Cómo evitar asignar turnos a personal con certificaciones vencidas

La encargada de horarios de una agencia de cuidado a domicilio publicó el horario de noviembre el 27 de octubre. Antes de publicarlo, revisó que cada cuidadora del horario tuviera una certificación de RCP vigente, y todas la tenían. La tarjeta de una de ellas vence el 12 de noviembre. Esa cuidadora tiene once visitas programadas después de esa fecha, y nada en el proceso de la agencia lo va a detectar hasta que pregunte la familia de un cliente, o un inspector.

La revisión sí se hizo. Se hizo con la fecha equivocada: el día en que se armó el horario, no el día de cada visita. Así pasa con frecuencia. Las fechas de vencimiento están en un lugar y el horario en otro, y la revisión entre los dos se hace una sola vez, un día en que todo todavía parece en orden.

Para evitarlo, revise cada certificación y cada licencia que exige un turno contra la fecha de ese turno, avise a la persona que arma el horario con tiempo para actuar, y cierre las puertas laterales por donde se salta la revisión: los cambios de turno, las llamadas de último momento, el personal de agencia y los regresos de permiso. Los seis pasos de abajo funcionan aunque su software de turnos no pueda bloquear una asignación.

Por qué el personal con certificaciones vencidas termina en el horario

Hay cinco huecos que lo permiten:

Las fechas y el horario están en sistemas distintos. Las certificaciones están en un sistema de RR. HH., una hoja de cálculo o el portal de un proveedor de capacitación. El horario está en una aplicación de turnos, en otra hoja de cálculo o en un pizarrón. Quien arma el horario casi nunca abre el otro.
La revisión usa la fecha de hoy. Un horario publicado con cuatro semanas de anticipación se revisó el día en que se armó. Todo lo que vence durante esas cuatro semanas pasa.
Solo se le avisa al titular. La cuidadora recibe el correo de recordatorio. La encargada de horarios, que decide quién trabaja, no se entera.
"Inscrito" se trata como "renovado". El curso de actualización es el día 20, la certificación vence el 12, y los turnos de en medio se quedan en el horario.
Los cambios de último momento se saltan la revisión. Un cambio de turno acordado en un chat de grupo, un turno disponible tomado en una aplicación, una llamada a las 5 a. m. para cubrir a alguien, un trabajador de agencia enviado sin aviso.

Cada paso de abajo cierra uno o más de estos huecos.

Paso 1: escriba lo que exige cada turno

Nadie puede revisar un requisito que solo existe en la cabeza de un supervisor. Haga una lista corta: una fila por puesto o tarea, una columna por certificación o licencia que exige, y una nota cuando la regla aplica por turno y no por persona. Las reglas de una lista así se ven de esta forma:

Cada turno de enfermería: una licencia de enfermería activa y una certificación de RCP vigente.
Cada tarea con montacargas: un operador cuyo desempeño se haya evaluado en los últimos tres años.
Cada turno de noche: al menos una persona capacitada en primeros auxilios en el sitio.

Algunas vienen de un regulador, y la regla suele referirse al momento antes de empezar a trabajar. La norma de la OSHA sobre montacargas, 29 CFR 1910.178(l), dice que "prior to permitting an employee to operate a powered industrial truck" (antes de permitir que un empleado opere un montacargas), el empleador "shall ensure that each operator has successfully completed the training required" (debe asegurarse de que cada operador haya completado con éxito la capacitación exigida), y que el desempeño de cada operador se evalúe "at least once every three years" (al menos una vez cada tres años). Poner a alguien en un turno es el momento de permitirlo.

Limite la lista a lo que de verdad exigen su regulador, sus contratos con clientes y su propia política. Una lista de cuarenta cursos "recomendables" termina ignorada. Escríbala una sola vez: la misma lista sirve para la revisión del paso 2 y para la configuración de la herramienta de turnos en el paso 4.

Paso 2: revise cada certificación contra la fecha del turno

Este paso habría detectado a la cuidadora del ejemplo. Una certificación tiene que estar vigente el día del turno y, en un turno de noche, hasta que termine. Así que la pregunta antes de publicar un horario es si la certificación de alguien vence antes del último turno que tiene asignado.

En la práctica:

Antes de publicar, haga una lista de todas las certificaciones que vencen antes del final del periodo que cubre el horario. Si publica cuatro semanas a la vez, con una semana de anticipación, es todo lo que vence en las próximas cinco semanas.
Para cada persona de esa lista, o la renovación queda registrada antes de la fecha de vencimiento, o la persona sale de todos los turnos que la exigen a partir de esa fecha.
Si una certificación vence a mitad de un turno, considere todo el turno sin cubrir.

Con una sola lista ordenada por fecha de vencimiento, esto toma unos minutos. Con un archivo distinto por persona, toma una tarde, y termina por no hacerse.

Paso 3: avise a quien arma el horario con tanta anticipación como cubre el horario

Los recordatorios suelen pensarse para el titular: 60 días, 30 días, 7 días. Quien arma el horario necesita otro plazo: lo que tarda una renovación, más la anticipación con que se publica el horario.

Si los horarios salen con cuatro semanas de anticipación y un curso de actualización tarda tres semanas entre inscribirse y tomarlo, la encargada de horarios necesita saberlo siete semanas antes del vencimiento. Un recordatorio a 30 días llega cuando la persona ya está asignada a turnos que tal vez no pueda trabajar.

Mándele una lista, no un correo por cada certificación. Una lista semanal de todo lo que vence dentro del periodo de planeación coincide con la forma en que se arma un horario, y un nombre en esa lista se compara fácilmente con el horario. Para decidir quién se entera en cada etapa, desde quien programa los turnos hasta el responsable de seguridad, vea la escalera de avisos de nuestra guía sobre vencimientos de certificaciones de seguridad.

Paso 4: haga que la herramienta de turnos rechace la asignación, o que avise

Muchas herramientas de programación de turnos pueden guardar certificaciones en el perfil de un empleado, con fecha de vencimiento, y avisar o bloquear cuando alguien sin una vigente queda en un turno que la exige. Busque opciones llamadas calificaciones, habilidades, certificaciones o requisitos en el perfil del empleado y en el turno.

Si la suya puede hacerlo, pruébela antes de confiar en ella. Cree un empleado de prueba con una certificación vencida e intente cada forma en que una persona llega a un turno:

asignarlo directamente
agregarlo a un turno recurrente o a una plantilla de horario
dejar que tome un turno disponible
aprobar un cambio de turno a su favor
un gerente que pasa por alto el aviso

Un bloqueo que cubre la asignación directa pero no los cambios de turno ni las plantillas atrapa los casos fáciles y deja pasar los del paso 5.

Después decida dónde viven las fechas. Si la herramienta de turnos guarda su propia copia de cada fecha de vencimiento, alguien tiene que actualizarla en cada renovación, y una copia pronto queda mal. Haga de la herramienta de turnos su único registro de certificaciones, o aliméntela automáticamente desde ese registro, con una integración incluida o una herramienta de automatización como Zapier o Make.

Si su herramienta no puede bloquear ni avisar, haga la revisión del paso 2 a mano antes de que salga cada horario, y nombre a la persona que la hace.

Paso 5: cierre las puertas laterales

Un horario revisado al publicarse todavía puede cambiar muchas veces antes del turno, y cada cambio necesita la misma revisión.

Cambios de turno y turnos disponibles. Quien toma el turno debe cumplir los requisitos de ese turno. En los turnos con un requisito, haga que los cambios necesiten la aprobación de un gerente, y revise a la persona que entra en ese momento.
Llamadas de último momento. Tenga una lista corta de "quién puede cubrir" para cada requisito, rehecha cada semana a partir de la revisión del paso 2, para que quien llama a las 5 a. m. no tenga que buscar nada.
Personal de agencia y contratistas. Pida una prueba de cada persona, no la palabra de la agencia de que todos están capacitados, y verifíquela con el emisor cuando se pueda. Para operadores de montacargas, el boletín de la OSHA sobre trabajadores temporales dice que "if the staffing agency supplies trained powered industrial truck operators, the host employer must still verify that training" (si la agencia de personal proporciona operadores de montacargas capacitados, el empleador anfitrión de todos modos debe verificar esa capacitación). En el Reino Unido, la sección 5 de la Private Security Industry Act 2001 convierte en delito prestar servicios de seguridad mediante un agente que necesita licencia y no la tiene. Una empresa acusada puede defenderse demostrando que tomó todas las medidas razonables para evitarlo, y el registro de cada revisión de licencia es la prueba que presentaría.
Regresos de permiso. Una certificación puede vencer durante un permiso parental o una incapacidad por enfermedad. Revísela antes del primer turno de regreso.

Paso 6: trate un curso reservado como una renovación que todavía no ocurre

Un curso reservado todavía puede caerse. Los cursos se cancelan, la gente reprueba la evaluación y las juntas de licencias tardan en actualizar sus registros. Mientras el certificado nuevo no esté en sus registros, o el registro de la junta no muestre la licencia renovada, programe a la persona como si la certificación terminara en su fecha de vencimiento.

Los periodos de gracia son la excepción. Acepte uno solo cuando el organismo que emitió la certificación, o su regulador, lo indique por escrito, y anótelo junto a la certificación para que la encargada de horarios lo vea.

Deje que la junta de licencias le avise

Para una licencia, lo que cuenta es el registro de la propia junta, y algunas juntas le avisan cuando cambia. En Estados Unidos, el National Council of State Boards of Nursing ofrece Nursys e-Notify, que envía a los empleadores los "licensure status changes and expiration updates" (cambios de estado y actualizaciones de vencimiento de las licencias) de las enfermeras que inscriben, con actualizaciones de todas las juntas de enfermería, y sin costo. Inscriba a cada enfermera que emplea, y haga que las alertas lleguen a quien hace la revisión del paso 2. Una alerta que solo llega a RR. HH. no cambia el horario.

Para otras licencias, revise si la junta o el organismo publica un buscador u ofrece alertas. Incluso una búsqueda hecha a mano antes del primer turno de un trabajador de agencia es mejor que una fotocopia de una tarjeta.

Cuando una certificación vencida ya está en el horario

A veces la revisión encuentra una después de publicado el horario. Entonces:

Saque a la persona de todos los turnos que exigen la certificación, empezando por el siguiente, y cubra esos turnos con la lista de "quién puede cubrir".
Anote lo que pasó: quién, qué turnos y si alguno se trabajó después del vencimiento.
Encuentre qué paso falló. ¿La revisión se hizo con la fecha equivocada, la encargada de horarios no se enteró a tiempo, o un cambio de turno se coló?

Nuestro artículo sobre buenas prácticas para el seguimiento de vencimientos de certificados cubre el resto del manejo de un vencimiento, desde la renovación hasta el registro que conviene guardar después.

Dónde encaja CertLister

CertLister es un software de seguimiento de vencimientos de certificaciones, no una herramienta de turnos, y no tiene una conexión lista con ninguna. Guarda las fechas y envía los avisos; su horario se queda donde está. Para el recorrido completo, consulte nuestra guía de seguimiento de certificaciones de empleados.

Empleados, personal de agencia y contratistas van en la misma lista. Cada tipo de certificación tiene su propia categoría con una vigencia predeterminada, y un registro solo necesita un nombre y un correo electrónico.
Los titulares reciben correos de recordatorio en hasta cinco fechas que usted elige antes de un vencimiento.
Los administradores y gerentes reciben cada lunes un correo con todo lo que vence en los próximos 30 días.
Para un aviso con tanta anticipación como cubre su horario, cree una automatización con el disparador Credencial por vencer, ajustado a los días que necesite (de 1 a 365), y la acción Notificar al administrador. Envía un correo a cada administrador y gerente de su cuenta; no se puede dirigir a una sola persona.
Para la revisión del paso 2, filtre la lista de credenciales por lo que vence en los próximos 30, 60 o 90 días y expórtela a CSV para ponerla junto al horario.
Cada credencial tiene una página de verificación que muestra si está activa o vencida. Para un certificado que alguien obtuvo en otro lugar, CertLister guarda su registro y una copia, pero no lo verifica con el organismo que lo emitió, así que la página confirma su registro, no el original.
En el plan Pro, una automatización puede enviar un webhook cuando una credencial está por vencer, o ya venció si el vencimiento automático está activado para su categoría, a Zapier, Make o la API de su herramienta de turnos, para que esa herramienta marque a la persona por su cuenta.

En resumen

Escriba qué certificaciones exige cada turno o tarea.
Antes de publicar un horario, revise cada certificación contra el último turno que cubre, no contra la fecha de hoy.
Avise a quien arma el horario con tanta anticipación como cubre el horario, más lo que tarda una renovación.
Haga que la herramienta de turnos bloquee o avise, y pruebe cada forma de llegar a un turno. Si no puede, nombre a la persona que revisa a mano.
Revise los cambios de turno, las llamadas de último momento, el personal de agencia y los regresos de permiso con la misma lista.
Mientras el certificado renovado no esté en el registro, mantenga a la persona fuera de los turnos que lo exigen, aunque el curso ya esté reservado.

CertLister es una plataforma de credenciales digitales para proveedores de capacitación y para las organizaciones que confían en sus certificados. Guarde cada certificación de su personal en un solo registro, contratistas incluidos, con recordatorios antes de cada vencimiento y una lista de lo que vence pronto para comparar con su horario. Empieza gratis →