Software de seguimiento de vencimientos de certificaciones
Sepa qué vence, antes de que caduque.
CertLister controla cada fecha de vencimiento en un solo registro y envía los recordatorios de renovación según el calendario que usted elija. Nada vence porque nadie revisó la hoja de cálculo esa semana.
Incluido en todos los planes · Sin tarjeta de crédito
El problema
Las fechas no se desvían. La atención sí.
Casi toda certificación caducada se explica por los mismos tres fallos — y ninguno consiste en olvidar las reglas.
La hoja de cálculo se desactualiza
Era exacta el día en que se creó. Luego alguien se fue, otra persona renovó por fuera del sistema y una columna dejó de actualizarse. Ya nadie sabe en qué filas confiar.
Todo depende de una sola persona
El seguimiento pertenece a quien lo montó. Cuando esa persona cambia de puesto, la memoria de qué vence y cuándo se va con ella.
El aviso llega demasiado tarde
Un aviso de 14 días no sirve si el curso de actualización se dicta una vez al mes. Para cuando alguien reacciona, el vencimiento ya es inevitable.
Cómo funciona
Fije la fecha una vez. El sistema hace el seguimiento.
No hay revisión semanal que ejecutar ni recordatorio que acordarse de enviar.
El vencimiento se fija al emitir
Asigne un período de validez a una categoría y cada credencial emitida bajo ella hereda su fecha de vencimiento. Nada se escribe dos veces ni queda en blanco para reconstruirlo después.
Los recordatorios salen solos
Los recordatorios se envían a diario en segundo plano, en las fechas que eligió, a cada titular cuya categoría tenga los recordatorios activados. Los administradores y gerentes pueden recibir un resumen semanal de lo que vence pronto.
El estado se mantiene solo
Los expedientes pasan de Activa a Por vencer y a Vencida según sus propias fechas. Lo que ve una mañana es lo que realmente es cierto esa mañana.
Recordatorios de renovación
Un solo aviso no es un sistema
Un correo aislado se pierde, se archiva o se pospone. Hasta cinco recordatorios, espaciados según el plazo de renovación, le dan al titular más de una oportunidad de actuar.
Un solo calendario, activo donde lo necesita
Defina las fechas de recordatorio una vez para su organización y luego active los recordatorios para cada tipo de certificación que los necesite. Las categorías empiezan con los recordatorios desactivados, así que no se envía nada hasta que usted lo decida.
Plazos distintos por tipo de certificación
Un curso de actualización que se ofrece dos veces al año necesita más aviso que uno que se puede reservar la semana siguiente. En los planes de pago, las automatizaciones pueden enviar recordatorios en momentos distintos para cada categoría o avisar a sus administradores.
Vista general
Todo el registro, en una sola pantalla
Totales por estado y por categoría, para detectar qué tipo de certificación se está desviando mientras aún hay tiempo de corregirlo.
A escala
Actualice las fechas de vencimiento de un grupo de una sola vez
Cuando treinta personas hacen el mismo curso de actualización, no debería editar treinta expedientes. Seleccione el grupo, fije la nueva fecha y sus recordatorios siguen la nueva fecha.
¿Prefiere abordar las prácticas antes que el producto? Nuestra guía sobre seguimiento de vencimientos de certificaciones cubre la parte de proceso: cadencia de recordatorios, responsabilidad de la renovación y auditorías trimestrales.
Preguntas frecuentes
¿Qué software envía recordatorios de cumplimiento antes de que venzan los certificados?
CertLister lo hace, en todos los planes, incluido el gratuito. Usted elige hasta cinco fechas de recordatorio antes del vencimiento para su organización, por ejemplo 90, 60, 30 y 14 días, y activa los recordatorios para cada tipo de certificación. Cada recordatorio llega por correo al titular de la credencial. En los planes de pago, las automatizaciones permiten otros plazos para un tipo de certificación o avisar a sus administradores en el momento que elija.
¿Cómo controlo automáticamente las fechas de vencimiento de las certificaciones?
Indique la fecha de vencimiento al emitir o importar una credencial, o dé a la categoría una vigencia predeterminada para que la fecha se complete sola. Desde ahí el registro lleva la cuenta: lo que vence en los próximos 30 días aparece como por vencer y lo que ya pasó su fecha aparece como vencido. Active los recordatorios para la categoría y se envían sin que nadie abra el sistema.
¿Los supervisores pueden ver el estado de las certificaciones de un vistazo?
Sí. El panel muestra los totales por estado en todo el registro, con un desglose por categoría, para ver qué tipo de certificación se está desviando antes de que se convierta en una brecha de cumplimiento. Los administradores y gerentes también pueden recibir el resumen semanal de vencimientos por correo, que lista todo lo que vence en los próximos 30 días.
¿Qué ocurre cuando una certificación vence?
Una vez pasada la fecha de vencimiento, la credencial aparece como vencida en su registro y en su página de verificación pública, así que nadie puede presentarla como vigente. El expediente permanece en el registro y el historial se conserva. Cuando el titular renueva, emita la nueva credencial como renovación: reemplaza a la anterior, y la página de verificación antigua enlaza a la nueva.
¿Puedo controlar el vencimiento de las cualificaciones de contratistas y subcontratistas?
Sí. Los contratistas no necesitan cuenta. Usted conserva los expedientes y sus cualificaciones aparecen en el mismo registro que las de sus empleados. Los recordatorios se envían al correo que figura en cada expediente: use la dirección del contratista si debe recibirlos.
¿Sirve para preparar una auditoría?
Sí. Filtre el registro por estado y categoría para mostrar lo vigente, lo que está por vencer y lo vencido, y exporte las credenciales seleccionadas como archivo CSV para el auditor. Cada credencial tiene además un enlace de verificación que el auditor puede abrir sin cuenta.
¿Qué planes incluyen el seguimiento de vencimientos?
Todos, incluido el plan gratuito. Las fechas de vencimiento, el seguimiento de estados y los correos de recordatorio no están restringidos. Los planes de pago amplían el volumen de credenciales y añaden automatizaciones para plazos por categoría y alertas a administradores.
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