Sepa qué vence,
antes de que caduque
CertLister controla cada fecha de vencimiento en un solo registro y envía los recordatorios de renovación por su cuenta. Nada vence porque nadie miró la hoja de cálculo esa semana.
Incluido en todos los planes · Sin tarjeta de crédito
El problema
Las fechas no se desvían. La atención sí.
Casi toda certificación caducada se explica por los mismos tres fallos — y ninguno consiste en olvidar las reglas.
La hoja de cálculo se desactualiza
Era exacta el día en que se creó. Luego alguien se fue, otra persona renovó por fuera del sistema y una columna dejó de actualizarse. Ya nadie sabe en qué filas confiar.
Todo depende de una sola persona
El seguimiento pertenece a quien lo montó. Cuando esa persona cambia de puesto, la memoria de qué vence y cuándo se va con ella.
El aviso llega demasiado tarde
Un aviso de 14 días no sirve si el curso de actualización se dicta una vez al mes. Para cuando alguien reacciona, el vencimiento ya es inevitable.
Cómo funciona
Fije la fecha una vez. El sistema hace el seguimiento.
No hay revisión semanal que ejecutar ni recordatorio que acordarse de enviar.
El vencimiento se fija al emitir
Asigne un período de validez a una categoría y cada credencial emitida bajo ella hereda su fecha de vencimiento. Nada se escribe dos veces ni queda en blanco para reconstruirlo después.
Los recordatorios salen solos
La escalera se ejecuta a diario en segundo plano. Los titulares reciben aviso con tiempo, los supervisores entran a medida que se acerca la fecha, y su responsable de cumplimiento se entera en cuanto algo vence.
El estado se mantiene solo
Los expedientes pasan de Activa a Por vencer y a Vencida según sus propias fechas. Lo que ve una mañana es lo que realmente es cierto esa mañana.
Recordatorios de renovación
Un solo aviso no es un sistema
Un correo suelto se pierde, se archiva o se posterga. Una secuencia que sube de tono termina provocando la acción.
Escalamiento, no repetición
Los primeros avisos van solo al titular. A partir de los 30 días se copia a su supervisor, para que la conversación sobre la cobertura ocurra antes de que el turno esté en riesgo, no después.
Cada envío es evidencia
Cada recordatorio queda registrado en la credencial. Cuando un auditor pregunta cómo se gestionó un vencimiento, la respuesta es un registro de a quién se avisó y cuándo, no un recuerdo.
Vista general
Todo el registro, en una sola pantalla
Totales por estado y por categoría, para detectar qué tipo de certificación se está desviando mientras aún hay tiempo de corregirlo.
A escala
Renueve un grupo completo de una sola vez
Cuando treinta personas hacen el mismo curso de actualización, no debería editar treinta expedientes. Seleccione el grupo, fije la nueva fecha y la escalera de recordatorios se reinicia con ella.
¿Prefiere abordar las prácticas antes que el producto? Nuestra guía sobre seguimiento de vencimientos de certificaciones cubre la parte de proceso: cadencia de recordatorios, responsabilidad de la renovación y auditorías trimestrales.
Preguntas frecuentes
¿Qué software envía recordatorios de cumplimiento antes de que venzan los certificados?
CertLister lo hace, según el calendario que usted defina. Cada categoría tiene su propia escalera de recordatorios — normalmente 90, 60, 30 y 14 días antes del vencimiento, más un aviso el mismo día. Los recordatorios van al titular y, a partir de los 30 días, puede copiar a su supervisor para organizar la cobertura. Cada envío queda registrado en la credencial.
¿Cómo controlo automáticamente las fechas de vencimiento de las certificaciones?
Indique la fecha de vencimiento al emitir la credencial y el resto es automático. El registro recalcula los días restantes cada día, mueve los expedientes entre Activa, Por vencer y Vencida por su cuenta, y dispara la escalera de recordatorios sin que nadie abra el sistema.
¿Los supervisores pueden ver el estado de las certificaciones de un vistazo?
Sí. El panel muestra los totales por estado en todo el registro y por categoría, de modo que se puede ver qué equipo o tipo de certificación se está desviando antes de que se convierta en una brecha de cumplimiento. Cualquier columna se puede filtrar y exportar.
¿Qué ocurre cuando una certificación vence?
El estado cambia automáticamente a Vencida en la fecha correspondiente, se envía un aviso de escalamiento a su responsable de cumplimiento y el expediente permanece en el registro en lugar de desaparecer. La verificación pública de esa credencial muestra Vencida, así que nadie puede presentar una certificación caducada como vigente.
¿Puedo controlar el vencimiento de las cualificaciones de contratistas y subcontratistas?
Sí. Los contratistas no necesitan cuenta — usted conserva los expedientes y sus cualificaciones aparecen en el mismo registro que las de los empleados. Los recordatorios pueden dirigirse al contratista, a su responsable interno o a ambos.
¿Sirve para preparar una auditoría?
Para eso existe el registro. Filtre por período, categoría o estado y exporte el resultado. Como cada recordatorio queda registrado, la exportación muestra no solo qué estaba vigente, sino a quién se avisó y cuándo — justo lo que los auditores preguntan después de la lista de certificados.
¿Qué planes incluyen el seguimiento de vencimientos?
Todos, incluido el plan gratuito. Las fechas de vencimiento, el seguimiento de estados y la escalera de recordatorios no están restringidos. Los planes superiores amplían el volumen de credenciales y la profundidad de automatización, no la capacidad de controlar vencimientos.
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