Borradores: guarde participantes antes de emitir

Tiempo de lectura: 5 minutos

Descripción general

Los borradores le permiten registrar a un participante en el momento en que se inscribe, sin emitir su credencial todavía. Un caso típico: un estudiante se inscribe en un curso en enero, pero la credencial no debería existir hasta que el curso termine en junio. Guárdelo como borrador ahora y emita con un clic cuando llegue el momento.

Los borradores viven en la misma tabla de Credenciales que sus credenciales emitidas, marcados con una etiqueta de estado Borrador.

Guardar un borrador

1. Haga clic en Credenciales en la navegación izquierda
2. Haga clic en Agregar (arriba a la derecha) — el panel Emitir credencial se desliza desde la derecha
3. Complete al menos el nombre del destinatario y elija una categoría — el correo, el título, la descripción y los campos personalizados son opcionales y pueden completarse después
4. Haga clic en Guardar como borrador

El panel se cierra y el participante aparece en la tabla como una fila de Borrador.

Algunas cosas que debe saber:

• Las fechas de emisión y vencimiento no forman parte de un borrador. Los campos de fecha siguen visibles en el panel, pero un borrador deliberadamente no tiene fechas — las establece cuando realmente emite. Ese es el punto de un borrador: las fechas aún no se conocen.
• Varias personas a la vez: haga clic en Agregar otro destinatario para sumar más nombres antes de guardar. Un clic en Guardar como borrador guarda cada destinatario como su propia fila de borrador — práctico al capturar una hoja de inscripción completa de una sola vez.
• Advertencia de duplicados: si ya existe un borrador con el mismo nombre o correo en la categoría elegida, verá un aviso — "Ya existe un participante con este nombre o correo en este curso — aún puede guardar." Nunca lo bloquea; dos participantes pueden compartir un nombre legítimamente.
• ¿Sin créditos? Aún puede guardar borradores. Quedarse sin créditos limita la emisión, no la inscripción — acumule tantos borradores como necesite y emita cuando haya recargado o actualizado.

Encontrar y editar borradores

En el filtro de Estado sobre la tabla de Credenciales, seleccione Borrador. El conmutador muestra una insignia con el conteo cuando tiene borradores pendientes, para que siempre sepa cuántas personas esperan su emisión.

Las filas de borrador son fáciles de identificar: una etiqueta de Borrador, texto ligeramente atenuado y celdas en blanco en las columnas que solo aplican después de la emisión — número de credencial, PDF, tarjeta de cartera, insignia y estado del correo.

Para editar un borrador, abra las acciones de su fila y elija Editar. El panel se abre con todo lo guardado. Haga clic en Guardar como borrador para actualizarlo — se vuelve a guardar el mismo borrador, nada se duplica.

Emitir un borrador

Cuando llegue el momento de hacerlo real:

1. Abra las acciones de la fila del borrador y haga clic en Emitir
2. El panel Emitir credencial se abre con los datos del participante ya completados
3. Agregue lo que faltaba — fecha de emisión, fecha de vencimiento, opciones de correo
4. Haga clic en Emitir credencial

El borrador se convierte en una credencial real, vinculada a la entrada original, y el estado de la fila cambia de Borrador a Activa. En los planes con créditos, este es el momento en que se usa un crédito — nunca antes.

Emitir varios borradores a la vez

1. Filtre la tabla por estado Borrador
2. Marque las casillas de los borradores que quiere emitir
3. Haga clic en Emitir seleccionados en la barra de acciones masivas
4. El panel se abre con todos los participantes seleccionados como destinatarios — establezca los detalles compartidos y emítalos juntos

Dos reglas a tener en cuenta:

• Una categoría a la vez. Si su selección abarca más de una categoría, la emisión se bloquea con el mensaje "Seleccione borradores de una sola categoría para emitirlos juntos." Filtre primero por categoría, o emita cada grupo por separado.
• No mezcle borradores con credenciales emitidas. Si su selección contiene ambos, todas las acciones masivas se deshabilitan — limpie la selección y elija un solo tipo.

Si se queda sin créditos a mitad del lote: las credenciales que quepan en sus créditos restantes se emiten, y el resto simplemente permanece como borrador. No se pierde nada — compre un paquete de créditos o actualice, luego seleccione los borradores restantes y emítalos.

Eliminar un borrador

Abra las acciones de la fila del borrador y elija Eliminar. Eliminar un borrador es permanente y no involucra créditos — nunca se emitió nada.

Dos comportamientos relacionados que vale la pena conocer:

• Eliminar una categoría también elimina sus borradores. El diálogo de confirmación le advierte cuántos borradores sin emitir se eliminarán con ella.
• Eliminar una credencial emitida no recupera su borrador. Una vez emitido un borrador, ambos quedan vinculados — pero eliminar esa credencial después elimina permanentemente el vínculo y no restaura el borrador. Si necesita reemitir a esa persona, guárdela como un borrador nuevo o emita una credencial directamente.

Preguntas frecuentes

P: ¿Los borradores aparecen en mi página pública de verificación?

R: No. Los borradores son internos a su organización. Nunca aparecen en búsquedas de verificación, reportes, exportaciones CSV ni en ningún lugar visible para un destinatario o un tercero.

P: ¿Los borradores usan créditos o cuentan contra el límite de mi plan?

R: No. El crédito se usa solo en el momento de emitir. Puede guardar borradores libremente incluso si ya usó todos sus créditos.

P: ¿Puedo establecer una fecha de emisión o vencimiento en un borrador?

R: No — las fechas se establecen al emitir. Un borrador existe precisamente porque esas fechas aún no se conocen.

P: ¿Dos borradores pueden tener el mismo nombre o correo?

R: Sí. Verá un aviso no bloqueante sobre el duplicado, pero guardar siempre está permitido — dos participantes pueden compartir un nombre.

P: Eliminé una credencial que fue emitida desde un borrador. ¿Adónde fue el borrador?

R: Ya no existe. Eliminar una credencial emitida elimina permanentemente su vínculo con el borrador original — el borrador no se restaura.

P: ¿Cómo convierto en credencial el borrador de alguien que quedó seleccionado junto con otros de otra categoría?

R: La emisión masiva funciona una categoría a la vez. Filtre la tabla por categoría, seleccione los borradores dentro de ella y haga clic en Emitir seleccionados — luego repita con la siguiente categoría.