Qui peut délivrer une attestation de formation?

Une formatrice indépendante enseigne les premiers soins en milieu de travail depuis neuf ans et a délivré près de deux mille attestations. Un nouveau client, une chaîne d'épiceries régionale, lui envoie un questionnaire fournisseur. Une ligne l'arrête : « Quel organisme vous autorise à délivrer des attestations de formation? » On ne le lui a jamais demandé. La réponse honnête est soit « personne », soit « personne n'a à le faire », et elle ne sait pas laquelle le client veut entendre.

Les deux sont vraies. Pour la plupart des formations, il n'y a aucune autorité à consulter, et l'attestation n'est que la déclaration de l'émetteur selon laquelle quelqu'un a suivi un cours. Pour certaines formations, la loi nomme qui peut délivrer, et une attestation venant de quelqu'un d'autre ne compte pas. « Qui peut délivrer une attestation de formation » recouvre en fait trois questions : avez-vous le droit d'en délivrer une, que peut-elle affirmer, et la personne à qui on la montre l'acceptera-t-elle?

Pour la plupart des formations, n'importe qui

Une attestation de formation est une déclaration, faite par celui qui a donné la formation, selon laquelle une personne nommée y a assisté, y a participé ou l'a terminée. Aucun permis n'est nécessaire pour faire cette déclaration. Une firme-conseil en logiciels peut attester que l'équipe des finances d'un client a terminé sa formation Excel de deux jours. Un gym peut attester qu'un entraîneur a terminé son atelier de kettlebell. Un employeur peut attester qu'une nouvelle recrue a terminé sa propre séance d'accueil. L'attestation vaut exactement ce que vaut la parole de l'émetteur, et rien dans la loi n'empêche l'émetteur de la donner.

Les règles de santé et sécurité au travail qui reviennent le plus souvent disent la même chose, de façon plus précise. Elles se soucient de qui est responsable de la formation, pas de qui a imprimé le papier, et elles rendent généralement l'employeur responsable.

La norme de l'OSHA sur les chariots élévateurs est le cas le plus clair. Selon le 29 CFR 1910.178(l)(6), « the employer shall certify that each operator has been trained and evaluated » (l'employeur doit certifier que chaque opérateur a été formé et évalué). Personne n'octroie de permis au formateur; la règle demande seulement des personnes « who have the knowledge, training, and experience to train operators and evaluate their competence » (qui ont les connaissances, la formation et l'expérience pour former les opérateurs et évaluer leur compétence). L'attestation d'un organisme de formation est une preuve utile, mais la certification que décrit la règle est celle de l'employeur.

La protection contre les chutes en construction fonctionne de la même façon. Le 29 CFR 1926.503(b) demande à l'employeur de préparer « a written certification record » (un dossier de certification écrit), signé par « the person who conducted the training » (la personne qui a donné la formation) ou par l'employeur.

Les opérations sur déchets dangereux vont un cran plus loin et ne nomment toujours aucun organisme extérieur. Selon le 29 CFR 1910.120(e), les formateurs doivent avoir « satisfactorily completed a training program for teaching the subjects they are expected to teach » (terminé avec succès un programme de formation pour enseigner les sujets qu'ils doivent enseigner), ou posséder « the academic credentials and instructional experience necessary » (les titres universitaires et l'expérience d'enseignement nécessaires), et l'instructeur certifie chaque personne qui termine le cours : « A written certificate shall be given to each person so certified » (une attestation écrite est remise à chaque personne ainsi certifiée). Qui vérifie les qualifications de l'instructeur? L'employeur, quand il choisit le cours.

Les premiers soins sont le cas le plus souple de tous. Le 29 CFR 1910.151(b) demande seulement qu'« a person or persons shall be adequately trained to render first aid » (une ou plusieurs personnes soient adéquatement formées pour donner les premiers soins). Il ne nomme ni fournisseur, ni programme, ni carte, et c'est pourquoi les employeurs se rabattent sur des noms qu'ils reconnaissent.

Pour la formatrice du début, la première réponse est donc que personne ne l'autorise, parce que la règle sous laquelle travaillent ses clients n'a jamais demandé à qui que ce soit de le faire. Ce que son attestation doit faire, c'est aider l'employeur à remplir sa propre obligation : montrer qui a formé qui, en quoi, à quelle date, et qui en est responsable.

Les cas où la règle nomme l'émetteur

Certaines formations sont différentes. Un organisme de réglementation a décidé que l'attestation elle-même est la preuve, et il a donc aussi décidé qui peut la délivrer. Ces règles sont précises, et une attestation venant de quelqu'un d'autre ne les satisfait pas, aussi bon que soit le cours.

La règle sur la peinture au plomb est la plus stricte. Selon le 40 CFR 745.90, pour devenir rénovateur certifié, « an individual must successfully complete the appropriate course accredited by EPA » (une personne doit terminer avec succès le cours approprié accrédité par l'EPA), ou par un programme d'État ou tribal autorisé, et « the course completion certificate serves as proof of certification » (l'attestation de fin de cours tient lieu de preuve de certification). Les règles d'accréditation du 745.225 dictent ensuite le contenu de l'attestation jusqu'au numéro d'identification unique et, pour les cours en ligne, exigent qu'elle « must not be susceptible to easy editing » (ne puisse pas être facilement modifiée). Un organisme non accrédité peut enseigner la même matière; son attestation ne prouve rien à l'EPA.

Les cartes OSHA de 10 et 30 heures montrent que le droit de délivrer peut être étroit même quand la formation elle-même est volontaire. La FAQ de l'OSHA dit que « OSHA-authorized trainers issue student course completion cards » (les formateurs autorisés par l'OSHA délivrent les cartes de fin de cours), que les formateurs « are authorized (not certified) through this program » (sont autorisés, et non certifiés, par ce programme), et que « the Outreach Training Program is voluntary and OSHA does not require Outreach training » (le programme Outreach est volontaire et l'OSHA n'exige pas la formation Outreach). Elle dit aussi quelque chose que tout émetteur d'attestations devrait lire deux fois : « an OSHA card is not considered a certification or license » (une carte OSHA n'est pas considérée comme une certification ni un permis). Là où un État, une ville ou un entrepreneur général exige la carte, l'OSHA leur laisse la décision sur ce qui compte : « Any determination on what will be accepted in order to meet mandatory training requirements must be made by the organization mandating the training » (toute décision sur ce qui sera accepté pour satisfaire une exigence de formation obligatoire revient à l'organisme qui impose la formation).

La formation professionnelle continue relève des ordres professionnels, et ceux-ci ont tendance à déléguer. Pour les CPA, la NASBA indique que les ordres d'État « often rely on the National Registry when evaluating whether to accept CPE courses for CPA license renewal » (s'appuient souvent sur le National Registry pour décider d'accepter ou non des cours de FPC aux fins du renouvellement du permis). Un fournisseur absent du registre peut quand même offrir un excellent cours; le CPA devra ensuite défendre le crédit devant son ordre. Notre article sur les attestations pour les participants d'un événement couvre ce qu'une attestation de FPC doit indiquer.

La salubrité alimentaire est réglementée État par État, et certains États nomment l'émetteur dans la loi. Le Health and Safety Code 113948 de la Californie prévoit qu'un manipulateur d'aliments « shall obtain a food handler card only from an American National Standards Institute (ANSI) accredited training provider that meets ASTM International E2659-09 Standard Practice for Certificate Programs » (doit obtenir sa carte uniquement d'un organisme de formation accrédité ANSI qui respecte la norme ASTM E2659-09 sur les programmes de certificat).

En Ontario, la formation sur le travail en hauteur doit être approuvée par le directeur général de la prévention du ministère du Travail et donnée par un fournisseur de formation lui aussi approuvé par ce directeur. La même page met en garde contre des fournisseurs frauduleux qui encaissent les frais et délivrent des cartes sans offrir de formation valide : rappel qu'une règle d'émetteur approuvé ne fonctionne que si la carte qu'on a en main peut être vérifiée dans les dossiers du fournisseur.

Ces règles ont trois points communs. L'autorité publie une liste de ceux qui peuvent délivrer, de sorte que n'importe qui peut vérifier. Elle précise généralement ce que l'attestation doit contenir. Et une attestation venant de l'extérieur de la liste n'est pas illégale; elle ne remplit simplement pas la fonction pour laquelle la règle existe.

Ce que vous pouvez l'appeler

Avoir le droit de délivrer une attestation n'est pas la même chose qu'avoir le droit de l'appeler n'importe comment. Les mots sur la page sont des affirmations, et certains appartiennent à d'autres.

Présence, participation, réussite. Ces mots en disent de plus en plus. La présence dit que la personne était là. La participation dit qu'elle a pris une part active. La réussite dit qu'elle a terminé un programme défini, ce qui suppose généralement une évaluation. Utilisez celui que vous pouvez appuyer sur un dossier. Une « attestation de réussite » pour un webinaire que personne n'était tenu de suivre jusqu'au bout est une affirmation que vous ne pouvez pas soutenir.

Certifié et certification. L'Institute for Credentialing Excellence, qui accrédite les deux types de programmes, les distingue. Un programme de certificat enseigne quelque chose, vérifie si l'apprenant l'a acquis et décerne un certificat pour cet apprentissage précis; l'ICE ajoute que ce n'est « NOT a certificate of attendance or participation » (pas une attestation de présence ni de participation). Une certification valide la compétence « through a conformity assessment system » (par un système d'évaluation de la conformité) qui est « independent of a specific learning event » (indépendant d'une activité de formation donnée), généralement avec des conditions d'admissibilité et une obligation de recertification. Si votre cours ne comporte aucune évaluation, il ne produit ni « opérateur de chariot élévateur certifié » ni « gestionnaire de projet certifié ». Même l'OSHA, qui aurait toutes les raisons de flatter ses propres cartes, dit qu'elles ne sont pas une certification.

Approuvé, accrédité, reconnu. N'utilisez ces mots que lorsqu'un organisme nommé a réellement approuvé, accrédité ou reconnu le cours, et soyez prêt à le nommer. Même chose pour les logos. Le sceau d'un organisme de réglementation sur une attestation privée laisse entendre une approbation qui n'a jamais été donnée.

Diplôme et grade. Ceux-là appartiennent aux établissements. Un grade est décerné par un établissement approuvé par l'autorité de l'enseignement supérieur d'un État ou d'une province, généralement avec un organisme d'agrément par-dessus. Le ministère de l'Enseignement supérieur du Colorado tient un formulaire pour signaler « une école illégale ou une usine à diplômes », et ce n'est pas le seul État à le faire. Une entreprise de formation dont les élèves terminent un cours de 40 heures ne délivre pas un diplôme au sens universitaire, et ne devrait pas emprunter le mot.

Qui décide si ça compte

La phrase de l'OSHA sur la formation obligatoire est la règle générale pour toute attestation : l'organisation qui exige la formation décide de ce qu'elle acceptera. Pour la formatrice du début, c'est le service des RH de la chaîne d'épiceries. Pour un entrepreneur, c'est le responsable de la sécurité du chantier de l'entrepreneur général. Pour un professionnel, c'est son ordre. Aucun d'eux n'est lié par la valeur que l'émetteur attribue à son attestation.

Ce qu'ils cherchent est constant. Ce que les RH vérifient avant d'approuver un fournisseur de formation passe en revue la liste complète; la version courte tient en quatre questions. Qui a délivré ceci, et puis-je le joindre? Que dit-elle exactement qui a été fait, et y a-t-il eu une évaluation? Quand cesse-t-elle d'être valide? Et puis-je confirmer qu'elle est authentique sans un appel téléphonique?

Une attestation d'un organisme non accrédité qui répond aux quatre est acceptée tous les jours. Une carte d'un émetteur approuvé qui ne répond à aucune entraîne un appel au fournisseur, ou une demande de reprendre la formation, et c'est précisément l'objet de l'avertissement de l'Ontario sur la fraude. L'accréditation change qui peut délivrer. Elle ne fait pas la vérification à la place de celui qui reçoit l'attestation.

Rendre une attestation crédible sans organisme derrière

Si aucune règle ne nomme d'émetteur pour ce que vous enseignez, la crédibilité de votre attestation est à vous de la construire. Les pièces ne coûtent pas cher.

1. Nommez une personne et une organisation. Le nom de l'instructeur, le nom de l'organisation, une adresse et un moyen de vous joindre. « Délivré par » suivi d'un simple logo est la première chose dont un lecteur attentif se méfie.
2. Dites ce qui a été fait, pas l'impression que ça a laissée. Le titre du cours, assez précis pour montrer quelle exigence il satisfait; les heures; s'il y a eu une évaluation et si la personne l'a réussie. Notre liste de ce que doit contenir une attestation de formation couvre les champs que les règlements demandent.
3. Donnez-lui une date et une durée de vie. Toujours une date de délivrance, et une date d'expiration ou de réévaluation partout où le sujet en a une. Les évaluations de caristes et la formation sur les matières dangereuses se renouvellent toutes deux tous les trois ans, et le lecteur ne devrait pas avoir à le savoir.
4. Numérotez-la. Un numéro unique par attestation, pour qu'une question porte sur cette attestation précise et non sur « un J. Smith qui a suivi un cours en mars ».
5. Rendez-la vérifiable. Une page que l'émetteur contrôle, accessible par un lien ou un code QR, qui montre les mêmes faits et indique si l'attestation est toujours valide. C'est la seule chose qui sépare une attestation que n'importe qui peut vérifier d'un PDF que n'importe qui peut modifier. Comment les organismes de formation luttent contre la fraude aux attestations porte sur cette étape.
6. Conservez le dossier. Une attestation est la copie d'un dossier, et c'est le dossier qu'on vous demandera dans trois ans. Combien de temps conserver les dossiers de formation donne les durées.
7. N'affirmez que ce que vous avez. Si la règle d'un client exige un émetteur approuvé et que vous n'en êtes pas un, dites-le avant le cours, et soit inscrivez-vous sur la liste, soit associez-vous à quelqu'un qui y figure.

Le rôle de CertLister

Les points 1 à 6 sont ce qu'une plateforme d'identifiants fait par défaut, et c'est la raison pour laquelle de petits organismes de formation en utilisent une. Dans CertLister, chaque identifiant porte l'organisation émettrice, le nom du titulaire, le titre, les dates de délivrance et d'expiration et un numéro unique sous forme de données, et le PDF de l'attestation est généré à partir de ces données. Les heures, l'instructeur ou le résultat d'une évaluation peuvent être ajoutés comme attributs personnalisés et placés sur le design. Un code QR sur l'attestation ouvre une page de vérification qui nomme l'émetteur et indique si l'identifiant est actif, expiré, révoqué ou remplacé par un renouvellement. La responsable RH de la chaîne d'épiceries peut vérifier elle-même les attestations de la formatrice, les deux mille, sans envoyer un seul courriel.

En résumé

Avant d'imprimer « attestation » sur quoi que ce soit, ou de décider d'en accepter une, vérifiez trois choses :

• Une règle nomme-t-elle qui peut délivrer ceci? Si oui, seule une attestation provenant de cette liste compte, et la liste est publique.
• Sinon, l'attestation dit-elle qui est responsable, ce qui a été fait, quand elle expire et comment la vérifier?
• N'affirme-t-elle que ce que l'émetteur peut appuyer : la réussite s'il y a eu une évaluation, la présence sinon, et jamais « certifié », « accrédité » ou « approuvé » sans un organisme qui l'a dit?

Ceci est un résumé de règles publiées, pas un avis juridique. Les exemples sont des règles fédérales américaines, une loi californienne et un programme ontarien; les exigences varient selon l'État, la province et le secteur, et bien des organismes non couverts ici nomment leurs propres émetteurs. Vérifiez les règles qui s'appliquent aux personnes que vous formez.

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