¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de capacitación?

Capítulo 1

Tres cuerpos normativos, ninguno alineado con los otros

Este capítulo muestra por qué la respuesta depende de qué normas consulte, para que sepa dónde buscar las suyas.

Los registros de capacitación están en el cruce de tres conjuntos de normas. Cada uno lo escribió un organismo distinto, con un fin distinto.

La normativa de seguridad y salud ocupacional existe para que un regulador pueda reconstruir una exposición y un daño. Le interesa qué le ocurrió al cuerpo de una persona a lo largo de su vida laboral, y por eso sus plazos se miden en décadas.

La normativa laboral existe para que se pueda investigar una denuncia por discriminación o un reclamo salarial. Le interesa la decisión de empleo, así que sus plazos son cortos y se cuentan desde esa decisión, no desde el riesgo.

Las normas de calidad y acreditación existen para que un auditor confirme que su proceso funciona. Piden una prueba de competencia y casi siempre le dejan a usted el plazo de conservación, siempre que lo haya fijado de antemano y lo cumpla.

Ninguno de los tres se propone responder "¿cuánto tiempo conservo una certificación de montacargas?". El registro de capacitación hereda la respuesta que alguien aplicó primero, y suele ser la más corta.

Capítulo 2

Lo que sí fija un plazo

Estas son las cuatro normas generales que dan un número fijo, y lo que cubre realmente cada una.

Ninguna cubre los registros de capacitación como tales. Algunas normas de capacitación sí fijan un plazo, y aparecen más adelante en esta guía.

Registros médicos y de exposición del empleado: 30 años. El 29 CFR 1910.1020(d) exige que el registro médico de cada empleado se conserve "durante al menos la duración del empleo más treinta (30) años", y que cada registro de exposición se conserve "durante al menos treinta (30) años". Es la obligación de conservación más larga que tiene la mayoría de los empleadores. Existe porque una enfermedad profesional puede aparecer décadas después de la exposición que la causó.

Registros de lesiones y enfermedades: 5 años. El 29 CFR 1904.33(a) obliga a guardar el registro OSHA 300, el resumen anual y los formularios 301 "durante cinco (5) años posteriores al fin del año calendario que cubren esos registros". Registran lesiones y enfermedades, y no dicen nada sobre quién recibió capacitación.

Registros de personal y empleo: 1 año. Según las reglas de conservación de la EEOC, el empleador guarda los registros de personal y empleo durante un año. Si despide a alguien de forma involuntaria, los registros de esa persona se guardan un año desde la fecha del despido. Los registros de nómina bajo la ADEA (la ley estadounidense contra la discriminación por edad en el empleo) se guardan tres años. El plazo de un año no siempre es el final: una vez presentada una denuncia por discriminación, los registros relacionados deben conservarse hasta la resolución definitiva de la denuncia y de cualquier demanda basada en ella.

Todo lo que diga un contrato con un cliente. No es una regulación, pero en la práctica suele ser la regla que obliga. Los contratistas principales y las redes de salud suelen exigir a sus proveedores que conserven los registros de capacitación durante la vigencia del contrato más una cantidad determinada de años. Esa cláusula lo obliga además de cualquier mínimo legal, porque usted la firmó.

La trampa está en la tercera norma. Es fácil clasificar los registros de capacitación como registros de personal, aplicarles el plazo de un año y destruirlos al vencer. La decisión parece correcta, y tira la única prueba capaz de responder la carta del abogado.

Capítulo 3

Lo que dicen realmente las normas de capacitación

Este capítulo muestra lo que dicen sobre la conservación del registro las normas que exigen capacitación, que a menudo es muy poco.

Vaya a las normas que exigen capacitación específicamente y busque en ellas un plazo de conservación. Lo que encuentre sorprende a casi todos.

Protección contra caídas. El 29 CFR 1926.503(b) exige un registro de certificación escrito con "el nombre u otra identificación del empleado capacitado, la fecha o fechas de la capacitación, y la firma de la persona que impartió la capacitación o la firma del empleador". Sobre la conservación, esto es todo lo que dice: "Se deberá mantener la última certificación de capacitación." Nada lo obliga a guardar la anterior.

Pruebas de ajuste de respiradores. El 29 CFR 1910.134(m)(2)(ii) dice que los registros de prueba de ajuste "se conservarán para los usuarios de respiradores hasta que se realice la siguiente prueba de ajuste". La norma no solo permite descartar el registro anterior. Termina el período de conservación en cuanto existe uno más reciente.

Montacargas. El 29 CFR 1910.178(l)(6) exige al empleador certificar que cada operador fue capacitado y evaluado, con el nombre del operador, las fechas de la capacitación y de la evaluación, y quién las realizó. No fija ningún plazo de conservación.

ISO 9001:2015, cláusula 7.2 d). Las organizaciones deben "conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia". La palabra apropiada carga con toda la frase, y es a propósito: la norma le deja a usted el plazo, porque usted conoce sus riesgos y ella no.

Leídas en conjunto, estas normas tratan de si una persona está calificada ahora. Son reglas de competencia, no reglas para conservar pruebas. Puede cumplirlas todas al pie de la letra y aun así no poder demostrar nada sobre el año pasado.

Capítulo 4

De dónde salen los "tres años"

Este capítulo responde las preguntas más frecuentes: si los "tres años" son una norma, y cuánto tiempo guardar los registros de los empleados actuales y de los exempleados.

Hay una frase que aparece en todas partes cuando se habla de este tema: "Todos los registros de capacitación deben mantenerse actualizados y conservarse por un mínimo de tres años". No la encontramos en ningún reglamento federal de EE. UU. Parece una política de empresa o estatal, basada en las pocas normas de capacitación que sí fijan tres años.

¿Es verdadera o falsa? No como norma federal para todos los registros de capacitación. Las normas del capítulo anterior guardan solo el último registro o no fijan plazo, y las de abajo fijan tres años solo para su propio programa. Su estado, su sector o la política de su propia empresa pueden exigirlo de todos modos, así que revíselo antes de fiarse de un plazo más corto.

Estas normas federales fijan tres años:

• Patógenos transmitidos por la sangre. 29 CFR 1910.1030(h)(2)(ii): los registros de capacitación deben conservarse "3 años a partir de la fecha en que se realizó la capacitación".
• Transporte de materiales peligrosos. El 49 CFR 172.704(d) exige un registro de la capacitación vigente "que incluya los tres años anteriores", conservado "mientras el empleado trabaje para ese empleador en ese puesto y durante 90 días después".
• Agentes y toxinas selectos. El 42 CFR 73.15(d) exige un registro de la capacitación dada a cada persona con acceso, y el 42 CFR 73.17 indica que todos los registros de esa parte deben conservarse "3 años".

Una norma cuenta desde la persona y no desde la capacitación. Para el asbesto, el 29 CFR 1910.1001(m)(4) exige conservar todos los registros de capacitación "durante un (1) año después de la última fecha de empleo del trabajador". La norma para la construcción, el 29 CFR 1926.1101, dice lo mismo.

Eso responde las dos preguntas más frecuentes:

• Para los empleados actuales, la norma de materiales peligrosos es el modelo más claro: conserve los últimos tres años de capacitación mientras la persona trabaje para usted.
• Para los exempleados, los plazos siguen corriendo después de que alguien se va: tres años desde la capacitación para patógenos, 90 días después del fin del puesto para materiales peligrosos y un año después del fin del empleo para asbesto. Borrar los registros de una persona el día que se va incumple los tres.

Ninguna de las normas de esta guía cuenta desde la fecha de vencimiento de una certificación. Tres años es el mínimo para los programas de arriba, no un plazo que sirva para todos los registros. El resto de esta guía explica por qué el plazo que lo protege suele ser más largo.

Capítulo 6

El plazo que de verdad lo gobierna

Calcule su propio plazo de conservación a partir de los reclamos, las suspensiones legales y los contratos que podrían necesitar el registro.

El mínimo legal no es su plazo de conservación. Su ventana de exposición sí lo es: el tiempo durante el cual un registro de capacitación podría hacer falta como prueba. Casi siempre es más larga.

Mírela desde tres ángulos:

• Los reclamos que serviría para defender. Los plazos de prescripción varían según la jurisdicción y el tipo de reclamo, y algunos empiezan a correr cuando se descubre el problema y no cuando ocurrió. Eso puede extender la ventana años más allá del incidente. La enfermedad profesional es el caso extremo, y por eso los registros médicos y de exposición se conservan treinta años.
• Las denuncias que congelan el reloj. Como dicen las reglas de la EEOC, una denuncia abierta suspende la destrucción normal de todo lo relacionado con ella. Un calendario de conservación sin un paso de suspensión legal (una forma de dejar de borrar los registros ligados a una disputa) borrará registros que ya era obligatorio conservar.
• Los contratos y acreditaciones que firmó. Lea la cláusula misma, no lo que recuerda de ella. Ahí suele estar el número más alto.

Tome el más largo de los tres y redondee hacia arriba. Luego, y esto importa más que el número, escríbalo como calendario y aplíquelo siempre de la misma manera. Un registro destruido conforme a una política escrita que usted cumple es una conversación muy distinta a la de un registro que sencillamente no está. Borrar sin una política detrás puede parecer destrucción de pruebas, aunque solo haya sido descuido.

Una advertencia: esto resume normas publicadas, no es asesoría legal, y las obligaciones de conservación cambian mucho de una jurisdicción a otra. Los regímenes provinciales canadienses de seguridad laboral, la legislación laboral de los Estados miembros de la UE y los reguladores sectoriales fijan cada uno sus propios plazos, a veces más largos que los federales de EE. UU. de arriba. Confirme los suyos con asesoría legal y tome esta guía como un mapa de las preguntas que hay que hacer.

Capítulo 7

Fijar una regla que pueda cumplir de verdad

Use estos cinco hábitos para convertir su plazo en una regla que funcione sin que nadie tenga que acordarse de ella.

Capture las fechas como datos al emitir el registro. La fecha de emisión y la de vencimiento tienen que estar en campos, no solo como texto impreso en un PDF. Una regla de conservación es una consulta sobre fechas. Si las fechas nunca se guardaron como fechas, alguien tiene que abrir los documentos uno por uno para aplicar la regla, así que no se aplicará.

Conserve por tipo de registro, no por persona. El instinto es organizar la conservación según la situación laboral: activo, dado de baja, purgar después de cierto tiempo. Ese instinto es el que borra los registros útiles. La obligación va con el registro y con lo que cubre, siga o no la persona trabajando con usted.

Haga de la baja un paso de archivo, nunca de borrado. Retirar a alguien del padrón activo y destruir su historial son dos operaciones distintas, y la segunda debería ser difícil de hacer por accidente. Los registros antiguos deben poder buscarse por nombre mucho después de que la persona se haya ido. Si su sistema de RR. HH. los elimina, ¿Puede su sistema de RR. HH. dar seguimiento a las certificaciones de los empleados? indica qué preguntarle, y la guía de seguimiento de certificaciones de empleados explica qué hacer cuando alguien se va.

Guarde la cadena de renovaciones. Cuando una certificación se renueva, la anterior pasa a ser historial, no basura. Guardar la cadena le permite responder sobre cualquier fecha y no solo sobre hoy, y casi no cuesta nada. Las buenas prácticas de seguimiento de vencimientos de certificaciones explican cómo conservar ese historial en el día a día.

Haga de la destrucción un evento que pueda señalar. Cuando un registro por fin se destruya, déjelo registrado, bajo una política con nombre y con fecha. El registro de la destrucción suele importar tanto como el registro destruido.

Capítulo 9

La versión corta

Estos son los plazos que fijan las normas de esta guía, reunidos en una tabla, y cuatro preguntas para comprobar si sus registros resistirían.

Luego hágase cuatro preguntas. Si mañana llegara una carta sobre un incidente de hace tres años, ¿podría responderlas?

• ¿Puede presentar el registro de capacitación de alguien que se fue hace dos años? Si la baja borra, o archiva en algún lugar donde nadie puede buscar, la respuesta es no. Y esas son justamente las personas por las que le van a preguntar.
• ¿Puede mostrar cuál era el estado de una credencial en una fecha pasada, y no solo cuál es hoy? Un único campo de estado que se sobrescribe no puede hacerlo.
• ¿Tiene un calendario de conservación escrito, con un paso de suspensión legal, que podría entregar a un auditor? Sin él, cada registro destruido abre una pregunta sobre sus intenciones.
• ¿Fijó el plazo a partir de su ventana de exposición, o de la norma más corta que alguien encontró? Un año, tomado de la norma sobre registros de personal, es la respuesta más común y la más difícil de defender.

Hacerlo bien consiste sobre todo en no tirar nada. Parece fácil hasta que se nota cuántos hábitos corrientes de los sistemas hacen justo lo contrario. Para la otra mitad del problema, saber qué está vigente hoy, consulte el seguimiento de certificados de cumplimiento a gran escala y la preparación de una auditoría de cumplimiento en capacitación.