Categorías: organice credenciales y configure ajustes

Tiempo de lectura: 10 minutos

Descripción general

Las categorías son la columna vertebral organizativa de CertLister. Cada credencial pertenece a una categoría, y la categoría es donde configura casi todo sobre el comportamiento de esas credenciales:

• Título de credencial predeterminado — prellena el campo de título al crear nuevas credenciales
• Automatización — si se envían correos al emitir, si las credenciales vencen automáticamente y en cuánto tiempo
• Diseño predeterminado — vincule un diseño del Estudio de diseño para generar PDF automáticamente al emitir
• Numeración de credenciales — prefijo personalizado por categoría (Pro)
• Campos de datos personalizados — capture información adicional en cada credencial (Pro)
• Página de verificación — elija qué campos aparecen y en qué orden en la tarjeta pública de verificación (Pro)
• Notas internas — notas privadas visibles solo para su equipo
• Operaciones masivas — genere PDF, envíe correos o gestione varias categorías a la vez

Piense en una categoría como una plantilla para una clase de credenciales. "Capacitación en seguridad 2024", "Primeros auxilios nivel 2" y "Incorporación de empleados" serían categorías separadas, cada una con su propia configuración.

Disponibilidad por plan

Crear una categoría

1. Haga clic en Categorías en la navegación izquierda
2. Haga clic en + Agregar categoría (arriba a la derecha)
3. El panel de categoría se desliza desde la derecha — complete el nombre y los ajustes que quiera configurar ahora
4. Haga clic en Guardar

Nota: los nombres de categoría deben ser únicos dentro de su organización. CertLister detecta nombres similares mientras escribe y muestra una advertencia — revísela antes de guardar para evitar duplicados (vea Advertencia de nombre duplicado).

Atajo Crear y emitir

En el pie del panel de creación hay un segundo botón (icono de rayo): Crear y emitir. Guarda la nueva categoría y abre de inmediato el panel de Emisión rápida, prellenado con ella. Úselo cuando quiera definir una categoría y emitir la primera credencial en un solo flujo sin volver a la tabla.

Configuración de la categoría

Todos los ajustes son accesibles desde el icono de editar (lápiz) en cualquier fila de categoría, que abre el panel. Los ajustes se agrupan en estas secciones:

• Información básica (siempre visible)
• Diseño predeterminado (visible cuando su organización tiene al menos un diseño)
• Título de credencial predeterminado (siempre visible)
• Acordeones: Automatización, Campos personalizados (Pro), Página de verificación (Pro), Numeración de credenciales (Pro), Criterios de Open Badge (si OB3 está habilitado), Notas internas

Haga clic en el encabezado de un acordeón para expandirlo.

Información básica

Diseño predeterminado y PDF automático

Si su organización tiene al menos un diseño guardado en el Estudio de diseño, esta sección aparece entre Descripción y Título predeterminado.

Diseño predeterminado — seleccione qué diseño del Estudio de diseño usar para las credenciales de esta categoría. El desplegable lista todos los diseños guardados, con (predeterminado) junto al diseño predeterminado de su organización. Seleccione Ninguno (usar el predeterminado de la organización) para usar el predeterminado general.

Cuando haga clic en Generar PDF para esta categoría, el diseño seleccionado queda preelegido automáticamente en el generador masivo.

Generar PDF automáticamente al emitir — un conmutador debajo del selector de diseño. Cuando está activo, se genera un PDF en segundo plano para cada credencial inmediatamente después de emitirse (con el diseño vinculado). La credencial se crea y la pantalla de éxito aparece de inmediato; la generación del PDF se completa silenciosamente en segundo plano.

Requiere un diseño de lienzo (Estudio de diseño v3). Los diseños SVG heredados no admiten la generación automática. El conmutador está deshabilitado si no hay diseño seleccionado.

Título de credencial predeterminado

El título predeterminado prellena el campo Título de la credencial cada vez que crea una nueva credencial en esta categoría. Ahorra tiempo y asegura consistencia de nombres entre credenciales del mismo programa.

Ejemplo: si su categoría es "Primeros auxilios nivel 2", establecer el título predeterminado en "Certificado de logro — Primeros auxilios nivel 2" hace que cada credencial de esa categoría comience con ese título ya completado. Aún puede modificarlo por credencial.

Títulos predefinidos

El campo Título predeterminado incluye un selector de títulos predefinidos. Haga clic en el icono junto al campo para elegir entre:

• Predefinidos del sistema — frases estándar como "Certificado de finalización", "Certificado de logro", "Certificado de asistencia", "Certificado de participación", "Certificado de excelencia"
• Sus predefinidos personalizados — títulos que ha guardado para reutilizar en toda su organización

Para guardar un predefinido personalizado: escriba un título en el campo → clic en Guardar como predefinido → ingrese una etiqueta → guarde. Su predefinido queda disponible en el selector para todas las categorías.

Para eliminar un predefinido personalizado: abra el selector → clic en el icono de papelera junto al nombre.

Los predefinidos personalizados se almacenan a nivel de organización y están disponibles para todos los administradores y gerentes.

Automatización

Tres interruptores controlan cómo CertLister maneja automáticamente las credenciales de esta categoría. Son los valores predeterminados para nuevas credenciales — siempre puede cambiarlos por credencial al emitir.

Enviar correo de emisión

Cuando está activo, CertLister envía a cada destinatario su credencial en cuanto se crea, siempre que la credencial tenga guardado un correo de destinatario.

Requiere: Basic o Pro. Consulte Automatización de credenciales para el detalle completo del comportamiento de correos, las anulaciones y la solución de problemas.

Enviar recordatorio de vencimiento

Cuando está activo, CertLister envía un correo a cada destinatario un número determinado de días antes del vencimiento de su credencial. El tiempo de anticipación se configura a nivel de organización en Configuración → Notificaciones (predeterminado: 7 días).

Requiere: Basic o Pro.

Vencimiento automático tras la fecha de vencimiento

Cuando está activo, el trabajo diario (corre a las 2 AM UTC) cambia automáticamente a Vencida cualquier credencial Activa de esta categoría cuya fecha de vencimiento haya pasado.

Disponible en todos los planes.

Meses de vencimiento predeterminados

Un campo numérico opcional (1–240 meses) al final del acordeón de Automatización.

Cuando se selecciona una categoría con este valor en el panel de emisión, el campo de fecha de vencimiento se abre automáticamente prellenado con hoy + el número de meses configurado. Aún puede ajustar la fecha antes de guardar. Déjelo en blanco para credenciales que no vencen o cuya duración varía.

Ejemplo: configure 24 para una categoría de RCP — cada vez que emita una credencial de RCP y seleccione esta categoría, la fecha de vencimiento ya estará calculada.

Consulte Automatización de credenciales para ejemplos de escenarios y los pasos completos de solución de problemas.

Compartir en LinkedIn

El botón de compartir en LinkedIn aparece en la página pública de verificación de las credenciales de esta categoría. Cuando está activo, los destinatarios pueden hacer clic para agregar la credencial a su perfil de LinkedIn.

Este ajuste está activo por defecto en todas las categorías. Desactívelo para credenciales internas o confidenciales donde compartir públicamente no sea apropiado.

URL de referencia

Agregue una URL de referencia para enlazar a verificadores y destinatarios con más información sobre el programa — por ejemplo una página de inscripción al curso, los requisitos del programa, un portal de renovación o un estándar regulatorio.

Cuando está configurada, aparece un botón en la barra inferior de la tarjeta pública de verificación junto a LinkedIn, el código QR y copiar enlace — para cada credencial de esta categoría.

Campos:

Conmutador de mostrar en la página de verificación — disponible en el acordeón de Página de verificación. Permite ocultar temporalmente el botón de la URL (p. ej., mientras la inscripción está cerrada o el enlace está en mantenimiento) sin perder la URL guardada.

La URL de referencia está disponible en todos los planes sin costo adicional.

Atributos personalizados (Pro)

Función del plan Pro

Los atributos personalizados permiten definir campos de datos adicionales que aparecen en cada credencial de la categoría. Ejemplos comunes: "Calificación", "Instructor", "Ubicación", "Número de lote", "Centro de capacitación".

Los atributos personalizados se gestionan desde el acordeón de Campos personalizados dentro del panel de categoría. Consulte Atributos de credencial personalizados para una guía completa sobre definir campos, ingresar valores, usar tokens en el Estudio de diseño y mostrarlos en la página de verificación.

Datos rápidos:

• Hasta 5 campos personalizados por categoría
• Las claves de campo son alfanuméricas en minúsculas + guiones bajos (p. ej., score, instructor_name)
• Los valores se ingresan por credencial en el formulario
• Los campos aparecen en el Estudio de diseño mediante tokens {{custom.key}}
• Usted controla si cada campo es visible en la tarjeta pública de verificación

Campos de la página de verificación (Pro)

Función del plan Pro

El acordeón de Página de verificación permite personalizar qué campos aparecen en la tarjeta pública de verificación para las credenciales de esta categoría, y en qué orden.

Campos fijos (siempre visibles, posición no modificable):

• Nombre del destinatario
• Título de la credencial
• Nombre de la organización emisora

Campos reordenables (arrastre para reordenar, alterne la visibilidad):

• Nombre de la categoría
• Descripción
• Estado
• Fecha de vencimiento
• Botón de descargar PDF
• Botón de compartir en LinkedIn

Los atributos personalizados siempre se muestran al final si están habilitados.

El valor predeterminado es mostrar todos los campos. Desactive los que no sean relevantes para una categoría — por ejemplo, desactive la fecha de vencimiento para credenciales vitalicias que nunca vencen.

Consejo: estos ajustes solo afectan la vista de detalle una vez verificada una credencial. La búsqueda y la presentación de resultados del portal de verificación se configuran en Configuración del portal.

Notas internas

Un campo de texto libre (máx. 1,000 caracteres) para notas privadas sobre la categoría — detalles del programa, recordatorios administrativos, información de contacto, etc.

Las notas internas nunca se muestran en la página pública de verificación ni en ninguna vista del destinatario. Solo son visibles para los administradores y gerentes de su organización.

Operaciones masivas

Enviar correos a toda una categoría

Para enviar correos a todos los destinatarios de una categoría a la vez:

1. En la página de Categorías, busque la fila de la categoría
2. Haga clic en el menú ··· → Enviar correos
3. El diálogo muestra cuántos destinatarios recibirán el correo
4. Elija si enviar solo a destinatarios que aún no han recibido correo (recomendado) o a todos
5. En Pro, marque "Adjuntar credencial PDF al correo" para incluir el PDF como adjunto
6. Haga clic en Enviar

CertLister envía hasta 10 correos cada 6 segundos. Los lotes grandes toman unos minutos.

Requiere: plan Basic o Pro. El adjunto PDF requiere Pro.

Generar PDF para una categoría

Para generar (o regenerar) los PDF de todas las credenciales de una categoría:

1. Haga clic en el menú ··· de la fila → Generar PDF
2. Esto lo lleva a la página del Generador masivo prefiltrada a esa categoría
3. Si la categoría tiene un diseño predeterminado, queda preseleccionado
4. Seleccione qué credenciales generar y confirme

Requiere: plan Basic o Pro. Consulte Genere los PDF de sus credenciales para el flujo completo.

Edición masiva de automatización

Para actualizar la configuración de automatización de varias categorías a la vez:

1. Seleccione las categorías con las casillas de fila
2. En la barra de acciones masivas, haga clic en Editar automatización
3. El diálogo muestra tres conmutadores — configure cada uno en activo, inactivo o sin cambios
4. Haga clic en Aplicar

Útil al configurar una organización nueva cuando quiere automatización consistente en todas las categorías.

Fusionar categorías

La fusión mueve todas las credenciales de una o más categorías de origen a una sola categoría de destino, y luego elimina las de origen.

1. Seleccione las categorías a fusionar (casillas)
2. Barra de acciones masivas → Fusionar
3. Elija la categoría de destino
4. Revise el conteo de credenciales que se moverán
5. Haga clic en Fusionar

Advertencia: es irreversible. Las categorías de origen se eliminan tras mover sus credenciales. Asegúrese de que la categoría de destino tenga la automatización y configuración correctas antes de fusionar.

Eliminación masiva

Para eliminar varias categorías:

1. Seleccione las categorías con las casillas de fila
2. Barra de acciones masivas → Eliminar
3. Elija qué hacer con las credenciales de esas categorías:
   • Reasignar a otra categoría — seleccione una categoría de destino
   • Eliminar también las credenciales — permanente
4. Revise los conteos y confirme

Advertencia: si elige eliminar las credenciales, no se puede deshacer. Reasignar es la opción más segura.

Importación y exportación CSV

Importar categorías desde CSV

1. Haga clic en el botón Importar (parte superior de la página de Categorías)
2. Descargue el CSV de plantilla para el formato correcto de columnas
3. Complete sus categorías y cargue el archivo
4. CertLister valida el archivo y muestra una vista previa:
   • Crear — se creará una categoría nueva
   • Actualizar — la categoría existente (coincidencia por nombre) se actualizará
   • Sin cambios — no se detectaron diferencias
   • Error — la fila tiene un problema de validación (mostrado en línea)
5. Revise la vista previa y haga clic en Importar para continuar

Columnas del CSV: name (requerida), description, default_title, cert_prefix, send_email_on_issue, send_expiry_reminder, auto_expire

Nota: los esquemas de atributos personalizados, el diseño predeterminado y la configuración de la página de verificación no pueden establecerse por CSV. Configúrelos desde el panel de categoría después de importar.

Exportar categorías a CSV

1. Para exportar todas las categorías: haga clic en Exportar (parte superior de la página)
2. Para exportar solo las seleccionadas: marque las filas → barra de acciones masivas → Exportar

La exportación CSV incluye todos los campos estándar más una representación JSON del esquema de atributos personalizados.

Emisión rápida

El atajo de Emisión rápida permite crear una credencial individual en una categoría sin salir de la página de Categorías.

1. Haga clic en el menú ··· de una fila → Emisión rápida
2. Un panel se desliza desde la derecha con un formulario de credencial reducido
3. Complete los datos del destinatario y haga clic en Emitir credencial

Útil para credenciales puntuales cuando sabe exactamente a qué categoría pertenecen.

Solución de problemas

"No se puede eliminar una categoría con credenciales asociadas"

Una categoría no puede eliminarse mientras contiene credenciales. Tiene dos opciones:

• Mueva primero las credenciales: vaya a Credenciales, filtre por esta categoría, seleccione todas y use Mover a categoría en la barra de acciones masivas
• Use la eliminación masiva: en la página de Categorías, seleccione la categoría → Eliminar → elija reasignar o eliminar las credenciales en el diálogo

Límite de categorías alcanzado

Si ve un error sobre el límite de categorías:

• Plan gratuito: máximo 3 categorías. Actualice a Basic para hasta 20.
• Plan Basic: máximo 20 categorías. Actualice a Pro para ilimitadas.

Vaya a Configuración → Plan y facturación para actualizar.

Advertencia de nombre de categoría duplicado

CertLister comprueba nombres duplicados y casi duplicados mientras escribe en el panel. Una etiqueta de advertencia aparece en la fila de categorías con nombres iguales o muy similares.

• Coincidencia exacta (sin distinguir mayúsculas): "Ya existe una categoría llamada X"
• Casi coincidencia (p. ej., "Primeros auxilios nivel 2" vs "Primeros auxilios niv 2"): "Similar a la categoría existente X"

La advertencia no bloquea el guardado — es informativa. Si la ve en una fila existente, use Fusionar para consolidar los duplicados.

El cert_prefix no se guarda

El prefijo de credencial por categoría requiere el plan Pro. En Gratuito o Basic, el campo es visible pero guardar un valor devuelve una invitación a actualizar. Déjelo en blanco (usa el prefijo de la organización) o actualice a Pro.

La generación automática de PDF no se activa

• Confirme que la categoría tiene un diseño predeterminado seleccionado (el conmutador está deshabilitado sin uno)
• El diseño debe ser un diseño de lienzo (Estudio de diseño v3) — las plantillas SVG heredadas no son compatibles
• La generación del PDF corre en segundo plano tras emitir la credencial; revise la vista de detalle después de unos segundos

Preguntas frecuentes

P: ¿La configuración de la categoría aplica a credenciales existentes o solo a las nuevas?

R: Los valores de automatización (correo de emisión, recordatorio de vencimiento, meses predeterminados) aplican a las credenciales nuevas de ahí en adelante. El trabajo diario de vencimiento automático procesa todas las credenciales de la categoría sin importar cuándo se crearon. Los cambios en la configuración de la página de verificación y el esquema de atributos surten efecto de inmediato.

P: ¿Puedo mover una credencial de una categoría a otra?

R: Sí. Abra la credencial → clic en Editar → cambie el campo Categoría → guarde. También puede mover varias credenciales a la vez desde la página de Credenciales con la barra de acciones masivas.

P: ¿Qué pasa con la página de verificación cuando cambio su configuración?

R: Los cambios surten efecto de inmediato. La próxima vez que alguien visite la URL de verificación de la credencial, verá la configuración actualizada.

P: ¿Puedo tener numeración de credenciales distinta por categoría?

R: Sí, en Pro. Configure un prefijo de credencial en cada categoría para dar a cada programa su propio prefijo. La secuencia y el relleno de la numeración siguen siendo ajustes de organización en Configuración → Personalización.

P: ¿Cuántos campos de atributos personalizados puede tener una categoría?

R: Hasta 5 campos personalizados por categoría. El límite es por categoría, no por organización — cada categoría puede tener su propio conjunto de hasta 5 campos. Consulte Atributos de credencial personalizados para todos los detalles.

P: Si elimino un campo de atributo personalizado del esquema, ¿qué pasa con los datos existentes?

R: El campo se elimina del esquema y ya no aparece en el formulario ni en la página de verificación. Sin embargo, los valores almacenados en las credenciales existentes no se eliminan de inmediato — permanecen en la base de datos pero dejan de ser visibles. Si vuelve a agregar la misma clave de campo, los valores reaparecen.

P: ¿Puedo renombrar una categoría?

R: Sí. Haga clic en el icono de editar → actualice el campo Nombre → guarde.

P: ¿Qué es el botón de compartir en LinkedIn y cómo lo controlo?

R: El botón de LinkedIn aparece en la página pública de verificación, permitiendo a los destinatarios agregar la credencial a su perfil de LinkedIn. Está habilitado por defecto. Para desactivarlo en una categoría, abra el panel → desactive Compartir en LinkedIn → guarde. Solo afecta a las credenciales de esa categoría.

P: ¿Puedo enviar correos a destinatarios de una categoría aunque el correo de emisión de la categoría esté desactivado?

R: Sí. La acción masiva de Enviar correos (vía el menú ··· de la fila) envía correos sin importar el ajuste de correo de emisión. El ajuste de automatización solo controla si los correos se envían automáticamente al crear la credencial. El envío masivo siempre es una acción manual y bajo demanda.

P: ¿Qué hace "Crear y emitir" a diferencia de "Guardar"?

R: Ambos guardan la nueva categoría. Crear y emitir además abre el panel de Emisión rápida inmediatamente después de guardar, prellenado con la nueva categoría — para emitir la primera credencial sin volver a la tabla.

P: ¿Las notas internas son visibles para los destinatarios?

R: No. Las notas internas son privadas de su organización y nunca se muestran en la página pública de verificación, en correos ni en los PDF de credencial.

P: ¿Qué es la URL de referencia y dónde aparece?

R: La URL de referencia es un enlace opcional que puede adjuntar a una categoría — por ejemplo una página del curso, los requisitos del programa o un portal de renovación. Cuando está configurada, aparece como botón en la barra inferior de la tarjeta pública de verificación junto a los botones de LinkedIn, código QR y copiar enlace. Se muestra para cada credencial de esa categoría. Puede personalizar la etiqueta del botón (p. ej., "Ver curso") y activarlo o desactivarlo sin perder la URL guardada.