Comment éviter de planifier du personnel dont les certifications ont expiré

La responsable des horaires d'une agence de soins à domicile a publié l'horaire de novembre le 27 octobre. Avant de le publier, elle a vérifié que chaque aide à domicile qui y figurait avait une certification RCR valide, et c'était le cas pour tout le monde. La carte d'une des aides expire le 12 novembre. Cette aide a onze visites prévues après cette date, et rien dans le fonctionnement de l'agence ne le signalera avant qu'une famille cliente ou un inspecteur pose la question.

La vérification a bien eu lieu. Elle s'est faite à la mauvaise date : le jour où l'horaire a été préparé, pas le jour de chaque visite. C'est un scénario courant. Les dates d'expiration sont à un endroit, l'horaire à un autre, et la vérification entre les deux se fait une seule fois, un jour où tout semble encore en ordre.

Pour l'éviter, vérifiez chaque certification et chaque permis qu'un quart exige à la date de ce quart, avertissez la personne qui fait l'horaire assez tôt pour qu'elle puisse agir, et fermez les portes de côté où la vérification saute : les échanges de quarts, les rappels au travail, le personnel d'agence et les retours de congé. Les six étapes ci-dessous fonctionnent que votre logiciel de planification puisse bloquer une affectation ou non.

Pourquoi du personnel aux certifications expirées se retrouve à l'horaire

Cinq lacunes le permettent :

Les dates et l'horaire sont dans des systèmes différents. Les certifications sont dans un système RH, un tableur ou le portail d'un organisme de formation. L'horaire est dans une application de planification, un autre tableur ou sur un tableau blanc. La personne qui fait l'horaire ouvre rarement l'autre.
La vérification se fait à la date du jour. Un horaire publié quatre semaines à l'avance a été vérifié le jour où il a été préparé. Tout ce qui expire pendant ces quatre semaines passe.
Seul le titulaire reçoit un rappel. L'aide reçoit le courriel de rappel. La responsable des horaires, qui décide qui travaille, n'en sait rien.
« Inscrit » est traité comme « renouvelé ». La formation de mise à jour a lieu le 20, la certification expire le 12, et les quarts entre les deux restent à l'horaire.
Les changements de dernière minute échappent à la vérification. Un échange de quarts convenu dans une discussion de groupe, un quart libre pris dans une application, un rappel au travail à 5 h, un travailleur d'agence envoyé à la dernière minute.

Chaque étape ci-dessous ferme une ou plusieurs de ces lacunes.

Étape 1 : écrire ce que chaque quart exige

Personne ne peut vérifier une exigence qui n'existe que dans la tête d'un superviseur. Faites une courte liste : une ligne par poste ou par tâche, une colonne par certification ou permis exigé, et une note quand la règle s'applique par quart plutôt que par personne. Les règles d'une telle liste ressemblent à ceci :

Chaque quart d'infirmière : un permis d'exercice actif et une certification RCR valide.
Chaque tâche au chariot élévateur : un cariste dont la conduite a été évaluée au cours des trois dernières années.
Chaque quart de nuit : au moins un secouriste formé sur place.

Certaines viennent d'un organisme de réglementation, et la règle vise en général le moment qui précède le travail. La norme de l'OSHA sur les chariots élévateurs, 29 CFR 1910.178(l), dit que « prior to permitting an employee to operate a powered industrial truck » (avant de permettre à un employé de conduire un chariot élévateur), l'employeur « shall ensure that each operator has successfully completed the training required » (doit s'assurer que chaque cariste a réussi la formation exigée), et que la conduite de chaque cariste est évaluée « at least once every three years » (au moins une fois tous les trois ans). Mettre quelqu'un à l'horaire, c'est le moment où on le permet.

Limitez la liste à ce que votre organisme de réglementation, vos contrats clients et votre propre politique exigent réellement. Une liste de quarante formations « utiles » sera ignorée. Écrivez-la une seule fois : la même liste sert à la vérification de l'étape 2 et aux réglages de l'outil de planification à l'étape 4.

Étape 2 : vérifier chaque certification à la date du quart

C'est l'étape qui aurait repéré l'aide de l'exemple. Une certification doit être valide le jour du quart et, pour un quart de nuit, jusqu'à la fin du quart. La question à poser avant de publier un horaire est donc de savoir si la certification de quelqu'un expire avant le dernier quart auquel il est inscrit.

En pratique :

Avant de publier, dressez la liste de toutes les certifications qui expirent avant la fin de la période que couvre l'horaire. Si vous publiez quatre semaines à la fois, une semaine à l'avance, c'est tout ce qui expire dans les cinq prochaines semaines.
Pour chaque personne sur cette liste, soit le renouvellement est enregistré avant la date d'expiration, soit la personne est retirée de chaque quart qui l'exige à partir de cette date.
Si une certification expire pendant un quart, considérez tout le quart comme non couvert.

Avec une seule liste triée par date d'expiration, cela prend quelques minutes. Avec un dossier séparé par personne, cela prend un après-midi, et ça finit par ne plus se faire.

Étape 3 : avertir la responsable des horaires aussi loin à l'avance que l'horaire

Les rappels sont en général pensés pour le titulaire : 60 jours, 30 jours, 7 jours. La personne qui fait l'horaire a besoin d'un autre délai : le temps qu'il faut pour renouveler, plus le nombre de semaines d'avance avec lequel l'horaire est publié.

Si les horaires sortent quatre semaines à l'avance et qu'il faut trois semaines pour s'inscrire à une formation de mise à jour et la suivre, la responsable des horaires doit le savoir sept semaines avant l'expiration. Un rappel à 30 jours arrive après que la personne a déjà été inscrite à des quarts qu'elle ne pourra peut-être pas faire.

Envoyez-lui une liste, pas un courriel par certification. Une liste hebdomadaire de tout ce qui expire pendant la période de planification correspond à la façon dont un horaire se prépare, et un nom sur cette liste se compare facilement à l'horaire. Pour décider qui est averti à chaque étape, de la personne qui planifie au responsable de la sécurité, consultez l'échelle d'escalade de notre guide sur les expirations de certifications SST.

Étape 4 : faire refuser l'affectation par l'outil de planification, ou faire afficher un avertissement

Beaucoup d'outils de planification du personnel peuvent enregistrer des certifications dans le profil d'un employé, avec une date d'expiration, et avertir ou bloquer quand quelqu'un sans certification valide est mis sur un quart qui l'exige. Cherchez des réglages appelés qualifications, compétences, certifications ou exigences dans le profil de l'employé et dans le quart.

Si le vôtre le peut, testez-le avant de vous y fier. Créez un employé de test avec une certification expirée et essayez chaque façon dont une personne peut se retrouver sur un quart :

l'affecter directement
l'ajouter à un quart récurrent ou à un modèle d'horaire
le laisser prendre un quart libre
approuver un échange de quarts en sa faveur
un gestionnaire qui passe outre l'avertissement

Un blocage qui couvre l'affectation directe mais pas les échanges ni les modèles attrape les cas faciles et manque ceux de l'étape 5.

Décidez ensuite où vivent les dates. Si l'outil de planification garde sa propre copie de chaque date d'expiration, quelqu'un doit la mettre à jour à chaque renouvellement, et une copie devient vite fausse. Faites de l'outil de planification votre seul registre des certifications, ou alimentez-le automatiquement à partir de ce registre, par une intégration prévue ou un outil d'automatisation comme Zapier ou Make.

Si votre outil ne peut ni bloquer ni avertir, faites la vérification de l'étape 2 à la main avant que chaque horaire sorte, et nommez la personne qui la fait.

Étape 5 : fermer les portes de côté

Un horaire vérifié au moment de sa publication peut encore changer plusieurs fois avant le quart, et chaque changement demande la même vérification.

Échanges et quarts libres. La personne qui prend le quart doit répondre à ses exigences. Pour les quarts qui ont une exigence, faites approuver les échanges par un gestionnaire, et vérifiez la personne qui arrive à ce moment-là.
Rappels au travail. Gardez une courte liste « qui peut remplacer » pour chaque exigence, refaite chaque semaine à partir de la vérification de l'étape 2, pour que la personne qui appelle à 5 h n'ait rien à chercher.
Personnel d'agence et sous-traitants. Demandez une preuve pour chaque personne, pas l'assurance de l'agence que tout le monde est formé, et vérifiez-la auprès de l'émetteur quand c'est possible. Pour les caristes, le bulletin de l'OSHA sur les travailleurs temporaires dit que « if the staffing agency supplies trained powered industrial truck operators, the host employer must still verify that training » (si l'agence de placement fournit des caristes formés, l'employeur d'accueil doit tout de même vérifier cette formation). Au Royaume-Uni, l'article 5 de la Private Security Industry Act 2001 fait une infraction de fournir des services de sécurité par l'entremise d'un agent qui a besoin d'un permis et n'en a pas. Une entreprise accusée peut se défendre en montrant qu'elle a pris toutes les mesures raisonnables pour l'éviter, et la trace de chaque vérification de permis est la preuve qu'elle invoquerait.
Retours de congé. Une certification peut expirer pendant un congé parental ou un congé de maladie. Vérifiez-la avant le premier quart du retour.

Étape 6 : traiter une formation réservée comme un renouvellement pas encore fait

Une formation réservée peut encore tomber à l'eau. Des séances sont annulées, des gens échouent à l'évaluation, et les ordres professionnels mettent du temps à mettre leurs dossiers à jour. Tant que le nouveau certificat n'est pas dans vos dossiers, ou que le dossier de l'ordre n'affiche pas le permis renouvelé, planifiez la personne comme si la certification prenait fin à sa date d'expiration.

Les délais de grâce sont l'exception. N'en acceptez un que si l'organisme qui a délivré la certification, ou votre organisme de réglementation, le prévoit par écrit, et notez-le à côté de la certification pour que la responsable des horaires le voie.

Laisser l'ordre professionnel vous prévenir

Pour un permis, c'est le dossier de l'ordre qui fait foi, et certains ordres vous préviennent quand il change. Aux États-Unis, le National Council of State Boards of Nursing offre Nursys e-Notify, qui envoie aux employeurs les « licensure status changes and expiration updates » (changements de statut et mises à jour d'expiration des permis) des infirmières qu'ils y inscrivent, avec des mises à jour de tous les ordres infirmiers, et gratuitement. Inscrivez chaque infirmière que vous employez, et faites envoyer les alertes à la personne qui fait la vérification de l'étape 2. Une alerte qui n'arrive qu'aux RH ne change pas l'horaire.

Pour les autres permis, vérifiez si l'ordre ou l'organisme publie un outil de recherche ou offre des alertes. Même une recherche faite à la main avant le premier quart d'un travailleur d'agence vaut mieux qu'une photocopie de carte.

Quand une certification expirée est déjà à l'horaire

Il arrive que la vérification en trouve une après la publication de l'horaire. Dans ce cas :

Retirez la personne de chaque quart qui exige la certification, en commençant par le prochain, et comblez ces quarts à partir de la liste « qui peut remplacer ».
Notez ce qui s'est passé : qui, quels quarts, et si certains ont été faits après l'expiration.
Trouvez l'étape qui a manqué. La vérification s'est-elle faite à la mauvaise date, la responsable des horaires a-t-elle été avertie trop tard, ou un échange de quarts est-il passé à travers?

Notre article sur les bonnes pratiques de suivi des expirations de certificats couvre le reste de la gestion d'une expiration, du renouvellement au dossier à conserver ensuite.

La place de CertLister

CertLister est un logiciel de suivi des expirations de certifications, pas un outil de planification, et il n'a pas de connexion toute prête avec un tel outil. Il garde les dates et envoie les avertissements; votre horaire reste où il est. Pour le parcours complet, consultez notre guide du suivi des certifications des employés.

Employés, personnel d'agence et sous-traitants vont dans la même liste. Chaque type de certification a sa propre catégorie avec une durée de validité par défaut, et une fiche ne demande qu'un nom et une adresse courriel.
Les titulaires reçoivent des courriels de rappel à un maximum de cinq dates que vous choisissez avant une expiration.
Les administrateurs et les gestionnaires reçoivent chaque lundi un courriel de tout ce qui expire dans les 30 prochains jours.
Pour un avertissement aussi loin à l'avance que votre horaire, créez une automatisation avec le déclencheur Accréditation bientôt expirée, réglé au nombre de jours voulu (de 1 à 365), et l'action Aviser l'administrateur. Elle envoie un courriel à chaque administrateur et gestionnaire de votre compte; elle ne peut pas viser une seule personne nommée.
Pour la vérification de l'étape 2, filtrez la liste des accréditations sur ce qui expire dans les 30, 60 ou 90 prochains jours, et exportez-la en CSV pour la mettre à côté de l'horaire.
Chaque accréditation a une page de vérification qui indique si elle est active ou expirée. Pour un certificat obtenu ailleurs, CertLister garde votre fiche et une copie mais ne vérifie pas auprès de l'organisme qui l'a délivré, donc la page confirme votre fiche, pas l'original.
Avec le forfait Pro, une automatisation peut envoyer un webhook quand une accréditation est sur le point d'expirer, ou a expiré si l'expiration automatique est activée pour sa catégorie, vers Zapier, Make ou l'API de votre outil de planification, pour que celui-ci signale la personne lui-même.

En bref

Écrivez quelles certifications chaque quart ou chaque tâche exige.
Avant de publier un horaire, vérifiez chaque certification à la date du dernier quart qu'il couvre, pas à la date du jour.
Avertissez la responsable des horaires aussi loin à l'avance que l'horaire, plus le temps qu'il faut pour renouveler.
Faites bloquer ou avertir l'outil de planification, et testez chaque façon d'arriver sur un quart. S'il ne le peut pas, nommez la personne qui vérifie à la main.
Vérifiez les échanges, les rappels au travail, le personnel d'agence et les retours de congé avec la même liste.
Tant que le certificat renouvelé n'est pas au dossier, gardez la personne hors des quarts qui l'exigent, même si la formation est réservée.

CertLister est une plateforme d'identifiants numériques pour les organismes de formation et les organisations qui se fient à leurs attestations. Gardez chaque certification de votre personnel dans un seul registre, sous-traitants compris, avec des rappels avant chaque expiration et une liste de ce qui expire bientôt à comparer à votre horaire. Commencer gratuitement →