Automatización de credenciales: correos de emisión, recordatorios y vencimiento automático

Tiempo de lectura: 9 minutos

Descripción general

CertLister puede automatizar tres cosas para que usted no tenga que hacerlas manualmente:

1. Correo de emisión — enviar a cada destinatario su credencial en el momento en que se crea
2. Recordatorio de vencimiento — enviar un correo automático a los destinatarios un número determinado de días antes de que su credencial venza
3. Vencimiento automático — cambiar automáticamente el estado de una credencial de Activa a Vencida cuando pasa su fecha de vencimiento

Las tres se configuran a nivel de categoría, de modo que cada credencial nueva de esa categoría hereda la configuración. Luego puede anular los ajustes de correo en credenciales individuales cuando sea necesario.

Disponibilidad por plan

El vencimiento automático está disponible en todos los planes porque afecta la integridad de los datos — simplemente refleja la realidad cuando la fecha de una credencial ya pasó.

Las funciones de correo requieren Basic o Pro, ya que la entrega de correos forma parte del conjunto de notificaciones por correo.

El adjunto PDF requiere Pro. En Basic, los correos contienen un enlace a la página de verificación donde los destinatarios pueden ver y descargar el PDF.

Cómo fluye la automatización

Configuración de la categoría (valores predeterminados)
  → aplica a todas las credenciales nuevas de esa categoría

Configuración de la credencial (anulaciones)
  → nulo     = heredar del valor predeterminado de la categoría
  → activado = enviar siempre, sin importar el ajuste de la categoría
  → apagado  = no enviar nunca, sin importar el ajuste de la categoría

Configuración de la organización
  → expiry_reminder_days: cuántos días antes del vencimiento se envía el recordatorio

Parte 1: establecer los valores de automatización en una categoría

Este es el lugar principal para configurar la automatización. Los ajustes aquí aplican a cada credencial creada en la categoría.

Paso 1: abra una categoría para editar

1. Inicie sesión en CertLister en https://app.certlister.com
2. Haga clic en Categorías en la navegación izquierda
3. Encuentre la categoría que quiere configurar
4. Haga clic en el icono de Editar (lápiz) para abrir el diálogo de la categoría

Paso 2: configure la sección de Automatización

El diálogo tiene una sección de Automatización debajo de los campos de nombre y descripción. Contiene tres interruptores:

Interruptor 1: enviar correo de emisión

Qué hace: cuando se crea una credencial nueva en esta categoría y el destinatario tiene una dirección de correo, CertLister le envía un correo con los detalles de su credencial.

Correo que recibe el destinatario:

• Asunto: Su "[Título de la credencial]" está lista
• Contenido: nombre del destinatario, título de la credencial, fecha de emisión, un enlace para ver y verificar la credencial

Cuándo activarlo:

• Centros de capacitación que quieren que los destinatarios reciban sus credenciales de inmediato
• Programas de cumplimiento donde la prueba de certificación debe entregarse rápido
• Siempre que quiera evitar distribuir credenciales manualmente

Cuándo dejarlo apagado:

• Envía las credenciales a través de su propio sistema o LMS
• Crea credenciales en masa antes de que los destinatarios estén listos para recibirlas
• El campo de correo del destinatario suele estar en blanco en esta categoría

Requiere: plan Basic o Pro. El interruptor aparece deshabilitado con una sugerencia de actualización en el plan gratuito.

Interruptor 2: enviar correo de recordatorio de vencimiento

Qué hace: CertLister envía al destinatario un correo un número determinado de días antes de que su credencial venza. El número de días se configura a nivel de organización en Configuración → Notificaciones (predeterminado: 7 días).

Correo que recibe el destinatario:

• Asunto: Su "[Título de la credencial]" vence en N días
• Contenido: nombre del destinatario, título de la credencial, fecha de vencimiento, un enlace a la página de verificación

Cuándo activarlo:

• Credenciales de seguridad o cumplimiento con renovación obligatoria (RCP, seguridad alimentaria, OSHA)
• Licencias profesionales que deben renovarse para seguir vigentes
• Donde una credencial vencida tenga consecuencias reales para el destinatario

Cuándo dejarlo apagado:

• Credenciales sin fecha de vencimiento (el recordatorio solo se dispara cuando existe una fecha)
• Gestiona los recordatorios de renovación con otro sistema
• Los destinatarios no necesitan actuar ante el vencimiento

Requiere: plan Basic o Pro.

Interruptor 3: vencimiento automático tras la fecha de vencimiento

Qué hace: cada día a las 2 AM UTC, CertLister revisa todas las credenciales de esta categoría. Cualquier credencial cuya fecha de vencimiento esté en el pasado y cuyo estado siga siendo Activa cambia automáticamente a Vencida.

Esto mantiene su página de verificación precisa sin intervención manual. Cuando alguien verifica una credencial que venció automáticamente, ve un estado Vencida claro en lugar de un estado Activa incorrecto.

Cuándo activarlo:

• Casi siempre — si establece fechas de vencimiento, casi con seguridad quiere que se hagan cumplir automáticamente
• Cualquier categoría donde las credenciales vencidas no deban aparecer como válidas

Cuándo dejarlo apagado:

• Gestiona el estado de vencimiento manualmente y no quiere cambios automáticos
• Las credenciales de esta categoría suelen extenderse más allá de su fecha nominal (p. ej., períodos de gracia gestionados externamente)

Disponible en todos los planes. Sin restricción de plan.

Paso 3: guarde

Haga clic en Guardar (o Actualizar) para aplicar la configuración de automatización a la categoría.

Importante: estos ajustes aplican a las credenciales creadas de aquí en adelante. Las credenciales existentes no se modifican retroactivamente, excepto por el vencimiento automático — el trabajo diario procesa todas las credenciales de la categoría sin importar cuándo se crearon.

Parte 2: enviar correos manualmente

Los correos de emisión automáticos se disparan al crear la credencial. Pero a veces necesita enviar (o reenviar) un correo después — por ejemplo, cuando un destinatario no vio el correo original, cuando creó credenciales en masa antes de distribuirlas o cuando quiere enviar credenciales existentes a direcciones nuevas.

Enviar el correo de una credencial individual

1. Vaya a Credenciales en la navegación izquierda
2. Encuentre la fila de la credencial en la tabla
3. Haga clic en el icono de sobre en los botones de acción de la fila
4. Aparece un diálogo de confirmación — revise el destinatario y haga clic en "Enviar correo"

El destinatario recibe el mismo correo de "Su credencial está lista" que el correo de emisión automático.

Nota: el icono de sobre solo aparece en filas donde la credencial tiene un correo del destinatario completado. Si el campo está en blanco, agregue el correo mediante Editar primero.

Enviar correos en masa

1. Seleccione las credenciales que quiere enviar con las casillas de fila
2. Aparece la barra de acciones masivas — haga clic en "Enviar correos"
3. El diálogo de confirmación muestra:
   • Cuántos destinatarios recibirán el correo
   • Cuántos se omitirán (sin dirección de correo registrada)
4. Haga clic en "Enviar X correos" para confirmar

Los envíos masivos están limitados a 10 correos por minuto para evitar problemas de SMTP. Para lotes grandes (más de 10 credenciales), el diálogo indica que el envío tomará unos minutos.

Adjuntar el PDF de la credencial al correo (Pro)

Por defecto, los correos contienen un enlace a la página de verificación donde el destinatario puede ver y descargar su PDF. En el plan Pro, también puede adjuntar el PDF directamente al correo.

Cómo habilitarlo:

En los diálogos de envío individual y masivo, marque "Adjuntar credencial PDF al correo" antes de confirmar.

Qué sucede:

• CertLister obtiene el PDF de la credencial del almacenamiento en la nube y lo adjunta como archivo .pdf al correo saliente
• El enlace de verificación se incluye igualmente en el cuerpo del correo — el adjunto es adicional, no un reemplazo
• Si una credencial seleccionada aún no tiene PDF generado, se envía sin adjunto (el correo se entrega de todos modos)

Cuándo usarlo:

• Destinatarios que prefieren guardar el PDF directamente desde su cliente de correo en lugar de descargarlo desde la página de verificación
• Organizaciones que necesitan el PDF en la bandeja del destinatario como registro formal
• Situaciones donde los destinatarios pueden no tener acceso confiable a la URL pública de verificación (p. ej., entornos sin conexión)

Cuándo es mejor solo el enlace:

• Lotes grandes — adjuntar PDF aumenta el tamaño del correo y el tiempo de envío
• Cuando quiere que los destinatarios accedan siempre al registro de verificación canónico y en vivo (la página de verificación refleja el estado actual; un adjunto PDF es una instantánea)
• Cuando algunas credenciales aún no tienen PDF generado

Requiere: plan Pro. La casilla es visible en Basic pero deshabilitada con una etiqueta "(Pro)" y una sugerencia.

Parte 3: anular la configuración de correo por credencial

Cuando una credencial está en una categoría con automatización de correo habilitada, a veces querrá enviar (o suprimir) correos para credenciales individuales sin importar el valor de la categoría.

Dónde encontrar la anulación

La sección de Notificaciones por correo aparece en los diálogos de Agregar credencial y Editar — pero solo cuando la credencial tiene un correo del destinatario completado.

Los tres estados

Cada conmutador de correo es una casilla de tres estados:

Haga clic en la casilla para alternar: Indeterminado → Marcado → Desmarcado → Indeterminado

Un texto de ayuda debajo de cada casilla muestra el valor actual de la categoría para que sepa qué significa "heredar" en esta credencial. Por ejemplo: "Valor de la categoría: activado"

Anulación: enviar correo de emisión

Visible cuando la credencial tiene un correo del destinatario y su plan admite entrega de correos.

Casos de uso para marcar (enviar siempre):

• El valor de la categoría es apagado, pero este destinatario en particular debe recibir su credencial de inmediato

Casos de uso para desmarcar (no enviar nunca):

• El valor de la categoría es activado, pero esta credencial es una prueba o un borrador que no está listo para enviar

Nota: el correo de emisión solo se dispara al crear. Editar una credencial existente y cambiar la anulación a Marcado no activa un envío — el correo ya se envió (o no) cuando la credencial se guardó por primera vez.

Anulación: enviar recordatorio de vencimiento

Visible cuando la credencial tiene un correo del destinatario, una fecha de vencimiento y su plan admite recordatorios de vencimiento.

Casos de uso para desmarcar (no enviar nunca):

• El destinatario gestiona su propia renovación y no quiere correos automáticos
• Está extendiendo la fecha de vencimiento y no quiere activar un recordatorio para la fecha original

Parte 4: configurar la anticipación del recordatorio de vencimiento (ajuste de organización)

El número de días antes del vencimiento en que se dispara el recordatorio es un único ajuste a nivel de organización. Aplica a todas las credenciales de todas las categorías.

Predeterminado: 7 días antes del vencimiento

Rango: 1–90 días

Cómo cambiarlo

1. Vaya a Configuración → haga clic en la pestaña Notificaciones
2. Baje a la sección de Recordatorios de vencimiento
3. Cambie el número en el campo Días antes del vencimiento
4. Haga clic en Guardar (solo administradores — los demás ven el campo deshabilitado)

Requiere: plan Basic o Pro. El campo no es visible en el plan gratuito.

Ejemplo: si lo establece en 30, CertLister envía el correo a los destinatarios 30 días antes de que su credencial venza — dándoles un mes completo de aviso para renovar.

Parte 5: resumen semanal de vencimientos para administradores

Además de los correos automáticos a destinatarios, CertLister envía un resumen semanal a los administradores y gerentes de la organización con todas las credenciales que vencen en los próximos 30 días.

El correo se envía cada lunes a las 9 AM UTC.

Asunto: N credenciales por vencer — [Su organización]

Contenido: una tabla de credenciales que vencen dentro de 30 días — nombre del destinatario, título de la credencial, fecha de vencimiento y días restantes.

Habilitar el resumen semanal

1. Vaya a Configuración → pestaña Notificaciones
2. Encuentre el conmutador de Resumen semanal de vencimientos
3. Actívelo o desactívelo por usuario (cada miembro del equipo controla su propia preferencia)

Requiere: plan Basic o Pro. El conmutador está deshabilitado en el plan gratuito.

El resumen semanal es independiente de los recordatorios por credencial. Ambos pueden estar activos a la vez: los destinatarios reciben un recordatorio individual, y los administradores un resumen los lunes.

¿Cuándo corren los trabajos automáticos?

Importante para los recordatorios: el recordatorio se dispara el día que está exactamente a expiry_reminder_days de la fecha de vencimiento. Por ejemplo, con un ajuste de 7 días, una credencial que vence el 10 de marzo activa el recordatorio el 3 de marzo (el trabajo de la mañana del 3 de marzo lo envía). No hay un segundo recordatorio — solo un correo por credencial.

Escenarios comunes de configuración

Escenario 1: centro de capacitación — entrega inmediata

Usted imparte sesiones de capacitación en RCP. Los participantes deben recibir sus credenciales de inmediato.

Configuración de la categoría:

• Enviar correo de emisión: activado
• Enviar recordatorio de vencimiento: activado
• Vencimiento automático: activado

Ajuste de organización:

• Días antes del vencimiento: 30 (un mes de aviso para renovar)

Escenario 2: seguimiento de cumplimiento — sin correos a destinatarios

Gestiona credenciales de cumplimiento internamente. Los destinatarios son empleados que no deben recibir correos individuales.

Configuración de la categoría:

• Enviar correo de emisión: apagado
• Enviar recordatorio de vencimiento: apagado
• Vencimiento automático: activado

Resumen semanal de administradores: activado (para que RR. HH. reciba cada lunes las próximas renovaciones)

Escenario 3: excepción puntual

El valor de su categoría es "sin correo de emisión", pero un destinatario específico pide ser notificado.

1. Abra el diálogo de la credencial de esa persona
2. En la sección de Notificaciones por correo, haga clic en la casilla del correo de emisión hasta dejarla en Marcado
3. Guarde la credencial — esta credencial envía un correo al crearse; las demás de la categoría no

Solución de problemas

No llegó el correo después de crear una credencial

Revise en orden:

1. Plan — la entrega de correos requiere Basic o Pro. Vaya a https://app.certlister.com/billing para confirmar su plan.
2. Ajuste de la categoría — abra el diálogo de la categoría. ¿Enviar correo de emisión está activado?
3. Correo del destinatario — abra la credencial. ¿El campo correo del destinatario está completo y con formato correcto?
4. Anulación en la credencial — en el diálogo de la credencial, ¿la casilla del correo de emisión está explícitamente Desmarcada (anulando el activado de la categoría)? Cámbiela a Indeterminado o Marcado.
5. Momento — el correo se envía solo al crear. Editar una credencial existente no vuelve a activar el correo.
6. Carpeta de spam — pida al destinatario revisar spam/correo no deseado.

No llegó el correo de recordatorio de vencimiento

Revise en orden:

1. Plan — los recordatorios requieren Basic o Pro.
2. Ajuste de la categoría — ¿Enviar recordatorio de vencimiento está activado?
3. Fecha de vencimiento — la credencial debe tener fecha de vencimiento. Abra la credencial y confirme.
4. Correo del destinatario — la credencial debe tener correo del destinatario.
5. Momento — el recordatorio se dispara una vez, la mañana que está exactamente a expiry_reminder_days del vencimiento. Si esa fecha ya pasó, el recordatorio no volverá a dispararse.
6. Ajuste de días — vaya a Configuración → Notificaciones y confirme que el número de días es el esperado.
7. Anulación en la credencial — ¿la casilla del recordatorio está explícitamente Desmarcada?

La credencial no vence automáticamente

Revise:

1. ¿Vencimiento automático tras la fecha de vencimiento está activado en la categoría?
2. ¿La credencial tiene fecha de vencimiento?
3. ¿Ya pasaron las 2 AM UTC desde la fecha de vencimiento? El trabajo corre una vez al día — una credencial que venció ayer se actualizará en la ejecución de esta noche.
4. ¿La credencial ya se marcó manualmente como Vencida o Revocada? El trabajo solo procesa credenciales Activas.

El resumen semanal no llega

Revise:

1. Plan — requiere Basic o Pro.
2. Preferencia — vaya a Configuración → Notificaciones y confirme que el resumen semanal de vencimientos está activado en su cuenta.
3. Rol — solo administradores y gerentes reciben el resumen. El rol de usuario no lo recibe.
4. Sin credenciales por vencer — el resumen solo se envía cuando hay credenciales que vencen en los próximos 30 días. Si no vence nada, esa semana no hay correo.
5. Momento — el resumen se envía cada lunes a las 9 AM UTC.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo enviar correos de emisión a destinatarios sin dirección de correo registrada?

R: No. Debe haber una dirección guardada en la credencial. Si el campo de correo está en blanco, no se envía nada aunque la categoría tenga el correo de emisión activado.

P: ¿Cuántos correos de recordatorio de vencimiento recibirá un destinatario?

R: Exactamente uno — el día que está a expiry_reminder_days de su fecha de vencimiento. CertLister no envía recordatorios de seguimiento. Si quiere un segundo recordatorio más cerca de la fecha, puede reducir el número de días (p. ej., de 30 a 7), pero eso cambia el momento para todas las credenciales.

P: ¿Qué pasa si cambio el ajuste de expiry_reminder_days a mitad de ciclo?

R: El nuevo ajuste surte efecto desde la siguiente ejecución diaria. Los recordatorios que ya se enviaron no se reenvían. Los que aún no se han disparado usarán el nuevo número de días.

P: ¿El vencimiento automático afecta la página pública de verificación?

R: Sí. Cuando el vencimiento automático cambia una credencial a Vencida, la página de verificación la muestra de inmediato como Vencida — no Activa. Es el comportamiento previsto: la página de verificación refleja el estado real actual.

P: ¿Puedo deshacer un vencimiento automático?

R: Sí. Abra la credencial, cambie el campo de Estado de vuelta a Activa y guarde. Tenga en cuenta que si la fecha de vencimiento sigue en el pasado y el vencimiento automático sigue activo en la categoría, el trabajo diario la volverá a cambiar a Vencida la próxima noche. Para evitarlo: extienda la fecha de vencimiento, apague el vencimiento automático de la categoría o deje en blanco la fecha de vencimiento de la credencial.

P: ¿El correo de emisión incluye una copia del PDF?

R: Por defecto, no. El correo contiene los detalles de la credencial y un enlace a la página pública de verificación donde el destinatario puede ver y descargar el PDF.

En el plan Pro, puede adjuntar el PDF directamente al enviar correos manualmente (individual o masivo). Marque "Adjuntar credencial PDF al correo" en el diálogo de envío. El correo de emisión automático (al crear) siempre usa el formato de solo enlace; el adjunto PDF solo está disponible en envíos manuales.

Consulte la Parte 2: enviar correos manualmente para todos los detalles.

P: ¿Los envíos de correo quedan registrados en algún lugar?

R: Sí. El seguimiento de entrega de correos está disponible en el plan Pro en Reportes → Entrega de correos. Puede ver el estado de entrega, los rebotes y el registro completo de correos por credencial.

P: ¿Puedo personalizar las plantillas de correo?

R: Actualmente no. El contenido de los correos está estandarizado. Las plantillas personalizadas podrían considerarse para futuros planes Pro o empresariales.

P: ¿El vencimiento automático envía alguna notificación al administrador?

R: No directamente. El resumen semanal del lunes advierte a los administradores sobre las credenciales por vencer. Después de vencidas, el resumen deja de listarlas (solo muestra vencimientos próximos). El administrador puede filtrar por estado en la página de Credenciales para ver todas las Vencidas.