebdomadaire à tenir, aucun rappel à penser à envoyer.
L'expiration est fixée à l'émission
Donnez une durée de validité à une catégorie et chaque attestation émise en hérite. Rien n'est saisi deux fois, et aucun champ vide n'est à reconstituer plus tard.
Les rappels partent d'eux-mêmes
Les rappels partent chaque jour en arrière-plan, aux dates que vous avez choisies, à chaque titulaire dont la catégorie a les rappels activés. Les administrateurs et gestionnaires peuvent recevoir un résumé hebdomadaire de ce qui expire bientôt.
Le statut reste à jour tout seul
Les dossiers passent d'Actif à Expire bientôt puis à Expiré selon leurs propres dates. Ce que vous voyez un matin donné correspond à la réalité de ce matin-là.
Rappels de renouvellement
Un seul avertissement n'est pas un système
Un courriel isolé se perd, se classe ou se remet à plus tard. Jusqu'à cinq rappels, espacés selon le délai de renouvellement, donnent au titulaire plus d'une occasion d'agir.
Un seul calendrier, activé là où il le faut
Définissez les dates de rappel une fois pour votre organisation, puis activez les rappels pour chaque type de certification qui en a besoin. Les catégories commencent avec les rappels désactivés : rien n'est envoyé tant que vous ne l'avez pas choisi.
Des délais différents selon le type de certification
Une mise à niveau offerte deux fois par année demande plus de préavis qu'une formation réservable la semaine suivante. Sur les forfaits payants, les automatisations peuvent envoyer des rappels à des moments différents pour chaque catégorie, ou aviser vos administrateurs.
Vue d'ensemble
Tout le registre, sur un seul écran
Des totaux par statut et par catégorie, pour repérer le type de certification qui dérive pendant qu'il est encore temps d'agir.
À grande échelle
Mettez à jour les dates d'expiration d'une cohorte en une seule passe
Quand trente personnes suivent la même mise à niveau, vous ne devriez pas modifier trente dossiers. Sélectionnez le groupe, fixez la nouvelle date, et leurs rappels suivent la nouvelle date.
Vous préférez aborder les pratiques plutôt que le produit ? Notre guide sur le suivi des expirations de certifications couvre le volet processus : cadence des rappels, responsabilité du renouvellement et vérifications trimestrielles.
Questions fréquentes
Quel logiciel envoie des rappels de conformité avant l'expiration des certificats ?
CertLister le fait, sur tous les forfaits, y compris le forfait gratuit. Vous choisissez jusqu'à cinq dates de rappel avant l'échéance pour votre organisation, par exemple 90, 60, 30 et 14 jours, et vous activez les rappels pour chaque type de certification. Chaque rappel est envoyé par courriel au titulaire de l'attestation. Sur les forfaits payants, les automatisations permettent d'autres délais pour un type de certification ou d'aviser vos administrateurs au moment choisi.
Comment suivre automatiquement les dates d'expiration des certifications ?
Indiquez la date d'expiration lorsque vous émettez ou importez une attestation, ou donnez à la catégorie une durée de validité par défaut pour que la date se remplisse toute seule. Le registre fait ensuite le décompte : ce qui expire dans les 30 prochains jours apparaît comme expirant bientôt, et ce qui a dépassé sa date apparaît comme expiré. Activez les rappels pour la catégorie et ils partent sans que personne n'ouvre le système.
Les gestionnaires peuvent-ils voir l'état des certifications en un coup d'œil ?
Oui. Le tableau de bord affiche les totaux par statut pour l'ensemble du registre, avec une répartition par catégorie, ce qui permet de repérer le type de certification qui dérive avant que cela ne devienne un écart de conformité. Les administrateurs et gestionnaires peuvent aussi recevoir le résumé hebdomadaire des expirations par courriel, qui liste tout ce qui expire dans les 30 prochains jours.
Que se passe-t-il lorsqu'une certification expire ?
Une fois la date d'expiration passée, l'attestation apparaît comme expirée dans votre registre et sur sa page de vérification publique, de sorte que personne ne peut la présenter comme valide. Le dossier reste dans le registre et l'historique est conservé. Quand le titulaire renouvelle, émettez la nouvelle attestation comme un renouvellement : elle remplace l'ancienne, et l'ancienne page de vérification renvoie vers la nouvelle.
Puis-je suivre l'expiration des qualifications des entrepreneurs et sous-traitants ?
Oui. Les entrepreneurs n'ont pas besoin de compte. Vous détenez les dossiers, et leurs qualifications figurent dans le même registre que celles de vos employés. Les rappels sont envoyés à l'adresse courriel inscrite au dossier : utilisez celle de l'entrepreneur s'il doit les recevoir.
Est-ce utile pour la préparation d'un audit ?
Oui. Filtrez le registre par statut et par catégorie pour montrer ce qui est valide, ce qui expire bientôt et ce qui est expiré, puis exportez les attestations sélectionnées en fichier CSV pour l'auditeur. Chaque attestation a aussi un lien de vérification que l'auditeur peut ouvrir sans compte.
Quels forfaits incluent le suivi des expirations ?
Tous, y compris le forfait gratuit. Les dates d'expiration, le suivi des statuts et les courriels de rappel ne sont pas restreints. Les forfaits payants augmentent le volume d'attestations et ajoutent les automatisations pour des délais par catégorie et des alertes aux administrateurs.
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