Créer votre première attestation

Aperçu

Cliquer sur Nouvelle accréditation ouvre un tiroir sur le côté droit de la page. Il comporte trois parties : la Catégorie en haut, puis Bénéficiaire, puis Accréditation (titre et dates). Vous pouvez émettre à un ou plusieurs titulaires en une seule étape. L'émission n'est qu'une partie du logiciel de suivi et de vérification des certifications.

Temps requis : 2 à 5 minutes

Ce dont vous aurez besoin :

• Nom du titulaire (obligatoire)
• Titre de l'attestation (obligatoire)
• Date d'émission (obligatoire, par défaut aujourd'hui)
• Courriel du titulaire (facultatif — requis pour le courriel d'émission et les rappels d'échéance)
• Catégorie (facultatif — préremplit le titre et l'échéance, et décide quels courriels et fichiers sont créés)

La méthode rapide : émettre depuis le tableau

Pour émettre une seule attestation à la fois, le tiroir n'est pas nécessaire. Le tableau Accréditations comporte une ligne en haut pour cela :

1. Choisissez une catégorie. La date d'émission est celle du jour, et l'expiration vient de la catégorie.
2. Saisissez le nom et le courriel du destinataire.
3. Lisez le texte sous la ligne de saisie. Il indique ce que fera l'émission : si un courriel est envoyé, si un rappel part avant l'expiration, et combien de crédits il vous reste.
4. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur Émettre.

La ligne vide ensuite le nom et le courriel et garde la catégorie et les dates, pour que vous puissiez saisir la personne suivante tout de suite.

Quand la ligne ne peut pas décider pour vous, elle explique pourquoi et affiche Continuer dans le formulaire. C'est le cas quand la catégorie demande des champs supplémentaires, ou quand la personne possède déjà cette attestation et qu'elle arrive à expiration ou a expiré. Le tiroir s'ouvre avec ce que vous avez saisi.

Si l'adresse courriel ne peut pas recevoir de courriels, la ligne l'indique en rouge. Corrigez l'adresse ou cliquez sur Émettre quand même.

La ligne s'affiche pour les administrateurs et les gestionnaires, sur les écrans d'au moins 900 px de large. Pour émettre à plusieurs personnes à la fois, ajouter des notes ou joindre votre propre PDF, utilisez le tiroir décrit plus bas.

Étape par étape : émettre une attestation

Étape 1 : ouvrir le tiroir

1. Cliquez sur Accréditations dans la navigation de gauche
2. Cliquez sur Nouvelle accréditation (en haut à droite)
3. Le tiroir Émettre une accréditation s'ouvre à droite

Choisissez d'abord la Catégorie. La liste permet la recherche — commencez à taper pour filtrer — et indique combien d'attestations chaque catégorie contient déjà.

Quand la catégorie a un titre d'attestation par défaut, le champ Titre se remplit pour vous. Quand elle a une échéance par défaut, la date d'expiration est fixée à aujourd'hui plus cette durée. Vous pouvez modifier les deux pour cette attestation.

Pas encore de catégorie? Allez dans Catégories et créez-en une d'abord. Ou laissez la catégorie vide — les attestations sans catégorie fonctionnent très bien.

Étape 2 : bénéficiaire

Le courriel d'émission est un réglage de la catégorie. Une ligne sous les bénéficiaires indique ce qui se passera — par exemple « 1 destinataire recevra un courriel lors de la délivrance. Défini dans les paramètres de cette catégorie. » Pour le changer, modifiez le réglage Envoyer un courriel d'émission au destinataire de la catégorie. Il n'y a pas de case à cocher par attestation.

Plusieurs personnes? Voir Émission multi-titulaires plus bas.

Étape 3 : accréditation

Titre

Obligatoire. Le nom de la réussite, de la certification ou du cours. Il figure sur le PDF et sur la page de vérification.

Exemples : « Certification RCR », « Premiers soins niveau 2 », « Formation en sécurité SST », « Principes de protection des données »

Date d'émission

Obligatoire. Aujourd'hui par défaut. Modifiez-la si vous antidatez une attestation.

Date d'expiration

Masquée, sauf si la catégorie définit une échéance par défaut. Pour en ajouter une, cliquez sur + Définir une date d'expiration; pour la retirer, cliquez sur Supprimer la date d'expiration.

Envoyer un rappel d'expiration par courriel : quand l'attestation a une date d'expiration, cette case apparaît sous les dates. Cochez-la pour envoyer un courriel au titulaire avant l'échéance.

Étape 4 : plus d'options (facultatif)

Une section repliée Plus d'options se trouve en bas du formulaire. Cliquez pour l'ouvrir. Elle contient :

Étape 5 : émettre

Cliquez sur Émettre l'accréditation. CertLister vérifie le formulaire, crée l'attestation et applique les réglages de la catégorie (courriel, PDF, badge). Vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer comme brouillon pour la terminer plus tard — voir Attestations en brouillon.

Le tiroir se ferme et un message apparaît en bas à droite : Accréditation émise pour …, avec deux actions :

• Copier le lien — copie le lien vers la page de vérification de cette attestation
• Émettre une autre dans … — rouvre le tiroir avec la même catégorie, le même titre et les mêmes dates; vous saisissez seulement le prochain bénéficiaire

Émission multi-titulaires

Vous pouvez émettre la même attestation à un maximum de 20 bénéficiaires en une seule étape.

1. Saisissez le nom du premier bénéficiaire (et son courriel, si vous voulez)
2. Cliquez sur Ajouter un autre bénéficiaire — la première ligne se replie en un résumé numéroté, et une nouvelle ligne vide s'ouvre
3. Remplissez le bénéficiaire suivant et recommencez
4. Cliquez sur une ligne repliée pour la modifier; cliquez sur × pour la retirer

Le bouton devient Émettre N accréditations.

Pendant l'émission : le bas du tiroir affiche la progression — « Émission 1 sur 3… » — et un bouton Arrêter. Les attestations sont émises une à la fois; la liste se met donc à jour à chaque création. Si vous arrêtez, celles déjà émises le restent.

À la fin, le message indique N accréditations émises, avec Émettre une autre dans ….

Plus de 20 personnes? Utilisez l'importation en lot pour créer de nombreuses attestations à partir d'un fichier CSV.

Numéro d'accréditation n'est pas disponible avec plusieurs bénéficiaires — chaque attestation reçoit son propre numéro.

Après l'émission

Votre attestation est immédiatement :

• Visible dans la liste des Attestations (statut Actif)
• Vérifiable via votre portail public de vérification
• Suivie dans les statistiques de votre tableau de bord

Générer un PDF

Si le réglage Générer automatiquement un PDF à l'émission de la catégorie est activé, le PDF est créé pour vous. Sinon :

1. Trouvez l'attestation dans la liste
2. Ouvrez son menu ⋯ et cliquez sur Générer le PDF

Pour créer les PDF de nombreuses attestations d'un coup, sélectionnez-les et choisissez Générer des PDF dans la barre d'actions. Voir Studio de conception pour créer le design de vos attestations.

Partager les instructions de vérification

Lors de l'envoi manuel d'attestations, incluez le lien de vérification de l'attestation ou l'URL de votre portail afin que les titulaires puissent le partager et que les employeurs puissent le vérifier.

Modifier une attestation

1. Sur la page Accréditations, cliquez sur l'icône de crayon de la ligne (ou ⋯ → Modifier)
2. Le tiroir Modifier l'accréditation s'ouvre
3. Faites vos changements et cliquez sur Mettre à jour

Ce qui change en modification :

• Un seul bénéficiaire
• Un champ Statut : Actif, Expiré ou Révoqué
• Pas de courriel — les courriels d'émission ne partent qu'à la création
• Des sections en bas : PDF d'accréditation (voir, retirer ou joindre un PDF), Carte portefeuille, Badge, Historique des vérifications et Historique des courriels (quand chaque courriel a été envoyé et livré)
• Un bouton Badge ouvert en bas télécharge l'attestation au format Open Badge 3.0

Ce que vous pouvez modifier : le nom, le courriel et la photo du bénéficiaire; la catégorie; le titre; les dates d'émission et d'expiration; le statut; la description; les champs personnalisés; le PDF joint.

Ce que vous ne pouvez pas modifier : le numéro d'accréditation — il est fixé à l'émission. Il s'affiche en haut de la section Accréditation.

Modifier ne refait pas le PDF. Si vous avez changé le nom ou le titre et qu'il vous faut un PDF à jour, ouvrez le menu ⋯ de la ligne et cliquez sur Régénérer le PDF, ou sélectionnez plusieurs attestations et choisissez Générer des PDF.

Renouveler une attestation

Lorsqu'une personne obtient de nouveau la même attestation — une recertification, une mise à jour annuelle — émettez-la comme un renouvellement plutôt que comme une seconde attestation. La nouvelle remplace l'ancienne : le titulaire se retrouve avec une seule attestation à jour au lieu de deux, et un vérificateur voit immédiatement laquelle fait foi.

Fonctionnement

Depuis l'attestation. Ouvrez le menu ⋯ de l'attestation sur la page Accréditations, ou ouvrez l'attestation elle-même, et cliquez sur Renouveler. Le panneau d'émission s'ouvre pour la même personne, la même catégorie et le même titre, daté d'aujourd'hui, avec les champs personnalisés et les lignes de tableau de l'attestation déjà copiés. Vérifiez-les, puis cliquez sur Renouveler dans le message pour émettre le renouvellement. Renouveler est proposé pour une attestation active ou échue qui a une catégorie et une date d'échéance.

Depuis Nouvelle accréditation. Saisissez le nom et le courriel du titulaire et choisissez une Catégorie dans le panneau d'émission. Si cette personne — même nom et même courriel — détient déjà dans cette catégorie une attestation qui arrive à échéance ou qui est déjà échue, un message apparaît au-dessus de la liste des titulaires. Les personnes qui partagent une même adresse courriel, comme un gestionnaire qui reçoit les attestations de tout le monde, sont distinguées par leur nom : chacune ne se voit proposer que sa propre attestation à renouveler :

Un titulaire détient déjà une attestation dans cette catégorie qui arrive à échéance ou qui est échue.

Chaque titulaire concerné reçoit aussi une ligne sous son courriel, indiquant l'attestation et sa date d'échéance. Cliquez sur Renouveler pour émettre la nouvelle attestation en remplacement.

Si le courriel détient une attestation qui arrive à échéance ou est échue sous un autre nom — par exemple « Robert J. Smith » alors que vous avez saisi « Robert Smith » —, la ligne nomme cette personne à la place, sans Renouveler. S'il s'agit de la même personne, saisissez le nom exactement comme il y figure et Renouveler vous est proposé.

« Arrive à échéance » correspond à votre propre délai de rappel — le réglage qui détermine l'envoi des courriels de rappel d'échéance (7 jours avant l'échéance par défaut). Ce n'est pas un second nombre : modifiez votre calendrier de rappels et ce message suit.

Ce que fait le renouvellement

Toute personne détenant un ancien lien — imprimé sur une attestation, conservé dans un dossier fournisseur — aboutit toujours sur une page fonctionnelle qui la dirige vers l'attestation actuelle.

Pour lister les attestations remplacées, utilisez le filtre de statut Remplacé sur la page Accréditations.

Le bouton du bas émet toujours une nouvelle attestation. Cliquer sur Émettre l'attestation en bas du panneau crée une seconde attestation sans lien avec l'ancienne, même après avoir cliqué sur Renouveler, et même lorsqu'il est renommé « Émettre quand même ». Pour renouveler, utilisez toujours l'action Renouveler du message.

Annuler un renouvellement

Supprimez le remplacement : l'attestation qu'il remplaçait revient automatiquement — à Active, ou à Échue si sa date d'échéance est entre-temps passée.

Vous ne pouvez pas attribuer Remplacée manuellement : ce statut ne figure pas dans la liste Statut lors de la modification d'une attestation. Il enregistre un événement, ce n'est pas un état que l'on attribue. Pour retirer une attestation sans émettre de remplacement, révoquez-la.

Supprimer une attestation

1. Ouvrez le menu ⋯ de l'attestation sur la page Accréditations
2. Cliquez sur Supprimer
3. Dans la boîte de dialogue Supprimer cette accréditation ?, cliquez sur Supprimer l'accréditation

La suppression est définitive. L'attestation, son PDF, sa carte portefeuille et son badge sont supprimés, et son lien de vérification cesse de fonctionner. La suppression vous rend le crédit utilisé.

Autres choix dans le même menu :

• Révoquer — garde l'attestation dans vos dossiers; elle s'affiche comme « Révoquée » lors d'une vérification. Utile pour conserver une trace.
• Remettre en brouillon — pour une attestation émise par erreur et pas encore envoyée par courriel; annule l'émission et garde les détails comme brouillon.

Dépannage

Le bouton « Émettre l'accréditation » reste désactivé

Le bouton s'active dès que :

• Au moins un titulaire a un nom
• Le champ Titre de l'attestation est rempli
• La Date d'émission est définie

Si le préremplissage de la catégorie a rempli le Titre mais que le bouton est toujours gris, vérifiez que le champ titre n'est pas vide (il peut avoir été rempli avec des espaces blancs).

La date d'échéance affiche une erreur

La date d'échéance doit être identique ou postérieure à la date d'émission. Si vous avez défini une date d'émission dans le passé et que le préremplissage a inscrit une échéance courte, l'échéance peut s'être retrouvée avant aujourd'hui — ajustez-la manuellement.

« Ce numéro est déjà utilisé dans votre organisation »

Une autre accréditation de votre organisation porte déjà le numéro saisi. Les majuscules ne comptent pas : acme-1 correspond à ACME-1. Le message s'affiche sous Numéro d'accréditation, dans Plus d'options. Saisissez un autre numéro, ou videz le champ pour utiliser la numérotation de votre organisation.

Notification par courriel non envoyée

• Confirmez que le courriel du titulaire est valide et enregistré sur l'attestation
• Vérifiez que le réglage Envoyer un courriel d'émission au destinataire de la catégorie est activé — la ligne sous les bénéficiaires dans le tiroir vous le dit avant l'émission
• Ouvrez l'attestation et consultez l'Historique des courriels pour voir s'il a été envoyé, livré ou refusé

Voir Automatisation des attestations pour le dépannage complet des courriels.

Échec du téléversement de PDF

• Le fichier doit être un PDF (pas une image ou un document Word renommé)
• Taille maximale : 10 Mo
• Si le fichier est plus volumineux, compressez-le avec un outil en ligne avant le téléversement

Conseils pour émettre plusieurs attestations