Logiciel de suivi des expirations de certifications

Il tient un seul registre de qui détient quelle certification, quand elle a été émise et quand elle expire. Chaque dossier indique s'il est valide, s'il expire bientôt ou s'il est expiré, et le logiciel peut écrire au titulaire avant l'échéance, pour que personne n'ait à lire des dates dans un tableur. CertLister émet aussi les attestations en PDF à vos couleurs et donne à chacune une page de vérification publique.

CertLister le fait, sur tous les forfaits, y compris le forfait gratuit. Vous choisissez jusqu'à cinq dates de rappel avant l'échéance pour votre organisation, par exemple 90, 60, 30 et 14 jours, et vous activez les rappels pour chaque type de certification. Chaque rappel est envoyé par courriel au titulaire de l'attestation. Sur tous les forfaits, les automatisations permettent d'autres délais pour un type de certification ou d'aviser vos administrateurs au moment choisi : une sur le forfait gratuit, trois sur Basic, illimitées sur Pro.

Indiquez la date d'expiration lorsque vous émettez ou importez une attestation, ou donnez à la catégorie une durée de validité par défaut pour que la date se remplisse toute seule. Le registre fait ensuite le décompte : ce qui expire dans les 30 prochains jours apparaît comme expirant bientôt, et ce qui a dépassé sa date apparaît comme expiré. Activez les rappels pour la catégorie et ils partent sans que personne n'ouvre le système.

Vérifiez quatre choses sur l'attestation : elle a une date d'expiration, elle a l'adresse courriel du titulaire, elle n'a pas été enregistrée comme brouillon ni révoquée, et l'option Envoyer un courriel de rappel d'expiration est activée pour sa catégorie ou sur l'attestation elle-même. Le réglage de l'attestation l'emporte sur celui de sa catégorie. Chaque rappel part le jour où il est dû. Si vous ajoutez une attestation ou activez les rappels après ce jour, cette étape est sautée et la suivante part quand même. Les rappels du calendrier de votre organisation ne sont listés nulle part dans l'application. Sur tous les forfaits, chaque règle d'automatisation garde un journal d'exécution où vous voyez ce qu'elle a envoyé.

Oui. Le tableau de bord affiche les totaux par statut pour l'ensemble du registre, avec une répartition par catégorie, ce qui permet de repérer le type de certification qui dérive avant que cela ne devienne un écart de conformité. Les administrateurs et gestionnaires peuvent aussi recevoir le résumé hebdomadaire des expirations par courriel, qui liste tout ce qui expire dans les 30 prochains jours.

Les administrateurs et gestionnaires peuvent recevoir le Résumé des expirations : un courriel chaque lundi qui liste les attestations qui expirent dans les 30 prochains jours. Chacun l'active ou le désactive dans Paramètres, sous Notifications. Sur tous les forfaits, une règle d'automatisation peut aussi écrire aux administrateurs et gestionnaires quand une attestation d'une catégorie expire. Elle joint ceux qui ont activé la notification Accréditation créée, et l'Expiration automatique doit être activée sur la catégorie pour que la règle s'exécute. Les rappels eux-mêmes ne vont qu'au titulaire.

Une fois la date d'expiration passée, l'attestation apparaît comme expirée dans votre registre et sur sa page de vérification publique, de sorte que personne ne peut la présenter comme valide. Le dossier reste dans le registre et l'historique est conservé. Quand le titulaire renouvelle, émettez la nouvelle attestation comme un renouvellement : elle remplace l'ancienne, et l'ancienne page de vérification renvoie vers la nouvelle.

Oui. Les entrepreneurs n'ont pas besoin de compte. Vous détenez les dossiers, et leurs qualifications figurent dans le même registre que celles de vos employés. Les rappels sont envoyés à l'adresse courriel inscrite au dossier : utilisez celle de l'entrepreneur s'il doit les recevoir.

Oui. Une catégorie peut être n'importe quelle certification, licence, permis ou qualification qui expire. Importez vos dossiers existants depuis un fichier CSV avec leurs dates d'émission et d'expiration : ils bénéficient du même suivi des statuts et des mêmes rappels que les attestations émises dans CertLister.

Oui. Filtrez le registre par statut et par catégorie pour montrer ce qui est valide, ce qui expire bientôt et ce qui est expiré, puis exportez les attestations sélectionnées en fichier CSV pour l'auditeur. Chaque attestation a aussi un lien de vérification que l'auditeur peut ouvrir sans compte.

Oui. Le forfait gratuit de CertLister comprend les dates d'expiration, le suivi des statuts et les courriels de rappel. Tous les forfaits incluent les automatisations pour des délais par catégorie et des alertes aux administrateurs : une sur le forfait gratuit, trois sur Basic, illimitées sur Pro. Le forfait gratuit ajoute jusqu'à 10 attestations par mois, que vous les émettiez ou que vous les importiez d'un fichier CSV. Pour une liste plus longue, Basic en ajoute 1 000 par mois, Pro n'a pas de limite, ou vous pouvez acheter un lot de crédits.