Automatisation des attestations : courriels d'émission, rappels d'échéance et expiration automatique

Temps de lecture : 9 minutes

Survol

CertLister peut automatiser trois choses pour vous afin d'éviter le travail manuel :

1. Courriel d'émission — envoyer à chaque titulaire son attestation numérique au moment même de sa création
2. Rappel d'échéance — envoyer automatiquement un courriel aux titulaires avant l'expiration de leur attestation, selon un calendrier que vous définissez
3. Expiration automatique — faire passer automatiquement le statut d'une attestation de Active à Expirée lorsque sa date d'échéance est dépassée

Les trois fonctions se configurent au niveau de la catégorie, de sorte que chaque nouvelle attestation de cette catégorie hérite du paramètre. Lorsque vous délivrez une attestation, vous pouvez faire une exception au rappel d'échéance pour cette attestation seulement.

Disponibilité selon le forfait

Tout ce qui est décrit dans ce guide est offert sur tous les forfaits : courriels d'émission, renvois manuels et en lot, rappels d'échéance, expiration automatique, récapitulatif hebdomadaire des échéances, pièces jointes PDF et suivi de livraison des courriels.

Chaque courriel contient aussi un lien vers la page de vérification, où le titulaire peut consulter et télécharger le PDF à tout moment — sauf si l'attestation porte une photo du destinataire : la page confirme alors l'attestation, mais par défaut ne propose pas le PDF, sauf si la catégorie de l'attestation publie les photos sur la page de vérification.

Le cheminement de l'automatisation

Paramètres de la catégorie (valeurs par défaut)
  → s'appliquent à toutes les nouvelles attestations de cette catégorie

Lorsque vous délivrez une attestation
  → le courriel d'émission suit la catégorie
  → la case du rappel d'échéance part de la catégorie; décochez-la pour une exception

Paramètre de l'organisation
  → Rappels d’expiration aux destinataires : jusqu'à 5 étapes, chacune un nombre de jours avant l'échéance

Partie 1 : Définir les valeurs par défaut d'automatisation sur une catégorie

C'est l'endroit principal pour configurer l'automatisation. Les paramètres définis ici s'appliquent à chaque attestation créée dans la catégorie.

Étape 1 : Ouvrir une catégorie pour la modifier

1. Connectez-vous à CertLister à https://app.certlister.com
2. Cliquez sur Catégories dans la navigation de gauche
3. Trouvez la catégorie que vous souhaitez configurer
4. Cliquez sur l'icône de crayon pour ouvrir le tiroir de la catégorie

Étape 2 : Configurer la section Automatisation

Le tiroir comporte une section Automatisation sous les réglages de design. Elle contient trois interrupteurs et un champ Expiration par défaut (mois) :

Interrupteur 1 : Envoyer un courriel d'émission au destinataire

Ce qu'il fait : Lorsqu'une nouvelle attestation est créée dans cette catégorie et que le titulaire a une adresse courriel, CertLister lui envoie un courriel avec les détails de son attestation.

Le courriel reçu par le titulaire :

• Objet : Votre attestation « [Titre de l'attestation] » est prête
• Contenu : nom du titulaire, titre de l'attestation, date d'émission, lien pour consulter et vérifier l'attestation

Quand l'activer :

• Fournisseurs de formation qui veulent que les titulaires reçoivent leur attestation immédiatement
• Programmes de conformité où la preuve de certification doit être livrée rapidement
• Toute situation où vous voulez éviter de distribuer manuellement les attestations

Quand le laisser désactivé :

• Vous envoyez les attestations par votre propre système ou LMS
• Vous créez des attestations en lot avant que les titulaires ne soient prêts à les recevoir
• Le champ Courriel du titulaire est souvent vide dans cette catégorie

Interrupteur 2 : Envoyer un courriel de rappel d'échéance

Ce qu'il fait : CertLister écrit au titulaire avant l'expiration de son attestation. Le moment des envois — jusqu'à cinq rappels — se règle pour toute l'organisation dans Paramètres → Notifications (par défaut : un rappel 7 jours avant). Voir la partie 4.

Le courriel reçu par le titulaire :

• Objet : Votre attestation « [Titre de l'attestation] » expire dans N jours
• Contenu : nom du titulaire, titre de l'attestation, date d'échéance, lien vers la page de vérification

Quand l'activer :

• Attestations de sécurité ou de conformité où le renouvellement est obligatoire (RCR, salubrité alimentaire, OSHA)
• Permis professionnels qui doivent être renouvelés pour rester valides
• Partout où une attestation expirée a de réelles conséquences pour le titulaire

Quand le laisser désactivé :

• Attestations sans date d'échéance définie (le rappel ne se déclenche que si une date d'échéance existe)
• Vous gérez les rappels de renouvellement par un autre système
• Les titulaires n'ont pas à agir à l'expiration

Interrupteur 3 : Expirer automatiquement après la date d'échéance

Ce qu'il fait : Chaque jour à 2 h UTC, CertLister vérifie toutes les attestations de cette catégorie. Toute attestation dont la Date d'échéance est passée et dont le statut est encore Active passe automatiquement à Expirée.

Cela maintient votre page de vérification exacte sans intervention manuelle. Lorsque quelqu'un vérifie une attestation expirée automatiquement, il voit clairement le statut Expirée plutôt qu'un statut Active erroné.

Quand l'activer :

• Presque toujours — si vous définissez des dates d'échéance, vous voulez très certainement qu'elles soient appliquées automatiquement
• Toute catégorie où les attestations expirées ne doivent pas apparaître comme valides

Quand le laisser désactivé :

• Vous gérez le statut d'expiration manuellement et ne voulez pas de modifications automatiques
• Les attestations de cette catégorie dépassent régulièrement leur date d'échéance nominale (p. ex. délais de grâce gérés en externe)

Disponible sur tous les forfaits. Aucune restriction de forfait.

Étape 3 : Enregistrer

Cliquez sur Mettre à jour (ou Créer une catégorie pour une nouvelle) pour enregistrer les réglages d'automatisation.

Important : Ces paramètres s'appliquent aux attestations créées à partir de ce moment. Les attestations qui existent déjà ne sont pas modifiées rétroactivement, sauf pour l'expiration automatique — la tâche quotidienne traite toutes les attestations de la catégorie, peu importe leur date de création.

Partie 2 : Envoyer des courriels manuellement

Les courriels d'émission automatisés se déclenchent au moment de la création de l'attestation. Mais il arrive qu'on doive envoyer (ou renvoyer) un courriel après coup — par exemple lorsqu'un titulaire a manqué le courriel original, lorsque vous avez créé des attestations en lot avant qu'elles ne soient prêtes à être distribuées, ou lorsque vous voulez envoyer des attestations existantes à de nouvelles adresses courriel.

Envoyer un courriel pour une seule attestation

1. Allez dans Accréditations dans la navigation de gauche
2. Trouvez la ligne de l'attestation dans le tableau
3. Ouvrez le menu ⋯ de la ligne et cliquez sur Envoyer le courriel — il indique Renvoyer le courriel si l'attestation a déjà été envoyée
4. La boîte de dialogue Envoyer les courriels d'émission s'ouvre. Cochez une option de pièce jointe si vous le voulez, puis cliquez sur Envoyer les courriels

Le titulaire reçoit le même courriel que le courriel d'émission automatique.

Note : l'attestation doit avoir un Courriel du bénéficiaire. Si le champ est vide, ajoutez le courriel avec l'icône de crayon d'abord.

Envoyer des courriels en lot

1. Cochez les attestations à envoyer par courriel
2. La barre d'actions apparaît — cliquez sur Envoyer des courriels
3. La boîte de dialogue Envoyer les courriels d'émission indique combien de titulaires recevront le courriel, et combien seront ignorés faute d'adresse courriel
4. Cochez Joindre l'accréditation PDF au courriel ou Joindre le PDF de la carte au courriel si vous voulez joindre les fichiers
5. Cliquez sur Envoyer les courriels

Vous pouvez envoyer jusqu'à 500 attestations à la fois. Les grands lots partent en arrière-plan — vous pouvez quitter la page et suivre la progression dans la barre du haut.

Joindre le PDF de l'attestation au courriel

Chaque courriel contient un lien vers la page de vérification où le titulaire peut consulter et télécharger son PDF — sauf si l'attestation porte une photo du destinataire et que sa catégorie n'a pas activé la publication des photos : la page ne propose alors pas le PDF, et le titulaire l'obtient par la pièce jointe ou dans votre portail destinataire, si vous l'avez activé. Sur tous les forfaits, vous pouvez joindre le PDF directement au courriel.

Comment l'activer :

Dans les boîtes de dialogue d'envoi (attestation unique ou en lot), cochez « Joindre l'accréditation PDF au courriel » avant de confirmer.

Ce qui se passe :

• CertLister récupère le PDF de l'attestation depuis le stockage infonuagique et le joint comme fichier .pdf au courriel sortant
• Le lien de vérification reste inclus dans le corps du courriel — la pièce jointe s'ajoute, sans le remplacer
• Si une attestation sélectionnée n'a pas encore de PDF généré, elle est envoyée sans pièce jointe (le courriel est tout de même livré)

Quand l'utiliser :

• Titulaires qui préfèrent enregistrer le PDF directement depuis leur logiciel de courriel plutôt que le télécharger depuis la page de vérification
• Attestations porteuses d'une photo du destinataire dans une catégorie qui n'a pas activé la publication des photos, dont la page de vérification ne propose pas le PDF
• Organisations qui ont besoin du PDF dans la boîte de réception du titulaire à titre de document officiel
• Situations où les titulaires n'ont pas un accès fiable à l'URL publique de vérification (p. ex. environnements hors ligne)

Quand l'approche par lien seulement est préférable :

• Grands lots — joindre des PDF augmente la taille du courriel et le temps d'envoi
• Lorsque vous voulez que les titulaires accèdent toujours au dossier de vérification canonique en direct (la page de vérification reflète le statut actuel; une pièce jointe PDF est un instantané)
• Lorsque certaines attestations n'ont pas encore de PDF généré

Partie 3 : Paramètres de courriel à la délivrance d'une attestation

La catégorie décide du courriel d'émission. Le panneau indique ce qui se passera et vous laisse modifier seulement le rappel d'échéance.

Courriel d'émission

Lorsque vous choisissez une catégorie dans le tiroir Émettre une accréditation, une ligne sous les destinataires indique ce que fera la catégorie — par exemple : « 1 destinataire recevra un courriel lors de la délivrance. Défini dans les paramètres de cette catégorie. » Il n'y a pas de réglage par attestation pour ce courriel. Pour le modifier, ouvrez la catégorie et activez ou désactivez Envoyer un courriel d'émission au destinataire.

Note : Le courriel d'émission n'est envoyé qu'au moment de la délivrance. Modifier une attestation existante ne l'envoie pas.

Rappel d'échéance

Dès que l'attestation a un courriel de destinataire et une date d'échéance, le panneau affiche la case Envoyer un courriel de rappel d'expiration. Elle est cochée ou non selon le réglage Envoyer un courriel de rappel d'expiration de la catégorie. Modifiez-la pour faire une exception pour cette attestation.

Cas d'usage pour la décocher :

• Le titulaire gère son propre renouvellement et ne veut pas de courriels automatisés
• L'attestation est ponctuelle et ne sera pas renouvelée

Partie 4 : Choisir quand les rappels d'échéance sont envoyés (paramètre de l'organisation)

Le nombre de jours avant l'échéance auquel les rappels partent est un calendrier unique au niveau de l'organisation. Il s'applique à toutes les attestations dans toutes les catégories.

Par défaut : un rappel, 7 jours avant l'échéance

Limites : jusqu'à 5 rappels, chacun de 1 à 365 jours avant l'échéance

Comment le modifier

1. Allez à Paramètres → cliquez sur l'onglet Notifications
2. Trouvez la section Rappels d’expiration aux destinataires
3. Tapez un nombre dans Jours avant l’expiration et cliquez sur Ajouter — répétez pour un maximum de 5 rappels. Retirez une étape avec le × de sa pastille.
4. Cliquez sur Enregistrer le calendrier (Administrateur seulement)

Exemple : Un calendrier de 60 et 7 envoie un courriel aux titulaires 60 jours avant l'expiration de leur attestation, puis de nouveau 7 jours avant.

Partie 5 : Récapitulatif hebdomadaire des échéances pour les administrateurs

En plus des courriels automatisés aux titulaires, CertLister envoie un récapitulatif hebdomadaire aux administrateurs et gestionnaires de l'organisation, indiquant toutes les attestations qui expirent au cours des 30 prochains jours.

Courriel envoyé chaque lundi à 9 h UTC.

Objet : N attestations expirent bientôt — [Votre organisation]

Contenu : Un tableau des attestations expirant dans les 30 prochains jours — numéro de l'attestation, nom du titulaire, titre de l'attestation et date d'échéance.

Activer le récapitulatif hebdomadaire

1. Allez à Paramètres → onglet Notifications
2. Trouvez la bascule Résumé des expirations
3. Activez-la ou désactivez-la — chaque membre de l'équipe contrôle sa propre préférence, et le changement s'enregistre tout de suite

Le récapitulatif hebdomadaire est indépendant des rappels d'échéance par attestation. Les deux peuvent être activés en même temps : les titulaires reçoivent un courriel de rappel individuel, et les administrateurs reçoivent un récapitulatif le lundi.

Quand les tâches automatisées s'exécutent-elles ?

Important pour les rappels d'échéance : Chaque rappel se déclenche le jour qui se trouve exactement ce nombre de jours avant la date d'échéance. Par exemple, avec le calendrier par défaut de 7 jours, une attestation expirant le 10 mars reçoit son rappel le 3 mars (la tâche du matin du 3 mars l'envoie). Chaque étape du calendrier envoie un courriel; une étape dont le jour est déjà passé n'est pas envoyée plus tard.

Scénarios de configuration courants

Scénario 1 : Fournisseur de formation — livraison immédiate

Vous donnez des séances de formation en RCR. Les participants doivent recevoir leur attestation tout de suite.

Paramètres de la catégorie :

• Envoyer le courriel d'émission : Activé
• Envoyer le rappel d'échéance : Activé
• Expirer automatiquement : Activé

Paramètre de l'organisation :

• Rappels d’expiration aux destinataires : 30 et 7 jours (un mois de préavis, puis un dernier rappel)

Scénario 2 : Suivi de la conformité — pas de courriels aux titulaires

Vous gérez les attestations de conformité à l'interne. Les titulaires sont des employés qui ne doivent pas recevoir de courriels individuels.

Paramètres de la catégorie :

• Envoyer le courriel d'émission : Désactivé
• Envoyer le rappel d'échéance : Désactivé
• Expirer automatiquement : Activé

Récapitulatif hebdomadaire des administrateurs : Activé (pour que les RH soient alertés chaque lundi des renouvellements à venir)

Scénario 3 : Exception ponctuelle

Votre catégorie envoie des rappels d'échéance, mais un titulaire gère son propre renouvellement et demande à ne pas les recevoir.

1. Ouvrez Nouvelle accréditation et remplissez les renseignements de cette personne, y compris la date d'échéance
2. Décochez Envoyer un courriel de rappel d'expiration
3. Délivrez l'attestation — elle ne reçoit aucun rappel; les autres de la catégorie en reçoivent toujours

Dépannage

Aucun courriel reçu après la création d'une attestation

Vérifiez dans cet ordre :

1. Forfait — l'envoi de courriels est offert sur tous les forfaits.
2. Paramètre de la catégorie — ouvrez le tiroir de la catégorie. Envoyer un courriel d'émission au destinataire est-il activé ?
3. Courriel du titulaire — ouvrez l'attestation. Le champ Courriel du titulaire est-il rempli et correctement formaté ?
4. Moment — le courriel n'est envoyé qu'au moment de la création. Modifier une attestation existante ne redéclenche pas le courriel. Pour l'envoyer de nouveau, voyez la Partie 2.
5. Dossier de pourriels — demandez au titulaire de vérifier le dossier de pourriels.

Courriel de rappel d'échéance non reçu

Vérifiez dans cet ordre :

1. Forfait — les rappels d'échéance sont offerts sur tous les forfaits.
2. Paramètre de la catégorie — Envoyer le rappel d'échéance est-il activé ?
3. Date d'échéance — l'attestation doit avoir une date d'échéance définie. Ouvrez l'attestation et confirmez.
4. Courriel du titulaire — l'attestation doit avoir un courriel du titulaire.
5. Moment — chaque rappel se déclenche le matin qui se trouve exactement ce nombre de jours avant la date d'échéance. Si ce jour est déjà passé, ce rappel n'est pas envoyé plus tard.
6. Calendrier — allez à Paramètres → Notifications → Rappels d’expiration aux destinataires et confirmez que les jours sont ceux que vous attendez.
7. Choix à la délivrance — la case Envoyer un courriel de rappel d'expiration était-elle décochée lors de la délivrance de l'attestation ?

L'attestation n'expire pas automatiquement

Vérifiez :

1. Expirer automatiquement après la date d'expiration est-il activé pour la catégorie ?
2. L'attestation a-t-elle une date d'échéance ?
3. 2 h UTC est-il passé depuis la date d'échéance ? La tâche s'exécute une fois par jour — une attestation expirée hier sera mise à jour lors de l'exécution de cette nuit.
4. L'attestation a-t-elle déjà été réglée manuellement à Expirée ou Révoquée ? La tâche ne traite que les attestations actives.

Le récapitulatif hebdomadaire n'arrive pas

Vérifiez :

1. Forfait — le récapitulatif est offert sur tous les forfaits.
2. Préférence — allez à Paramètres → Notifications et confirmez que Résumé des expirations est activé pour votre compte.
3. Rôle — seuls les administrateurs et les gestionnaires reçoivent le récapitulatif. Le rôle Utilisateur ne le reçoit pas.
4. Aucune attestation à échéance — le récapitulatif n'est envoyé que s'il y a des attestations qui expirent dans les 30 prochains jours. Si rien n'expire, aucun courriel n'est envoyé cette semaine-là.
5. Moment — le récapitulatif est envoyé chaque lundi à 9 h UTC.

Questions fréquentes

Q : Puis-je envoyer des courriels d'émission à des titulaires qui n'ont pas d'adresse courriel au dossier ?

R : Non. Une adresse courriel doit être enregistrée sur l'attestation. Si le champ Courriel du titulaire est vide, aucun courriel n'est envoyé, même si la catégorie a le courriel d'émission activé.

Q : Combien de courriels de rappel d'échéance un titulaire recevra-t-il ?

R : Un par étape de votre calendrier de rappels — par défaut un seul, 7 jours avant l'échéance. Ajoutez jusqu'à 5 étapes sous Paramètres → Notifications → Rappels d’expiration aux destinataires (par exemple 30 et 7 jours). Le calendrier s'applique à toutes les attestations.

Q : Que se passe-t-il si je modifie le calendrier de rappels en cours de cycle ?

R : Le nouveau calendrier s'applique à partir de la prochaine exécution quotidienne. Les rappels déjà envoyés ne sont pas renvoyés. Les rappels qui n'ont pas encore été envoyés suivent le nouveau calendrier.

Q : L'expiration automatique touche-t-elle la page de vérification publique ?

R : Oui. Lorsque l'expiration automatique fait passer une attestation à Expirée, la page de vérification l'affiche immédiatement comme Expirée — et non Active. C'est le comportement voulu : la page de vérification reflète le statut réel.

Q : Puis-je annuler une expiration automatique ?

R : Oui. Ouvrez l'attestation, remettez le champ Statut à Active et enregistrez. Si la date d'échéance est toujours passée et que l'expiration automatique est toujours activée pour la catégorie, la tâche quotidienne la fera repasser à Expirée la nuit suivante. Pour l'éviter : prolongez la date d'échéance, désactivez l'expiration automatique pour la catégorie ou videz la date d'échéance de l'attestation.

Q : Les envois de courriels sont-ils consignés quelque part ?

R : Oui. Le suivi de livraison des courriels est offert sur tous les forfaits sous Rapports → Livraison des courriels. Vous y voyez le statut de livraison, les rebonds et un historique complet des courriels par attestation.