Comment configurer un portail libre-service pour vos destinataires

Chaque attestation émise par votre organisation crée une obligation de soutien. Les destinataires écrivent pour demander un renvoi. Ils perdent le PDF original et ont besoin d'une autre copie. Ils veulent un lien partageable pour LinkedIn et ne savent pas où le trouver. Ils changent d'adresse courriel et perdent tout accès.

La solution est un portail libre-service — un endroit où les destinataires peuvent se connecter, consulter toutes les attestations qu'ils ont obtenues, télécharger des PDF, récupérer leurs fichiers de badge et partager sur LinkedIn, sans contacter qui que ce soit dans votre équipe.

Le portail destinataire de CertLister fait tout cela d'emblée. Voici comment le configurer et ce que vivront vos destinataires une fois qu'il sera en ligne.

Ce que fait le portail destinataire

Avant de passer à la configuration, il est utile d'être clair sur ce à quoi le portail donne accès aux destinataires :

Toutes les attestations au même endroit. Chaque attestation émise à l'adresse courriel d'un destinataire apparaît dans son portail, quelle que soit la catégorie ou la cohorte dont elle provient.
Téléchargement du PDF. Téléchargement en un clic du PDF de l'attestation, sans avoir à vous écrire pour un renvoi.
Téléchargement du badge. Si votre organisation émet des badges numériques, les destinataires peuvent télécharger le fichier de badge OB3 directement.
Partage sur LinkedIn. Un flux de partage LinkedIn direct qui pré-remplit le nom de l'émetteur, la date d'émission et l'URL de l'attestation.
Lien de vérification. Une URL permanente et partageable pour chaque attestation que quiconque peut utiliser pour en vérifier l'authenticité.
Demandes d'attestations (Pro). Les destinataires peuvent soumettre des demandes à votre organisation — pour mettre à jour leur nom sur une attestation, demander une nouvelle catégorie d'attestation ou signaler un problème. Les demandes apparaissent dans votre boîte de réception d'administration.

Étape 1 : Activer le portail destinataire

Le portail est activé au niveau de l'organisation. Allez dans Paramètres du portail dans votre tableau de bord CertLister.

Dans l'onglet Configuration du portail, activez Activer le portail destinataire. Une fois activé, votre portail est en ligne à l'adresse :

certlister.com/portal/[votre-identifiant-org]

Vous pouvez trouver votre identifiant d'organisation sous Paramètres → Personnalisation → Identifiant.

À ce stade, tout destinataire ayant des attestations dans votre compte peut se connecter. L'authentification se fait par mot de passe à usage unique par courriel — le destinataire entre son adresse courriel, reçoit un code à usage unique et accède à toutes les attestations émises à cette adresse. Aucun mot de passe à définir, aucun compte à créer à l'avance.

Étape 2 : Personnaliser l'apparence du portail

Sous Paramètres du portail → Configuration du portail, vous pouvez configurer :

Nom et logo de l'organisation. Ces éléments apparaissent dans l'en-tête du portail. Assurez-vous que votre logo est téléversé sous Paramètres → Organisation pour qu'il s'affiche correctement.

Message de bienvenue du portail. Un bloc de texte court affiché aux destinataires lors de leur connexion. Utilisez-le pour expliquer ce qu'est le portail et ce qu'ils peuvent y faire. Par exemple : « Vous trouverez ici toutes les attestations qui vous ont été émises par [Nom de l'organisation]. Vous pouvez télécharger vos PDF, obtenir vos fichiers de badge et partager sur LinkedIn. »

Disposition de la page de vérification (Pro). Choisissez parmi les dispositions Classique, Portail et Marque pour l'affichage des attestations lorsque les destinataires partagent leur lien de vérification publiquement.

Étape 3 : Configurer la page de vérification

Le portail et la page de vérification publique sont connectés — lorsqu'un destinataire partage une attestation depuis le portail, le lien pointe vers votre page de vérification. Prenez quelques minutes pour vous assurer que votre page de vérification est correctement configurée.

Sous Paramètres → Personnalisation, définissez :

Nom d'affichage de l'organisation — affiché comme émetteur sur la page de vérification
Couleur de la marque — utilisée pour l'en-tête et les accents de la page de vérification
Disposition de la page de vérification — Classique (simple, épuré), Portail (basé sur des cartes, avec image de marque du destinataire) ou Marque (traitement du logo pleine largeur)

Avec le forfait Pro, vous pouvez également supprimer la marque CertLister de la page de vérification afin qu'elle reflète entièrement votre organisation.

Étape 4 : Ajouter le lien du portail à vos courriels d'attestation

Le portail n'est utile que si les destinataires savent qu'il existe. La façon la plus simple d'y diriger le trafic est d'inclure un lien dans le courriel que les destinataires reçoivent lors de l'émission d'une attestation.

Sous Paramètres → Courriel, modifiez votre modèle de courriel. Ajoutez une ligne pointant vers votre portail :

Accédez à votre portail d'attestations à tout moment : certlister.com/portal/[votre-identifiant]

Les destinataires qui ajoutent ce lien à leurs favoris peuvent y revenir à tout moment pour accéder à toutes leurs attestations — présentes et futures.

Étape 5 : Intégrer le portail sur votre propre site Web (facultatif)

Si vous souhaitez que les destinataires accèdent aux attestations directement depuis le site Web de votre organisation plutôt que de naviguer vers certlister.com, vous pouvez intégrer le portail à l'aide du widget.

Sous Paramètres du portail → Widget d'intégration, copiez l'extrait de code d'intégration. Il s'agit d'une balise de composant Web <certlister-verify> que vous insérez dans n'importe quelle page de votre site Web. Le widget affiche une zone de recherche et un point d'entrée au portail en ligne.

C'est utile pour les entreprises de formation qui souhaitent que l'accès aux attestations se fasse sur leur propre domaine de marque, et pour les associations qui souhaitent maintenir les destinataires dans l'expérience du portail membres.

Gestion des demandes des destinataires (Pro)

Avec le forfait Pro, les destinataires peuvent soumettre des demandes via le portail. Cas d'utilisation courants :

Correction de nom — le nom d'un destinataire a été mal orthographié dans l'attestation originale
Demande de réémission — un destinataire a besoin qu'une attestation soit réémise avec des détails mis à jour
Demande de nouvelle attestation — un destinataire estime qu'il remplit les conditions pour une attestation qu'il n'a pas encore reçue

Toutes les demandes apparaissent dans votre boîte de réception Paramètres du portail → Demandes. Chaque demande indique le nom du destinataire, son courriel, l'attestation concernée et le message de la demande. Vous pouvez répondre, approuver ou rejeter depuis la boîte de réception.

Activer les demandes transforme votre portail d'un canal de distribution unidirectionnel en un système bidirectionnel — les destinataires se débrouillent seuls pour les choses simples (téléchargement, partage) et n'escaladent que ce qui nécessite votre attention.

Ce que vivent les destinataires

Une fois votre portail en ligne, voici le parcours d'un destinataire :

Il reçoit un courriel d'attestation avec un lien vers le portail
Il visite l'URL du portail et entre son adresse courriel
Il reçoit un code à usage unique par courriel (expire après 10 minutes)
Il entre le code et accède à son tableau de bord d'attestations
À partir de là : télécharger le PDF, télécharger le badge, partager sur LinkedIn, copier le lien de vérification ou soumettre une demande

Lors des visites ultérieures, il peut se reconnecter avec le même processus de mot de passe à usage unique. Rien à installer, aucun mot de passe à gérer.

L'impact concret

Le portail d'attestations élimine toute une catégorie de travail de soutien. Une fois qu'il est en ligne :

Les demandes de renvoi tombent à zéro — les destinataires téléchargent eux-mêmes
Les « Puis-je avoir une copie pour LinkedIn ? » tombent à zéro — le flux de partage est intégré
Les « J'ai changé d'adresse courriel et j'ai perdu mes attestations » tombent presque à zéro — vous pouvez fusionner les dossiers sous leur nouvelle adresse
Votre boîte de réception d'administration ne contient que les choses qui nécessitent vraiment une intervention humaine

Pour les organisations émettant plus de quelques dizaines d'attestations par mois, les économies de temps réalisées en éliminant ces demandes de soutien sont substantielles. Pour les destinataires, avoir un dossier permanent et libre-service de tout ce qu'ils ont obtenu représente une amélioration significative par rapport à une pièce jointe dans un dossier peut-être supprimé.

Configurez-le une fois. Il se gère tout seul ensuite.