Genere PDF de certificados de forma masiva
Tiempo de lectura: 4 minutos
Descripción general
Una credencial y su PDF son cosas distintas. La credencial es el registro — el destinatario, el título, las fechas, la página de verificación. El PDF es un archivo generado a partir de uno de sus diseños del Estudio de diseño y adjuntado a ese registro.
La mayoría de las veces ambos llegan juntos. Pero las credenciales importadas desde un CSV, o emitidas antes de que creara un diseño, existen sin PDF. Esta guía explica cómo cubrir esos huecos para muchas credenciales a la vez.
Disponible en todos los planes. La generación masiva de PDF no está restringida.
La generación se ejecuta en segundo plano. Usted inicia un lote y se va — cierre la pestaña, cambie de página, siga trabajando. El avance aparece en la barra superior y le acompaña por toda la aplicación.
Tres formas de iniciar un lote
Elija según lo que ya sepa:
| Lo que está pensando | Punto de partida | Para qué genera |
|---|---|---|
| «Estas personas concretas necesitan PDF» | Lista de Credenciales | Lo que seleccione |
| «Acabo de terminar un diseño — apliquémoslo» | Estudio de diseño | Toda credencial sin PDF |
| «Todo este curso necesita PDF» | Menú de fila en Categorías | Esa categoría |
Las tres terminan en el mismo cuadro de diálogo y lanzan la misma tarea en segundo plano. Lo único que cambia es cómo se elige el lote.
Desde la lista de Credenciales
La vía más directa, y la única en la que usted elige las credenciales a mano.
1. Acote la lista
En Credenciales, ponga el filtro PDF en Faltante. La lista pasa a contener solo las credenciales sin PDF, y el encabezado le dice cuántas son.
Los borradores nunca aparecen bajo este filtro: un borrador no se ha emitido, así que no hay nada a partir de lo cual generar un PDF.
2. Seleccione
Marque filas una a una, o use la casilla del encabezado de la tabla para tomar toda la página de una vez.
La lista se pagina, así que la casilla del encabezado solo toma la página visible. Cuando coinciden más filas de las que tiene seleccionadas, la barra de selección ofrece Seleccionar las N — un clic para tomar todas las credenciales que coinciden con el filtro activo, en todas las páginas.
Los lotes tienen un tope de 500. Si coinciden más de 500, Seleccionar toma las primeras 500 y se lo indica. Lance el resto como un segundo lote.
3. Genere
Haga clic en Generar PDF en la barra de selección. El cuadro de diálogo muestra:
- Cuántas seleccionó, separadas entre las que no tienen PDF y las que ya lo tienen
- Un selector de diseño — sus diseños guardados, con el predeterminado preseleccionado
- Una casilla de regeneración, solo cuando parte de la selección ya tiene PDF
Deje la casilla sin marcar y las credenciales que ya tienen PDF se omiten por completo. Márquela y sus PDF existentes se sobrescriben con el nuevo diseño.
Haga clic en Generar. El cuadro se cierra de inmediato — el trabajo queda en cola, no terminado.
Desde el Estudio de diseño
Cuando acaba de crear o cambiar un diseño y quiere aplicarlo a todo lo que aún lo necesita.
- Abra el Estudio de diseño y guarde su diseño
- Abra el menú ⋮, arriba a la derecha
- Elija Aplicar a credenciales
El cuadro se abre con su diseño ya seleccionado y el lote ya elegido: todas las credenciales de su organización que aún no tienen PDF. Confirme y se ejecuta.
La misma acción aparece en el aviso que sale tras guardar, para pasar directamente de terminar un diseño a aplicarlo.
Solo diseños de credencial. Las tarjetas y las insignias se generan por separado — la opción del menú está desactivada en esos lienzos. Guarde primero el diseño: no hay nada que aplicar hasta que exista.
Desde una categoría
Cuando el lote que quiere es «todos los de este curso».
- Vaya a Categorías
- Haga clic en el menú ··· de la fila → Generar PDF
- Se abre un cuadro de diálogo con las credenciales de esa categoría
Si la categoría tiene un diseño predeterminado, queda preseleccionado. Confirme para iniciar.
O no vuelva a pensar en ello
Las categorías también tienen un conmutador Generar PDF automáticamente al emitir. Actívelo y cada credencial emitida en esa categoría verá su PDF generado en segundo plano en el momento de crearse — sin ningún lote posterior. Consulte Categorías de credenciales.
Seguir un lote
Una vez lanzada la tarea, aparece una barra de progreso sobre la lista y un indicador de actividad en la barra superior. Ambos le acompañan por la aplicación: salir de la página no pierde el lote.
Mientras se ejecuta puede:
- Detenerlo — los PDF ya generados se conservan; el resto se cancela
- Cerrar la barra una vez terminada
Si algunas credenciales fallan, la barra final lo indica y ofrece un detalle con cuáles y por qué. Desde ahí puede reintentar solo los fallos sin rehacer el lote.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cómo encuentro las credenciales sin PDF?
R: En la página Credenciales, ponga el filtro PDF en Faltante. El panel de resumen sobre la tabla también tiene un indicador Sin PDF — haga clic en él para aplicar el mismo filtro.
P: ¿Qué pasa con las credenciales que ya tienen PDF?
R: Se omiten, salvo que marque la casilla de regeneración en el cuadro de diálogo. Omitir es el comportamiento predeterminado, porque sobrescribir un PDF que un destinatario quizá ya descargó rara vez es lo que se busca.
P: ¿Puedo usar diseños distintos en un mismo lote?
R: No — un diseño por lote. Lance un lote por diseño, o defina un diseño predeterminado en cada categoría y genere por categoría.
P: ¿Puedo cerrar la pestaña mientras se ejecuta?
R: Sí. La generación ocurre en nuestros servidores, no en su navegador. Cierre la pestaña, cierre sesión, vuelva más tarde — el lote termina igualmente y los resultados le esperan.
P: ¿Cuánto tarda?
R: Segundos por credencial, varias a la vez. Un lote de cincuenta suele estar listo en bastante menos de un minuto.
P: ¿Por qué ya no tengo un Generador masivo en la barra lateral?
R: Se retiró. Todo lo que hacía está ahora en la página Credenciales y en el Estudio de diseño, donde las herramientas de selección son mejores y el trabajo se ejecuta en segundo plano en lugar de ocupar su pestaña. Los enlaces antiguos llevan a la lista de credenciales, filtrada por lo que no tiene PDF.
P: ¿Y las tarjetas de bolsillo?
R: Seleccione las credenciales en la página Credenciales y elija Tarjetas en el menú desplegable de la barra de selección. Las tarjetas son una función Pro y se generan en su navegador, así que mantenga esa pestaña abierta hasta que termine. Puede filtrar las que no la tienen con el filtro Tarjeta en Más filtros.