Brouillons : enregistrez les participants avant d'émettre
Temps de lecture : 5 minutes
Aperçu
Les brouillons vous permettent d'enregistrer un participant dès son inscription, sans émettre son attestation tout de suite. Cas typique : un étudiant s'inscrit à une formation en janvier, mais l'attestation ne doit exister qu'à la fin du cours en juin. Enregistrez-le comme brouillon maintenant, puis émettez en un clic le moment venu.
Les brouillons vivent dans le même tableau que vos attestations émises, signalés par une puce de statut Brouillon.
| Forfait | Tous les forfaits |
| Crédits | Les brouillons sont gratuits — un crédit n'est utilisé qu'au moment de l'émission |
| Champs obligatoires | Nom et catégorie |
| Champs facultatifs | E-mail, titre, description, champs personnalisés |
| Visibilité | Interne uniquement — les brouillons n'apparaissent jamais sur votre page de vérification publique, dans les rapports ou dans les exports |
Enregistrer un brouillon
- Cliquez sur Accréditations dans la navigation de gauche
- Cliquez sur Ajouter (en haut à droite) — le tiroir Émettre une attestation glisse depuis la droite
- Renseignez au minimum le Nom du bénéficiaire et choisissez une Catégorie — l'e-mail, le titre, la description et les champs personnalisés sont facultatifs et peuvent être complétés plus tard
- Cliquez sur Enregistrer comme brouillon
Le tiroir se ferme et le participant apparaît dans le tableau comme une ligne Brouillon.
Quelques points à connaître :
- Les dates d'émission et d'expiration ne font pas partie d'un brouillon. Les champs de date restent visibles dans le tiroir, mais un brouillon n'a délibérément aucune date — vous les définissez au moment d'émettre. C'est tout l'intérêt d'un brouillon : ces dates ne sont pas encore connues.
- Plusieurs personnes à la fois : cliquez sur Ajouter un autre bénéficiaire pour ajouter d'autres noms avant d'enregistrer. Un seul clic sur Enregistrer comme brouillon crée une ligne de brouillon par bénéficiaire — pratique pour saisir toute une feuille d'inscription en une seule fois.
- Alerte de doublon : si un brouillon portant le même nom ou le même e-mail existe déjà dans la catégorie choisie, un message s'affiche — « Un participant portant ce nom ou cet e-mail existe déjà dans ce cours — vous pouvez tout de même enregistrer ». Il ne bloque jamais l'enregistrement ; deux participants peuvent légitimement porter le même nom.
- Plus de crédits ? Vous pouvez quand même enregistrer des brouillons. L'épuisement des crédits bloque l'émission, pas l'inscription — mettez en file autant de brouillons que nécessaire et émettez une fois vos crédits rechargés ou votre forfait mis à niveau.
Retrouver et modifier des brouillons
Dans le filtre Statut au-dessus du tableau, sélectionnez Brouillon. Le bouton affiche un badge avec le nombre de brouillons en attente, pour toujours savoir combien de personnes attendent leur attestation.
Les lignes de brouillon se repèrent facilement : une puce Brouillon, un texte légèrement estompé et des cellules vides dans les colonnes qui n'ont de sens qu'après l'émission — numéro d'attestation, PDF, carte portefeuille, badge et statut d'e-mail.
Pour modifier un brouillon, ouvrez les actions de sa ligne et choisissez Modifier. Le tiroir s'ouvre pré-rempli avec tout ce que vous aviez enregistré. Cliquez sur Enregistrer comme brouillon pour mettre à jour — c'est le même brouillon qui est réenregistré, rien n'est dupliqué.
Émettre un brouillon
Quand le moment est venu :
- Ouvrez les actions de la ligne du brouillon et cliquez sur Émettre
- Le tiroir Émettre une attestation s'ouvre pré-rempli avec les informations du participant
- Ajoutez ce qui manquait — date d'émission, date d'expiration, options d'e-mail
- Cliquez sur Émettre l'attestation
Le brouillon est converti en attestation réelle, liée à l'entrée d'origine, et le statut de la ligne passe de Brouillon à Actif. Sur les forfaits à crédits, c'est à ce moment-là qu'un crédit est utilisé — jamais avant.
Émettre plusieurs brouillons à la fois
- Filtrez le tableau par statut Brouillon
- Cochez les brouillons à émettre
- Cliquez sur Émettre la sélection dans la barre d'actions groupées
- Le tiroir s'ouvre avec tous les participants sélectionnés comme bénéficiaires — définissez les détails communs et émettez-les ensemble
Deux règles à connaître :
- Une seule catégorie à la fois. Si votre sélection couvre plusieurs catégories, l'émission est bloquée avec le message « Sélectionnez des brouillons d'une seule catégorie pour les émettre ensemble ». Filtrez d'abord par catégorie, ou émettez chaque groupe séparément.
- Ne mélangez pas brouillons et attestations émises. Si votre sélection contient les deux, toutes les actions groupées sont désactivées — effacez la sélection et choisissez un seul type.
Si vos crédits s'épuisent en cours de lot : les attestations couvertes par vos crédits restants sont émises, et les autres restent simplement des brouillons. Rien n'est perdu — achetez un pack de crédits ou mettez à niveau, puis sélectionnez les brouillons restants et émettez-les.
Remettre une attestation au statut brouillon
Une attestation émise par erreur — mauvais bénéficiaire, mauvais lot, ou bouton cliqué une semaine trop tôt ? Remettre au brouillon annule l'émission. Ouvrez les actions de la ligne et choisissez Remettre au brouillon, ou sélectionnez plusieurs lignes et utilisez l'action groupée.
L'attestation est supprimée, ses informations retournent dans votre liste sous forme de brouillon, et le crédit utilisé est recrédité sur votre solde. Vous pouvez corriger ce qui n'allait pas et émettre à nouveau quand vous êtes prêt.
| Forfait | Tous les forfaits, à l'unité comme en lot |
| Crédits | Le crédit dépensé à l'émission est remboursé |
| Disponible si | Le bénéficiaire n'a pas reçu cette attestation par e-mail |
Ce n'est pas une annulation sans conséquence. La boîte de confirmation détaille ce qui disparaît :
- Le numéro d'attestation est définitivement retiré. Il n'est jamais réutilisé : avec une numérotation séquentielle, votre séquence présentera donc un trou. C'est volontaire — un numéro qui a été actif ne doit jamais désigner autre chose par la suite.
- Les dates d'émission et d'expiration, puisqu'un brouillon n'a pas de dates. À la ré-émission, la valeur par défaut d'expiration de la catégorie s'applique de nouveau.
- Le PDF, la carte portefeuille et le badge.
- L'historique des e-mails et des vérifications.
Le brouillon conserve le nom et l'e-mail du bénéficiaire, le titre, la description, les notes internes et tous les champs personnalisés.
Le lien de vérification cesse de fonctionner. Toute personne qui ouvre ensuite l'URL de vérification voit « introuvable ». Si l'attestation a déjà été consultée, la boîte de dialogue vous indique combien de fois, pour que vous décidiez en connaissance de cause.
Quand l'action n'est pas proposée
Dès que le bénéficiaire a reçu l'attestation par e-mail, « Remettre au brouillon » disparaît du menu. Il a alors le lien dans sa boîte de réception, et le supprimer discrètement romprait une promesse déjà faite — révoquez-la plutôt : le dossier est conservé et affiche un statut « révoquée » clair à qui le consulte.
Deux autres cas se comportent avec souplesse plutôt que de bloquer :
- Une attestation révoquée peut toujours être remise au brouillon. La boîte de dialogue vous avertit d'abord, car qui consulte le lien aujourd'hui voit « révoquée » et verra « introuvable » ensuite.
- Une attestation dont la catégorie a été supprimée n'a nulle part où classer son brouillon : la boîte de dialogue vous demande d'en choisir une avant de continuer. En lot, ces lignes sont ignorées et signalées plutôt que d'interrompre tout le traitement.
Quelle action choisir ?
| Conserve le dossier | Lien de vérification | Crédit | À utiliser quand | |
|---|---|---|---|---|
| Remettre au brouillon | Oui — en brouillon | Cesse de fonctionner | Remboursé | Émise par erreur, bénéficiaire pas encore averti |
| Révoquer | Oui — marquée révoquée | Affiche « révoquée » | Non remboursé | L'attestation était réelle mais n'est plus valide |
| Supprimer | Non — effacée | Cesse de fonctionner | Remboursé | Vous ne voulez en garder aucune trace |
Supprimer un brouillon
Ouvrez les actions de la ligne du brouillon et choisissez Supprimer. La suppression d'un brouillon est définitive et n'implique aucun crédit — rien n'a jamais été émis.
Deux comportements liés à connaître :
- Supprimer une catégorie supprime aussi ses brouillons. La boîte de confirmation vous indique combien de brouillons non émis seront retirés en même temps.
- Supprimer une attestation émise ne fait pas réapparaître son brouillon. Supprimer veut dire supprimer : le lien avec le brouillon d'origine est retiré et le brouillon n'est pas restauré. Si ce que vous voulez réellement, c'est retrouver la personne dans votre liste pour corriger quelque chose et ré-émettre, utilisez plutôt Remettre au brouillon — c'est exactement à cela que cette action sert.
FAQ
Q : Les brouillons apparaissent-ils sur ma page de vérification publique ?
R : Non. Les brouillons sont internes à votre organisation. Ils n'apparaissent jamais dans les recherches de vérification, les rapports, les exports CSV, ni nulle part où un titulaire ou un tiers pourrait les voir.
Q : Les brouillons consomment-ils des crédits ou comptent-ils dans la limite de mon forfait ?
R : Non. Un crédit n'est utilisé qu'au moment de l'émission. Vous pouvez enregistrer des brouillons librement, même quand tous vos crédits sont épuisés.
Q : Puis-je définir une date d'émission ou d'expiration sur un brouillon ?
R : Non — les dates se définissent au moment de l'émission. Un brouillon existe précisément parce que ces dates ne sont pas encore connues.
Q : Deux brouillons peuvent-ils porter le même nom ou le même e-mail ?
R : Oui. Un message non bloquant vous signale le doublon, mais l'enregistrement reste toujours possible — deux participants peuvent porter le même nom.
Q : J'ai supprimé une attestation qui avait été émise depuis un brouillon. Où est passé le brouillon ?
R : Il n'existe plus — Supprimer retire le lien avec le brouillon d'origine et ne le restaure pas. Si vous vouliez retrouver la personne dans votre liste pour corriger quelque chose et ré-émettre, l'action qu'il fallait est Remettre au brouillon : elle replace ses informations en brouillon et rembourse le crédit.
Q : J'ai émis une attestation à la mauvaise personne. Puis-je annuler ?
R : Oui, tant qu'elle n'a pas été envoyée par e-mail — utilisez Remettre au brouillon sur la ligne. L'attestation est supprimée, les informations reviennent en brouillon dans votre liste, et le crédit est recrédité. Le numéro d'attestation est définitivement retiré et n'est pas réutilisé. Si le bénéficiaire a déjà reçu l'e-mail, révoquez-la plutôt.
Q : Pourquoi « Remettre au brouillon » a-t-il disparu du menu d'une attestation ?
R : Parce que cette attestation a été envoyée par e-mail à son bénéficiaire. Il possède déjà le lien : la voie récupérable est donc fermée et la révocation est l'option honnête. L'action est également masquée sur les lignes qui sont déjà des brouillons.
Q : Comment émettre des brouillons répartis dans plusieurs catégories ?
R : L'émission groupée fonctionne une catégorie à la fois. Filtrez le tableau par catégorie, sélectionnez les brouillons de cette catégorie et cliquez sur Émettre la sélection — puis répétez pour la catégorie suivante.