Ajouter la photo du destinataire à une attestation

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Aperçu

Une attestation peut porter une photo de la personne à qui elle a été émise. C'est ce qui transforme une attestation imprimée en document permettant de reconnaître quelqu'un : un laissez-passer de chantier, une carte de permis, une carte d'identification portée au cou.

Cela se fait en deux étapes, et seule la première relève du design :

1. Placez le cadre photo une fois, dans le design utilisé par l'attestation.
2. Ajoutez la photo de chaque personne au moment de l'émission, dans le tiroir Émettre une accréditation.

La photo est ensuite dessinée dans le cadre chaque fois que le PDF ou la carte de portefeuille de cette attestation est généré. Les photos s'ajoutent au reste du logiciel de suivi et de vérification des certifications.

Les photos des destinataires font partie des forfaits Basic et Pro. Concevoir avec le cadre n'est pas restreint : vous pouvez le placer et enregistrer le design sur un compte gratuit, et la proposition de mise à niveau n'apparaît qu'au moment où vous essayez d'ajouter une vraie photo.

Étape 1 : placez le cadre photo dans votre design

1. Cliquez sur Studio de conception dans la navigation de gauche, ou ouvrez un design enregistré
2. Choisissez la toile que vous concevez : Accréditation ou Carte portefeuille
3. Ouvrez le panneau Attributs dans la barre d'outils de gauche
4. Sous Photo du destinataire, cliquez sur la vignette ou faites-la glisser sur la toile
5. Déplacez et redimensionnez le cadre où vous le souhaitez, puis enregistrez le design

Quelques points à savoir :

• Le cadre commence en portrait, trois unités de large pour quatre de haut, et il ne peut pas pivoter. Redimensionnez-le à la forme voulue : chaque photo est mise à l'échelle et rognée pour remplir le cadre, donc rien n'est déformé.
• Un seul cadre suffit. Le cadre est un emplacement, pas une image : il reçoit la photo de l'attestation en cours de génération.
• Il n'y a pas de cadre photo sur la toile Badge. Les badges sont carrés et générés en petit format ; le cadre n'est proposé que sur les toiles Accréditation et Carte portefeuille.
• Une attestation sans photo n'imprime rien à cet endroit. Le cadre est un repère dans le studio, pas un élément dessiné sur le fichier : un design comportant un cadre produit donc une attestation propre pour les personnes qui n'ont pas de photo.

Étape 2 : ajoutez la photo au moment de l'émission

1. Cliquez sur Accréditations dans la navigation de gauche, puis sur Nouvelle accréditation
2. Remplissez les informations du destinataire comme d'habitude
3. Sous les champs du destinataire, cliquez sur Ajouter une photo et choisissez un fichier
4. La photo est téléversée immédiatement et une vignette apparaît à sa place
5. Émettez l'attestation

Chaque ligne de destinataire du panneau possède son propre emplacement photo : un lot de dix personnes peut donc recevoir dix photos différentes en une seule passe.

Quelques points à savoir :

• JPEG ou PNG, 5 Mo maximum. Tout fichier plus lourd, ou d'un autre type, est refusé avec un message qui le dit. Nous réencodons chaque photo acceptée et supprimons ses métadonnées, y compris la position GPS enregistrée par l'appareil.
• Attendez la fin du téléversement. L'émission est bloquée tant que toutes les photos du formulaire ne sont pas téléversées — une seconde ou deux sur une connexion normale.
• Un brouillon ne conserve pas la photo. Enregistrez un destinataire comme brouillon et ses informations sont conservées, mais pas sa photo. Ajoutez-la à nouveau au moment où vous émettez.
• Sur un compte gratuit, le bouton est verrouillé, et un clic propose la mise à niveau.

Remplacer ou retirer une photo

Ouvrez les actions de la ligne de l'attestation et choisissez Modifier. La photo apparaît sous les champs du destinataire, avec deux commandes :

• Remplacer la photo — choisissez un nouveau fichier. L'ancien est supprimé. Enregistrez la modification : le PDF et la carte de portefeuille de l'attestation portent alors la mention Détails modifiés dans le tableau. Cette pastille signifie que le fichier enregistré a été créé avant cette modification et montre donc encore l'ancienne photo. Régénérez le PDF et la carte de portefeuille pour les mettre à jour.
• Retirer la photo — l'attestation garde tout le reste et se retrouve sans photo.

Retirer la photo retire aussi le PDF de l'attestation et la carte de portefeuille que CertLister a générés à partir de votre design. Le visage est dessiné dans ces fichiers : ils partent donc avec lui à l'enregistrement. Régénérez-les et vous en obtenez de nouveaux, sans la photo. Un PDF que vous avez téléversé vous-même est conservé : c'est votre propre fichier, donc s'il montre la photo de la personne, remplacez-le ou supprimez-le vous-même.

Retirer une photo n'est jamais bloqué par votre forfait. Si une organisation passe à un forfait sans photos, les photos existantes restent sur les attestations qui en ont et le bouton Retirer la photo continue de fonctionner : la seule commande qui retire le visage d'une personne d'un fichier ne doit jamais être payante.

Pourquoi la page de vérification ne propose plus le fichier — sauf si vous activez la publication

La photo est dessinée dans le PDF et dans la carte de portefeuille. Publier ces fichiers reviendrait à publier le visage : par défaut, une attestation porteuse d'une photo ne confie donc pas ses fichiers à la page de vérification publique. Un administrateur ou un gestionnaire peut lever cette restriction pour toute une catégorie : voir Publier les photos d'une catégorie ci-dessous.

Par défaut, la page continue de faire son travail sans distribuer le fichier. Toute personne qui consulte l'attestation voit le dossier de l'attestation et peut confirmer qu'elle est authentique. Ce qu'elle n'obtient pas, c'est un bouton Télécharger le titre ou Télécharger la carte, ni un aperçu de l'un ou de l'autre. Une attestation sans photo n'est pas concernée et se comporte exactement comme avant.

Qui peut ouvrir le fichier tant que la catégorie ne publie pas les photos :

• Votre équipe. Les membres connectés de votre organisation ouvrent le PDF et la carte de portefeuille dans l'application comme d'habitude, depuis le tableau des accréditations ou depuis le tiroir de l'attestation.
• Le destinataire. Il reçoit le PDF là où vous le joignez au courriel d'émission, ou là où il se connecte à votre portail des destinataires, si vous l'avez activé. Ces deux réglages vous appartiennent : choisissez la voie que vous voulez avant d'émettre.

Publier les photos d'une catégorie

Un administrateur ou un gestionnaire peut activer Afficher les photos des destinataires sur la page de vérification pour une catégorie, dans les réglages de cette catégorie. L'activer change ce que la page publique propose pour toutes les attestations de cette catégorie — les anciennes comme les nouvelles :

• La photo apparaît sur la page, à côté du nom du destinataire.
• Les boutons Télécharger le titre et Télécharger la carte apparaissent : quiconque trouve l'attestation sur votre page de vérification peut obtenir les deux fichiers.
• La page trouve une attestation par son numéro ou par une recherche de nom : quiconque saisit trois lettres ou plus d'un nom voit jusqu'à 25 attestations correspondantes, avec la photo de chacune de celles d'une catégorie publiée. Aucun numéro d'attestation n'est nécessaire.

Ce qui ne change pas. L'aperçu ne montre jamais de photo, sur aucun forfait, que la catégorie publie ou non les photos — voir Où va la photo, et où elle ne va pas ci-dessous. La photo elle-même reste distribuée par un lien signé de courte durée en coulisses, jamais comme un fichier public permanent ; le réglage décide à qui ce lien est remis, pas si le compartiment de stockage devient public.

Avant d'activer ce réglage : assurez-vous que les personnes de cette catégorie ont accepté que leur photo soit publique, et consultez Deux choses à faire avant de publier ci-dessous pour ce que montre la recherche par nom et la pratique de renouvellement qui va avec. Vous pouvez désactiver le réglage à tout moment : la page publique revient au comportement par défaut pour les attestations de cette catégorie immédiatement, même si quiconque a déjà téléchargé un fichier en garde sa copie.

Où va la photo, et où elle ne va pas

La photo est stockée de manière privée. Elle est toujours distribuée par un lien de courte durée, jamais comme un fichier public permanent — par défaut, uniquement aux membres connectés de votre organisation, et aussi à la page de vérification publique une fois que vous publiez les photos de cette catégorie.

Elle disparaît avec l'attestation. Supprimer une attestation, ou la remettre en brouillon, supprime sa photo en même temps que le PDF, la carte de portefeuille et le badge. Supprimer votre organisation les supprime toutes.

Pour nous, la photo d'un destinataire est une image ordinaire. Nous n'effectuons aucune reconnaissance faciale et n'en tirons aucune donnée biométrique. Notre Politique de confidentialité et notre Addenda relatif au traitement des données le disent dans les termes que le service juridique d'un client demandera.

Deux choses à faire avant de publier

Si vous activez la publication des photos pour une catégorie, deux habitudes évitent que cela ne devienne une exposition plus large que prévu :

• Considérez que toute la catégorie peut être trouvée par nom. La recherche de votre page de vérification accepte trois lettres ou plus d'un nom de destinataire : quelqu'un qui saisit un fragment courant comme « son » voit les photos de jusqu'à 25 personnes à la fois. Des numéros d'attestation aléatoires n'y changent rien. Ne publiez qu'une catégorie dont toutes les personnes ont accepté que leur photo soit publique.
• Remplacez la photo à chaque renouvellement, ne la reportez pas. Renouveler une attestation reporte le fichier photo de l'attestation précédente sur la nouvelle : la date d'émission de la nouvelle attestation n'indique donc pas l'âge réel de cette photo. Si l'apparence de la personne a changé, ou si la photo d'origine n'est plus celle que vous voulez rendre publique, remplacez-la au moment du renouvellement.

FAQ

Q : Une attestation peut-elle contenir plus d'une photo ?

R : Non — une photo par attestation, celle du destinataire. Si votre design comporte deux cadres, les deux montrent la même photo.

Q : J'ai placé le cadre mais la photo n'est pas sur le PDF. Pourquoi ?

R : Deux raisons probables. Soit l'attestation n'a pas de photo — vérifiez sa ligne dans le tableau des attestations — soit le PDF a été généré avant l'ajout de la photo, auquel cas la ligne affiche la pastille Détails modifiés et une régénération règle le problème.

Q : La photo apparaît-elle aussi sur la carte de portefeuille ?

R : Oui, si vous placez un cadre sur la toile Carte portefeuille. Les deux toiles ont des designs distincts : un cadre sur l'attestation n'en place pas un sur la carte.

Q : Pourquoi la page de vérification ne propose-t-elle aucun téléchargement du PDF pour certaines attestations ?

R : Parce que ces attestations portent une photo du destinataire, et que cette photo est dessinée dans le PDF et dans la carte de portefeuille. Par défaut, les deux fichiers sont pour cette raison tenus à l'écart de la page publique, sauf si un administrateur ou un gestionnaire a activé la publication des photos pour la catégorie de cette attestation. Voir Pourquoi la page de vérification ne propose plus le fichier — sauf si vous activez la publication ci-dessus pour savoir où votre équipe et le destinataire peuvent les ouvrir dans tous les cas.

Q : Les destinataires peuvent-ils voir ou modifier leur propre photo ?

R : Ils ne peuvent ni en téléverser ni en changer — ajouter, remplacer et retirer les photos est une tâche d'administrateur ou de gestionnaire au sein de votre organisation. Ils voient leur photo là où elle est dessinée : sur le PDF d'attestation partout où vous leur avez donné ce fichier (en pièce jointe du courriel d'émission, ou dans votre portail des destinataires si vous l'avez activé), et aussi sur la page de vérification publique si votre organisation a activé la publication des photos pour cette catégorie.

Q : J'ai un compte gratuit. Puis-je quand même construire un design avec un cadre photo ?

R : Oui. Placez le cadre, positionnez-le et enregistrez le design comme d'habitude. La proposition de mise à niveau n'apparaît qu'au moment où vous essayez de joindre une vraie photo à une attestation.

Q : Qu'advient-il de la photo lors du renouvellement d'une attestation ?

R : L'attestation de remplacement reçoit sa propre copie de la photo : supprimer l'une n'affecte donc pas l'autre.

Q : Quels formats de fichier fonctionnent ?

R : JPEG et PNG, 5 Mo maximum par fichier. Nous convertissons ce que vous envoyez dans un format unique et cohérent et supprimons ses métadonnées, pour qu'une photo prise au téléphone n'apporte pas sa position sur votre attestation.