Software de seguimiento de vencimientos de certificaciones
CertLister controla cada fecha de vencimiento en un solo registro y envía los recordatorios de renovación según el calendario que usted elija. Nada vence porque nadie revisó la hoja de cálculo esa semana.
Sepa qué vence, antes de que caduque.
Incluido en todos los planes · Sin tarjeta de crédito
Transcripción
Expiry dates sit in a spreadsheet that nobody checks.
So a lapsed credential turns up at the audit, or after someone has already worked a shift with it.
CertLister keeps every expiry date in one place, and warns people before a date passes.
Set the date once, when you issue a credential or in the spreadsheet you import.
Change a whole group's dates in one step.
Pick up to five reminder dates, such as 60, 30 and 7 days before expiry.
Then turn reminders on for the categories that need them.
Each holder gets an email with the days left, and a button to your renewal page if you add one.
Your team sees what's active, expiring soon and expired at a glance.
Every Monday, admins get an email listing what expires in the next 30 days.
Or set up an automation to alert your admins 30 days before.
When a date passes, the credential shows as expired, in your list and on its public page.
Renew it, and the new credential replaces the old one.
Compliance teams stop finding out at the audit, and holders hear before their credential lapses.
Training providers get renewals through their own link, and anyone who checks sees the real status.
Start free at certlister.com.
El problema
Las fechas no se desvían. La atención sí.
Casi toda certificación caducada se explica por los mismos tres fallos, y ninguno consiste en olvidar las reglas.
La hoja de cálculo se desactualiza
Era exacta el día en que se creó. Luego alguien se fue, otra persona renovó por fuera del sistema y una columna dejó de actualizarse. Ya nadie sabe en qué filas confiar.
Todo depende de una sola persona
El seguimiento pertenece a quien lo montó. Cuando esa persona cambia de puesto, la memoria de qué vence y cuándo se va con ella.
El aviso llega demasiado tarde
Un aviso de 14 días no sirve si el curso de actualización se dicta una vez al mes. Para cuando alguien reacciona, el vencimiento ya es inevitable.
Cómo funciona
Fije la fecha una vez. El sistema hace el seguimiento.
No hay revisión semanal que ejecutar ni recordatorio que acordarse de enviar.
El vencimiento se fija al emitir
Asigne un período de validez a una categoría y cada credencial emitida bajo ella hereda su fecha de vencimiento. Nada se escribe dos veces ni queda en blanco para reconstruirlo después.
Los recordatorios salen solos
Los recordatorios se envían a diario en segundo plano, en las fechas que eligió, a cada titular cuya categoría tenga los recordatorios activados. Los administradores y gerentes pueden recibir un resumen semanal de lo que vence pronto.
El estado se mantiene solo
Los expedientes pasan de Activa a Por vencer y a Vencida según sus propias fechas. Lo que ve una mañana es lo que realmente es cierto esa mañana.
Recordatorios de renovación
Un solo aviso no es un sistema
Un correo aislado se pierde, se archiva o se pospone. Hasta cinco recordatorios, espaciados según el plazo de renovación, le dan al titular más de una oportunidad de actuar.
Un solo calendario, activado donde haga falta
Defina las fechas de recordatorio una vez para su organización y luego active los recordatorios para cada tipo de certificación que los necesite. Las categorías que usted crea empiezan con los recordatorios desactivados, así que no se envía nada hasta que usted lo decida.
Plazos distintos según el tipo de certificación
Un curso de actualización que se ofrece dos veces al año necesita más aviso que uno que se puede reservar la semana siguiente. Las automatizaciones pueden enviar recordatorios en momentos distintos para cada categoría o avisar a sus administradores: una en el plan gratuito, tres en Basic, ilimitadas en Pro.
Vista general
El estado de las certificaciones en una sola pantalla
Totales por estado y por categoría, para detectar qué tipo de certificación se está desviando mientras aún hay tiempo de corregirlo.
A escala
Actualice las fechas de vencimiento de un grupo de una sola vez
Cuando treinta personas hacen el mismo curso de actualización, no debería editar treinta expedientes. Seleccione el grupo, fije la nueva fecha y sus recordatorios siguen la nueva fecha.
¿Prefiere abordar las prácticas antes que el producto? Nuestra guía sobre seguimiento de vencimientos de certificaciones cubre la parte de proceso: cadencia de recordatorios, responsabilidad de la renovación y auditorías trimestrales.
Vea qué vence primero, antes de que caduque
Importe sus registros una vez. CertLister ordena cada credencial por fecha de vencimiento y marca las que están por caducar.
Empezar a controlar vencimientosPlan gratuito, sin tarjeta de crédito.
Después de la fecha
Qué ocurre cuando una certificación vence
El seguimiento no termina en la fecha de vencimiento. Para ver todo lo vencido de una vez, filtre la lista de credenciales por el estado Vencida.
- El estado cambia soloUna vez pasada la fecha de vencimiento, la credencial aparece como vencida en su registro y en su página de verificación pública. Quien la verifique ve que ya no está vigente.
- El expediente se conservaNo se borra nada. La credencial vencida conserva sus fechas, así que puede mostrarle a un auditor quién estaba certificado y durante cuánto tiempo.
- Una renovación la reemplazaCuando el titular renueva, emita la nueva credencial como renovación. Reemplaza a la anterior, y la página de verificación antigua enlaza a la nueva credencial.
Esta credencial ha vencido
Comparada con el registro del emisor
- Titular
- Daniel Okafor
- Credencial
- Primeros auxilios y RCP
- Número de credencial
- NST-2024-0172
- Emitida por
- Northline Safety Training
Elegir un sistema
Seguimiento de certificaciones: ¿hoja de cálculo, sistema de RR. HH. o herramienta dedicada?
La mayoría de los equipos ya tiene una de las dos primeras. Esto es lo que cubre cada una cuando el trabajo es mantener las certificaciones vigentes.
| Lo que necesita | Hoja de cálculo | Módulo del sistema de RR. HH. | Herramienta dedicada (CertLister) |
|---|---|---|---|
| Una lista de quién tiene qué | Sí, mientras una persona la mantenga al día | Sí, para las personas que están en el sistema de RR. HH. | Sí, incluidos los contratistas fuera de su sistema de RR. HH. |
| Recordatorios antes del vencimiento | Solo si alguien los prepara y comprueba que se enviaron | A menudo incluidos. Compruebe que cubren cada tipo de certificación | Sí, según el calendario que usted elija, a cada titular |
| Un estado que se actualiza solo | No. Alguien tiene que leer las fechas | Normalmente | Sí: Activa, Por vencer, Vencida |
| Expedientes de personas sin cuenta | Sí | A menudo no. Los contratistas suelen quedar fuera | Sí. Los titulares no necesitan cuenta |
| Clientes o inspectores que verifican una certificación | Usted envía una copia cuando se la piden | Rara vez, sin darles acceso | Cada credencial tiene una página de verificación pública |
| Emitir la credencial en sí | No | Rara vez | Sí, como PDF con su marca |
Si cada certificación que controla pertenece a un empleado de su sistema de RR. HH. y nadie fuera de la empresa necesita verificarla, el módulo de RR. HH. que ya paga puede bastar. Una herramienta dedicada como CertLister se justifica en cuanto los contratistas también tienen certificaciones, los clientes o inspectores piden pruebas, o usted mismo emite las credenciales.
¿Aún no quiere un software nuevo? Empiece con nuestra plantilla gratuita de seguimiento de certificaciones para Excel o Google Sheets. Su lista se importa en CertLister cuando se le quede corta.
Planes
Qué incluye cada plan
| Seguimiento de certificaciones | Pago por uso | Basic | Pro |
|---|---|---|---|
| Fechas de vencimiento y un estado que se actualiza solo | Incluido | Incluido | Incluido |
| Correos de recordatorio a cada titular, en hasta cinco fechas | Incluido | Incluido | Incluido |
| Resumen semanal de vencimientos por correo | Incluido | Incluido | Incluido |
| Cambiar las fechas de vencimiento de un grupo de una vez | Incluido | Incluido | Incluido |
| Importación CSV, y exportación CSV para auditores | Incluido | Incluido | Incluido |
| Automatizaciones para plazos por categoría y alertas a administradores (1, 3 o ilimitadas) | Incluido | Incluido | Incluido |
| Invitar a su equipo al mismo registro | No incluido | Incluido | Incluido |
| Los titulares piden una renovación desde el portal | No incluido | No incluido | Incluido |
| Enviar los eventos de vencimiento a otro sistema por webhook | No incluido | No incluido | Incluido |
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de seguimiento de certificaciones?
Mantiene un solo registro de quién tiene qué certificación, cuándo se emitió y cuándo vence. Cada expediente indica si está vigente, por vencer o vencido, y el software puede escribir al titular antes de que caduque, para que nadie tenga que leer fechas en una hoja de cálculo. CertLister además emite las credenciales como PDF con su marca y da a cada una su página de verificación pública.
¿Qué software envía recordatorios de cumplimiento antes de que venzan los certificados?
CertLister lo hace, en todos los planes, incluido el gratuito. Usted elige hasta cinco fechas de recordatorio antes del vencimiento para su organización, por ejemplo 90, 60, 30 y 14 días, y activa los recordatorios para cada tipo de certificación. Cada recordatorio llega por correo al titular de la credencial. En todos los planes, las automatizaciones permiten otros plazos para un tipo de certificación o avisar a sus administradores en el momento que elija: una en el plan gratuito, tres en Basic, ilimitadas en Pro.
¿Cómo controlo automáticamente las fechas de vencimiento de las certificaciones?
Indique la fecha de vencimiento al emitir o importar una credencial, o dé a la categoría una vigencia predeterminada para que la fecha se complete sola. Desde ahí el registro lleva la cuenta: lo que vence en los próximos 30 días aparece como por vencer y lo que ya pasó su fecha aparece como vencido. Active los recordatorios para la categoría y se envían sin que nadie abra el sistema.
¿Cómo me aseguro de que los recordatorios de vencimiento realmente se envíen?
Revise cuatro cosas en la credencial: tiene fecha de vencimiento, tiene el correo del titular, no se guardó como borrador ni fue revocada, y Enviar correo de recordatorio de vencimiento está activado en su categoría o en la propia credencial. La opción de la credencial prevalece sobre la de su categoría. Cada recordatorio se envía el día en que corresponde. Si agrega una credencial o activa los recordatorios después de ese día, ese paso se omite y el siguiente se envía igual. Los recordatorios del calendario de su organización no aparecen en ninguna lista de la aplicación. En todos los planes, cada regla de automatización guarda un registro de ejecuciones donde puede ver lo que envió.
¿Los supervisores pueden ver el estado de las certificaciones de un vistazo?
Sí. El panel muestra los totales por estado en todo el registro, con un desglose por categoría, para ver qué tipo de certificación se está desviando antes de que se convierta en una brecha de cumplimiento. Los administradores y gerentes también pueden recibir el resumen semanal de vencimientos por correo, que lista todo lo que vence en los próximos 30 días.
¿Cómo aviso a los gerentes cuando las certificaciones están por vencer?
Los administradores y gerentes pueden recibir el Resumen de vencimientos: un correo cada lunes con las credenciales que vencen en los próximos 30 días. Cada persona lo activa o lo desactiva en Configuración, en Notificaciones. En todos los planes, una regla de automatización también puede escribir a los administradores y gerentes cuando vence una credencial de una categoría. Llega a quienes tienen activada la notificación Credencial creada, y la categoría necesita el Vencimiento automático activado para que la regla se ejecute. Los recordatorios en sí solo van al titular.
¿Qué ocurre cuando una certificación vence?
Una vez pasada la fecha de vencimiento, la credencial aparece como vencida en su registro y en su página de verificación pública, así que nadie puede presentarla como vigente. El expediente permanece en el registro y el historial se conserva. Cuando el titular renueva, emita la nueva credencial como renovación: reemplaza a la anterior, y la página de verificación antigua enlaza a la nueva.
¿Puedo controlar el vencimiento de las cualificaciones de contratistas y subcontratistas?
Sí. Los contratistas no necesitan cuenta. Usted conserva los expedientes y sus cualificaciones aparecen en el mismo registro que las de sus empleados. Los recordatorios se envían al correo que figura en cada expediente: use la dirección del contratista si debe recibirlos.
¿Puedo controlar licencias y otros documentos que vencen, no solo certificaciones de formación?
Sí. Una categoría puede ser cualquier certificación, licencia, permiso o cualificación que venza. Importe sus expedientes actuales desde un archivo CSV con sus fechas de emisión y vencimiento, y reciben el mismo seguimiento de estado y los mismos recordatorios que las credenciales que emite en CertLister.
¿Sirve para preparar una auditoría?
Sí. Filtre el registro por estado y categoría para mostrar lo vigente, lo que está por vencer y lo vencido, y exporte las credenciales seleccionadas como archivo CSV para el auditor. Cada credencial tiene además un enlace de verificación que el auditor puede abrir sin cuenta.
¿Existe un software gratuito de seguimiento de certificaciones?
Sí. El plan gratuito de CertLister incluye fechas de vencimiento, seguimiento de estados y correos de recordatorio. Todos los planes incluyen automatizaciones para plazos por categoría y alertas a administradores: una en el plan gratuito, tres en Basic, ilimitadas en Pro. El plan gratuito agrega hasta 10 credenciales al mes, ya sea que las emita o que las importe desde un archivo CSV. Para una lista más larga, Basic agrega 1000 al mes, Pro no tiene límite, o puede comprar un paquete de créditos.
Funciona con el resto de CertLister
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Importe sus expedientes actuales, fije las fechas de vencimiento una vez y deje que los recordatorios trabajen. Plan gratuito, sin tarjeta de crédito, sin llamada comercial.