Importation en lot d'attestations à partir d'un CSV

Aperçu

Importez des centaines d'attestations numériques d'un coup grâce à un fichier CSV. Beaucoup plus rapide que de créer les attestations une à la fois.

Gain de temps : importez 100 attestations en 5 minutes (au lieu de 5 heures et plus manuellement)

Niveau requis : de base (connaissance d'Excel ou de Google Sheets requise)

Quand utiliser l'importation en lot

Scénarios idéaux

• Migration depuis un autre système — vous avez déjà des données d'attestations
• Après une formation de groupe — 20 personnes et plus ayant suivi le même cours
• Attestations historiques — ajout d'attestations passées à votre système
• Certifications récurrentes — renouvellements annuels pour de nombreuses personnes
• Grands événements — congrès, ateliers avec de nombreux participants

Quand NE PAS utiliser l'importation en lot

• Attestation unique — plus rapide à créer manuellement
• Moins de 10 attestations — la préparation du CSV n'en vaut pas la peine
• Personnalisation complexe — chaque attestation nécessite des détails uniques
• Première utilisation — créez-en quelques-unes manuellement d'abord pour comprendre le processus

Avant de commencer

Exigences

Vous aurez besoin de :

• Données d'attestations au format Excel, Google Sheets ou CSV
• Compétences de base en tableur
• 30 à 60 minutes pour préparer vos données

Disponible sur :

• Forfait Basic
• Forfait Pro (attestations illimitées)

Vérification de la qualité des données

Avant d'importer, vérifiez que :

• Tous les noms sont orthographiés correctement
• Les dates sont au bon format
• Les noms de catégories correspondent à vos catégories existantes
• Aucune entrée en double
• Aucun champ obligatoire vide

Conseil : commencez par un petit lot test (5 à 10 attestations) avant d'en importer des centaines.

Format du fichier CSV

Colonnes obligatoires (8 au total)

Votre CSV doit contenir ces 8 colonnes dans l'ordre exact :

Important : les 8 colonnes doivent être présentes, même si certaines cellules sont vides.

Détails des colonnes

1. Credential Number

• Quand l'utiliser : mise à jour d'attestations existantes
• Pour les nouvelles attestations : laisser vide (le système génère automatiquement)
• Format : toute chaîne unique (p. ex. CERT-2025-001)
• Exemple : si vous avez des attestations existantes et souhaitez mettre à jour des données, incluez leur numéro d'attestation

2. Title (Obligatoire)

• De quoi il s'agit : le nom de la certification ou de la réussite
• Exemples : «Certification RCR», «Formation en premiers soins», «Manipulateur d'aliments»
• Conseils : soyez précis et constant dans la dénomination

3. Recipient Name (Obligatoire)

• Format : nom complet (prénom et nom)
• Exemples : «Sarah Johnson», «D^r Michael Chen», «Emily Rodriguez»
• Conseils : vérifiez l'orthographe attentivement — il apparaît sur l'attestation

4. Recipient Email (Optionnel)

• Format : adresse courriel valide
• Exemples : «sarah@email.com», «mchen@company.com»
• Utilisé pour : communications futures, notifications
• Peut être vide : oui

5. Issue Date (Obligatoire)

• Format : AAAA-MM-JJ (format strict)
• Exemples : «2025-01-15», «2024-12-31»
• Invalide : «01/15/2025», «15 janvier 2025»

6. Expiry Date (Optionnel)

• Format : AAAA-MM-JJ (même que la date d'émission)
• Exemples : «2027-01-15», «2026-06-30»
• Peut être vide : oui (l'attestation n'expire jamais)
• Validation : doit être postérieure à la date d'émission

7. Status (Optionnel)

• Valeurs valides :
  • active — l'attestation est valide
  • expired — l'attestation est expirée
  • revoked — l'attestation a été révoquée
• Par défaut si vide : active
• Insensible à la casse : «Active», «ACTIVE», «active» fonctionnent tous

8. Category (Optionnel)

• Format : nom de catégorie (doit correspondre aux catégories existantes)
• Exemples : «Formation en sécurité», «Conformité», «Perfectionnement professionnel»
• Si la catégorie n'existe pas : voir la section «Gestion des catégories» ci-dessous
• Peut être vide : oui (l'attestation sera non catégorisée)

Exemple de fichier CSV

Format correct (les 8 colonnes) :

Credential Number,Title,Recipient Name,Recipient Email,Issue Date,Expiry Date,Status,Category
,CPR Certification,Sarah Johnson,sarah@email.com,2025-01-15,2027-01-15,active,Safety Training
,First Aid Training,Michael Chen,mchen@company.com,2025-01-15,2028-01-15,active,Safety Training
,Food Safety Handler,Emily Rodriguez,emily@school.edu,2025-01-10,2026-01-10,active,Compliance
CERT-2024-789,OSHA 10-Hour,David Kim,,2025-01-12,,,Safety Training
,CPR Certification,Maria Garcia,,2025-01-15,2027-01-15,active,Safety Training

Notes sur cet exemple :

• 3 premières lignes : nouvelles attestations (numéro d'attestation vide)
• Ligne 4 : mise à jour de l'attestation existante CERT-2024-789
• Ligne 4 : aucun courriel, aucune date d'échéance, aucun statut (par défaut active)
• Ligne 5 : aucun courriel fourni

Guide étape par étape

Étape 1 : Préparez vos données dans Excel/Google Sheets

1. Ouvrez votre logiciel de tableur

• Excel, Google Sheets ou LibreOffice Calc

2. Créez les en-têtes de colonnes (l'ordre exact et l'orthographe sont importants) :

1. Credential Number
2. Title
3. Recipient Name
4. Recipient Email
5. Issue Date
6. Expiry Date
7. Status
8. Category

3. Ajoutez vos données ligne par ligne

Étape 2 : Formatez les dates correctement

Crucial : les dates doivent être au format AAAA-MM-JJ.

Correct :

• 2025-01-15
• 2024-12-31
• 2026-06-01

Incorrect (causera des erreurs) :

• 01/15/2025 (mauvais format)
• 15 janvier 2025 (mauvais format)
• 15-01-2025 (mauvais ordre)

Comment formater dans Excel :

1. Sélectionnez les colonnes de dates
2. Clic droit → Format de cellule
3. Choisissez «Personnalisé»
4. Entrez le format : aaaa-mm-jj
5. Cliquez sur OK

Étape 3 : Vérifiez les noms de catégories

Important : les noms de catégories dans votre CSV doivent correspondre exactement aux catégories existantes dans CertLister.

Vérifiez vos catégories :

1. Connectez-vous à CertLister
2. Allez à la page Catégories
3. Notez l'orthographe exacte (y compris la majuscule)

Exemple :

• Correct : «Formation en sécurité»
• Erroné : «formation en sécurité» (minuscules)
• Erroné : «Formations en sécurité» (s en trop)

Nouvelles catégories :

• Si une catégorie n'existe pas, CertLister vous invitera à choisir une action
• Voir la section «Boîte de dialogue de gestion des catégories» ci-dessous pour plus de détails

Étape 4 : Enregistrez en CSV

Dans Excel :

1. Cliquez sur Fichier → Enregistrer sous
2. Choisissez le type de fichier : CSV (séparateur : point-virgule) (*.csv)
3. Nommez votre fichier (p. ex. «attestations_jan2025.csv»)
4. Cliquez sur Enregistrer
5. Si Excel vous avertit au sujet des fonctionnalités, cliquez sur Oui (le format CSV est correct)

Dans Google Sheets :

1. Cliquez sur Fichier → Télécharger → Valeurs séparées par des virgules (.csv)
2. Le fichier se télécharge sur votre ordinateur

Étape 5 : Téléversez dans CertLister

1. Allez à la page Attestations

• Cliquez sur Attestations dans la navigation à gauche

2. Cliquez sur «Importer des attestations»

• Cherchez le bouton «Importer» ou «+ Importer des attestations» (en haut à droite)

3. Téléversez votre fichier CSV

• Cliquez sur «Choisir un fichier» ou «Téléverser CSV»
• Sélectionnez votre fichier CSV
• Cliquez sur «Ouvrir»

Étape 6 : Examinez et validez

CertLister vérifiera votre fichier pour :

• Les noms de colonnes corrects
• La présence des champs obligatoires
• La validité du format des dates
• L'absence de doublons
• Les noms de catégories (avertissements si nouvelles)

Vous verrez un résumé :

• X attestations prêtes à importer
• Y erreurs trouvées (le cas échéant)
• Z avertissements (le cas échéant)

Étape 7 : Corrigez les erreurs (le cas échéant)

Erreurs fréquentes :

Erreur : «Champ obligatoire manquant : recipient_name»

• Problème : certaines lignes ont des noms vides
• Solution : remplissez tous les noms ou supprimez les lignes vides

Erreur : «Format de date invalide à la ligne 15»

• Problème : date pas au format AAAA-MM-JJ
• Solution : corrigez le format de la date, réenregistrez le CSV, retéléversez

Erreur : «Colonne 'recipient_name' introuvable»

• Problème : en-tête de colonne mal orthographié
• Solution : vérifiez l'orthographe exacte (pas d'espaces supplémentaires, casse correcte)

Pour corriger :

1. Cliquez sur «Annuler» ou «Retour»
2. Ouvrez votre fichier CSV
3. Corrigez les erreurs
4. Enregistrez de nouveau
5. Retéléversez

Étape 8 : Confirmez l'importation

Si la validation réussit :

1. Examinez le résumé une dernière fois
2. Vérifiez le décompte «Créer X attestations»
3. Cliquez sur «Importer les attestations» ou «Confirmer l'importation»

Temps de traitement :

• 10 attestations : ~5 secondes
• 100 attestations : ~30 secondes
• 500 attestations : ~2 minutes

Étape 9 : Vérifiez la réussite

Une fois l'importation terminée, vous verrez :

• Message de réussite : «X attestations importées avec succès»
• Résumé : combien ont été créées, combien ont été ignorées
• Option pour visualiser les attestations importées

Étapes suivantes :

1. Cliquez sur «Voir les attestations» ou allez à la page Attestations
2. Filtrez par catégorie pour voir vos attestations importées
3. Vérifiez par sondage quelques-unes pour leur exactitude
4. Téléchargez quelques PDF pour vérifier qu'ils sont corrects

Boîte de dialogue de gestion des catégories

Que se passe-t-il lorsque votre CSV inclut des catégories qui n'existent pas dans CertLister?

Après le téléversement de votre CSV, si CertLister trouve des noms de catégories qui ne correspondent pas aux catégories existantes, vous verrez une boîte de dialogue avec des options :

Catégories manquantes détectées

La boîte de dialogue affiche :

• La liste des noms de catégories trouvés dans votre CSV qui n'existent pas
• Le nombre d'attestations affectées par chaque catégorie manquante

Exemple :

Catégories manquantes trouvées dans votre importation :
- «Formation en sécurité» (25 attestations)
- «Premiers soins» (12 attestations)
- «Cours de RCR» (8 attestations)

Choisissez comment gérer les catégories manquantes :

Option 1 : Créer de nouvelles catégories (recommandé)

Choisissez ceci si :

• Les noms de catégories sont corrects et intentionnels
• Vous voulez bien organiser vos attestations
• Les catégories ont du sens pour votre organisation

Ce qui se passe :

• CertLister crée automatiquement les catégories manquantes
• Les attestations sont assignées aux nouvelles catégories
• Vous pourrez modifier les détails des catégories plus tard

Exemple : vous importez depuis un système précédent et voulez conserver la même structure de catégories.

Option 2 : Assigner à la catégorie «Non assigné»

Choisissez ceci si :

• Vous n'êtes pas encore certain des noms de catégories
• Vous voulez catégoriser les attestations manuellement plus tard
• Vous devez compléter l'importation rapidement

Ce qui se passe :

• Toutes les attestations avec des catégories manquantes sont assignées à la catégorie «Non assigné»
• La catégorie «Non assigné» est créée si elle n'existe pas
• Vous pouvez recatégoriser les attestations plus tard depuis la page Attestations

Option 3 : Ignorer les attestations avec des catégories manquantes

Choisissez ceci si :

• Les noms de catégories sont incorrects (fautes de frappe)
• Vous devez d'abord corriger le CSV
• Vous voulez seulement importer les attestations avec des catégories valides

Ce qui se passe :

• Les attestations avec des catégories manquantes ne sont pas importées
• Les autres attestations avec des catégories valides sont importées
• Vous verrez un résumé des attestations ignorées

Étape suivante : corrigez les noms de catégories dans votre CSV et importez de nouveau

Comment répondre à la boîte de dialogue

1. Examinez la liste des catégories manquantes
2. Vérifiez les fautes de frappe (p. ex. «Formation en sécurité» vs «Formations en sécurité»)
3. Choisissez une option :
   • Cliquez sur «Créer les catégories» (Option 1)
   • Cliquez sur «Assigner à Non assigné» (Option 2)
   • Cliquez sur «Ignorer ces attestations» (Option 3)
4. Procédez à l'importation

Boîte de dialogue de confirmation de mise à jour

Que se passe-t-il lorsque votre CSV contient des numéros d'attestation qui existent déjà mais avec des données différentes?

CertLister détecte les doublons par numéro d'attestation. S'il trouve des attestations existantes avec des données différentes, vous verrez une boîte de dialogue de confirmation :

Attestations en double détectées

La boîte de dialogue affiche :

• La liste des numéros d'attestation qui existent déjà
• Quels champs ont changé (mis en évidence)
• Le nombre d'attestations qui seront mises à jour

Exemple :

Les attestations suivantes existent déjà avec des données différentes :

Attestation : CERT-2024-123
- Existante : Sarah Johnson | Certification RCR | Échéance : 2026-01-15
- Nouvelle  : Sarah Johnson | Certification RCR | Échéance : 2027-01-15
- Modifications : date d'échéance mise à jour

Attestation : CERT-2024-456
- Existante : Michael Chen | Premiers soins | Active
- Nouvelle  : Michael Chen | Premiers soins avancés | Active
- Modifications : titre mis à jour

5 attestations seront mises à jour. Continuer?

Vos options

Option A : Mettre à jour les attestations existantes (recommandé)

Choisissez ceci si :

• Vous voulez mettre à jour les données des attestations
• Les nouvelles données sont plus précises
• Vous corrigez des erreurs ou prolongez des dates d'échéance

Ce qui se passe :

• Les attestations existantes sont mises à jour avec les nouvelles données
• Les URL de PDF et autres métadonnées restent les mêmes
• La mise à jour est consignée dans l'historique des activités

Cliquez sur : le bouton «Mettre à jour les attestations»

Option B : Ignorer les doublons

Choisissez ceci si :

• Vous ne voulez pas modifier les attestations existantes
• Vous voulez seulement importer les attestations vraiment nouvelles
• Vous n'êtes pas certain que les mises à jour soient correctes

Ce qui se passe :

• Les attestations avec des numéros correspondants sont ignorées
• Seules les nouvelles attestations (sans numéro d'attestation) sont importées
• Les données originales restent inchangées

Cliquez sur : le bouton «Ignorer les doublons»

Option C : Annuler l'importation

Choisissez ceci si :

• Vous devez d'abord examiner le CSV
• Il y a trop de doublons inattendus
• Vous voulez enquêter avant de procéder

Ce qui se passe :

• L'importation est annulée
• Aucune modification n'est effectuée
• Vous pouvez corriger votre CSV et réessayer

Cliquez sur : le bouton «Annuler»

Bonne pratique

Avant d'importer des mises à jour :

1. Exportez les attestations existantes en CSV
2. Comparez avec votre fichier d'importation
3. Vérifiez que les modifications sont intentionnelles
4. Procédez à la mise à jour

Traitement par lots

CertLister traite les importations par lots pour la fiabilité et la performance.

Comment ça fonctionne

Taille de lot : 50 attestations par lot

Exemple : si vous importez 250 attestations :

• Lot 1 : attestations 1-50 (20 secondes)
• Lot 2 : attestations 51-100 (20 secondes)
• Lot 3 : attestations 101-150 (20 secondes)
• Lot 4 : attestations 151-200 (20 secondes)
• Lot 5 : attestations 201-250 (20 secondes)
• Temps total : ~2 minutes

Vous verrez :

• Une barre de progression montrant l'avancement des lots
• Un message d'état «Traitement du lot 2 sur 5...»
• Un pourcentage d'achèvement

Pourquoi des lots?

Avantages :

• Fiabilité : si un lot échoue, les autres réussissent quand même
• Suivi de progression : voyez l'avancement en temps réel
• Isolation des erreurs : plus facile d'identifier les attestations problématiques
• Performance : évite les délais d'attente du serveur sur les grosses importations

Tailles de lots recommandées :

• Petite : 10-50 attestations (importations test)
• Moyenne : 50-200 attestations (utilisation normale)
• Grande : 200-500 attestations (migration en lot)
• Très grande : 500+ (divisez en plusieurs fichiers CSV)

Conseils avancés

Conseil 1 : Importez par lots

N'importez pas tout d'un coup si vous avez 500 attestations et plus

Plutôt :

• Lot 1 : 100 attestations (test)
• Examinez l'exactitude
• Lot 2 : 200 attestations
• Lot 3 : attestations restantes

Pourquoi : plus facile de corriger les erreurs, moins de risque si quelque chose tourne mal

Conseil 2 : Utilisez des modèles

Gagnez du temps avec un modèle de CSV :

1. Faites votre première importation
2. Sauvegardez le fichier CSV comme modèle
3. Pour les futures importations :
   • Copiez le modèle
   • Remplacez les données, gardez les en-têtes
   • Importez

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