Automatizaciones de flujo de trabajo

Tiempo de lectura: 8 minutos

Plan requerido: Basic o Pro

Las automatizaciones de flujo de trabajo le permiten definir reglas que corren automáticamente en respuesta a eventos en CertLister. Cada automatización sigue un patrón simple: cuando algo sucede, si se cumplen condiciones opcionales, entonces se ejecuta una secuencia de acciones.

Ejemplos de lo que puede automatizar:

• Generar un PDF y enviarlo por correo al destinatario en el momento en que se emite una credencial
• Enviar un recordatorio de vencimiento a los destinatarios 30 días antes de que su credencial caduque
• Notificar a su equipo administrador cada vez que un destinatario envía una solicitud por el portal
• Activar un webhook hacia su LMS cuando una credencial se revoca

Disponibilidad por plan

Cómo funcionan las automatizaciones

Una automatización tiene tres partes:

1. Activador — el evento que inicia la automatización (p. ej., "se emite una credencial")
2. Condiciones (opcionales) — filtros que deben cumplirse todos antes de ejecutar las acciones (p. ej., "solo si la categoría es Capacitación en seguridad")
3. Acciones — los pasos a ejecutar en orden (p. ej., generar PDF, esperar 2 minutos, enviar correo)

Si alguna condición falla, la automatización se registra como omitida y no corre ninguna acción. Si una acción falla, el error se registra pero la ejecución continúa con la siguiente acción — una generación de PDF fallida no impide que el correo se envíe.

Primeros pasos

Paso 1: vaya a Automatizaciones

Haga clic en Automatizaciones (icono de rayo) en la barra lateral izquierda.

Paso 2: elija una plantilla o comience desde cero

Si aún no tiene automatizaciones, la galería de plantillas se muestra automáticamente. Las plantillas son puntos de partida preconfigurados para los escenarios más comunes — seleccione una para abrirla en el editor ya completada.

Para comenzar desde cero, haga clic en Nueva automatización arriba a la derecha.

Paso 3: construya su automatización

El editor tiene cuatro secciones:

1. Nombre — dele a la automatización un nombre descriptivo (p. ej., "Correo de emisión — Capacitación en seguridad")
2. Activador — elija qué evento dispara la automatización
3. Condiciones (opcionales) — agregue filtros para acotar a qué credenciales aplica
4. Acciones — agregue los pasos a ejecutar, en orden

Paso 4: guarde y habilite

Haga clic en Guardar. La automatización queda habilitada por defecto. Puede activarla o desactivarla en cualquier momento desde la lista — el conmutador está en el lado derecho de cada tarjeta de automatización.

Activadores

Credencial emitida

Se dispara cada vez que se crea una credencial nueva — ya sea emitida individualmente o por importación CSV (una vez por fila de credencial, no una por lote de importación).

Filtro opcional: restringir a una categoría específica, o dejar en blanco para cualquier categoría.

Acciones típicas: generar PDF, enviar correo al destinatario

Importación completada

Se dispara una vez al terminar todo un lote de importación CSV. No se dispara por fila.

Acciones típicas: notificar al administrador

Credencial por vencer

Se dispara diariamente para credenciales cuya fecha de vencimiento está exactamente a N días y cuyo estado sigue siendo Activa.

Configuración: establezca cuántos días de anticipación (1–365) y opcionalmente restrinja a una categoría.

Acciones típicas: enviar correo de recordatorio de vencimiento

Nota: este activador corre una vez por credencial por día e incluye una protección contra envíos duplicados — si el trabajo diario corre dos veces, el recordatorio se envía solo una.

Credencial vencida

Se dispara después de que el trabajo diario cambia el estado de una credencial de Activa a Vencida (cuando su fecha de vencimiento pasó).

Acciones típicas: notificar al administrador

Credencial revocada

Se dispara cuando el estado de una credencial cambia a Revocada — individualmente o por actualización masiva de estado.

Acciones típicas: notificar al administrador, enviar correo

Solicitud del portal recibida

Se dispara cuando un destinatario envía una solicitud a través del portal de destinatarios (corrección de nombre, reemisión, renovación, disputa o consulta).

Acciones típicas: notificar al administrador

Envío del portal recibido

Se dispara cuando un destinatario carga un PDF a través del portal de destinatarios.

Acciones típicas: notificar al administrador

Condiciones

Las condiciones son filtros opcionales. Agréguelas cuando quiera que una automatización corra solo para ciertas credenciales. Todas las condiciones deben cumplirse — se combinan con AND.

Ejemplo: quiere enviar un recordatorio solo para credenciales que vencen en menos de 14 días y son de la categoría "Seguridad alimentaria". Agregue dos condiciones: Categoría = Seguridad alimentaria y Días hasta el vencimiento < 14.

Acciones

Las acciones son los pasos que corren cuando el activador se dispara y todas las condiciones pasan. Se ejecutan en orden de arriba abajo. Use los botones de flecha para reordenarlas.

Límites: máximo 10 acciones por automatización; máximo 2 pasos de espera por automatización.

Generar PDF

Genera un PDF de la credencial con la plantilla predeterminada del Estudio de diseño de la categoría (usa el diseño predeterminado de la organización si la categoría no tiene uno).

Cuándo usarla: en cualquier automatización donde quiera asegurarse de que exista un PDF antes de enviarlo por correo, o para pregenerar PDF en masa al importar.

Generar insignia

Genera un PNG de insignia digital para la credencial con el diseño de insignia predeterminado de la categoría.

Cuándo usarla: cuando quiera crear automáticamente una imagen de insignia compartible al momento de la emisión.

Enviar correo al destinatario

Envía el correo de emisión estándar al destinatario de la credencial con la plantilla y la marca de su organización.

Opción — adjuntar PDF: márquela para adjuntar el PDF de la credencial directamente al correo. Si aún no se ha generado un PDF, el correo se envía sin el adjunto y el paso se registra como parcial.

Importante: si habilita "Adjuntar PDF", ponga un paso de Generar PDF antes en la misma automatización. Si los dos pasos están en automatizaciones separadas, pueden correr al mismo tiempo y el correo puede dispararse antes de que el PDF esté listo. El editor muestra una advertencia si marca esta opción sin un paso de generación previo.

Enviar recordatorio de vencimiento

Envía el correo de recordatorio de vencimiento al destinatario. Esta acción solo está disponible en automatizaciones con el activador Credencial por vencer.

Notificar al administrador

Envía un correo de notificación interna a la dirección de notificaciones administrativas de su organización. Útil para alertar a su equipo cuando algo sucede, sin enviar correo al destinatario.

Esperar

Pausa la ejecución de 1 a 30 minutos antes de pasar a la siguiente acción.

Cuándo usarla: si quiere un pequeño margen entre pasos — por ejemplo, esperar un par de minutos entre generar un PDF y enviarlo, como margen de seguridad adicional.

Para retrasos mayores a 30 minutos (p. ej., "enviar un seguimiento al día siguiente"), configure una segunda automatización con un activador de Credencial por vencer con el desfase de días apropiado, en lugar de un paso de espera.

Webhook (próximamente — Pro)

Envía una carga JSON firmada a una URL externa (Zapier, Make, su propio punto de acceso, etc.). La solicitud se firma con HMAC-SHA256 para que su punto de acceso pueda verificar que proviene de CertLister.

La tarjeta de automatización

Cada automatización de la lista muestra:

• Nombre y una insignia opcional de Deshabilitada
• Conmutador para habilitar o deshabilitar al instante
• Editar (icono de lápiz) para abrir el editor
• Registro de ejecuciones (icono de lista) para ver el historial
• Cuando: un resumen en lenguaje claro del activador y el filtro de categoría
• Si: un resumen de las condiciones
• Etiquetas de acciones: los pasos de un vistazo (p. ej., "Generar PDF", "Enviar correo al destinatario")
• Estadísticas: total de ejecuciones y la marca de tiempo de la última

El menú ··· de cada tarjeta contiene una sola opción: Eliminar. Eliminar una automatización también elimina todo su historial de ejecuciones.

Registro de ejecuciones

Cada vez que una automatización se dispara, el resultado se registra. Haga clic en el icono de Registro de ejecuciones de cualquier tarjeta para abrir el panel de historial.

Cada entrada del registro muestra:

Haga clic en cualquier fila para expandirla y ver el resultado de cada acción individual — incluida la duración y los mensajes de error.

Significado de los estados

Superposición con la configuración de automatización de categorías

CertLister también tiene conmutadores de automatización por categoría (enviar correo de emisión, enviar recordatorio de vencimiento, vencimiento automático). Estos corren de forma independiente de las automatizaciones de flujo de trabajo — no hay supresión automática entre ambos.

Si una bandera de categoría y una automatización enviaran el mismo correo, el destinatario recibirá dos correos.

La aplicación muestra este conflicto en dos lugares:

• Editor de categoría — una advertencia ámbar aparece bajo el conmutador de "Enviar correo de emisión" cuando una automatización habilitada también enviaría un correo de emisión a esa categoría.
• Tarjeta de automatización — una advertencia ámbar aparece cuando la acción send_email de la automatización apunta a una categoría que ya tiene send_email_on_issue habilitado.

Recomendación: cuando comience a usar automatizaciones para la entrega de correos, apague la bandera correspondiente de esa categoría para evitar duplicados.

Recetas comunes de automatización

Emitir credencial → generar PDF → enviar correo (la más común)

1. Activador: credencial emitida (opcional: restringir a una categoría)
2. Acción 1: generar PDF
3. Acción 2: enviar correo al destinatario — con "Adjuntar PDF" marcado

Esto garantiza que cada credencial nueva tenga un PDF y el destinatario reciba el correo de inmediato con el adjunto.

Recordatorio de vencimiento a 30 días

1. Activador: credencial por vencer — 30 días antes
2. Acción: enviar recordatorio de vencimiento

Combina bien con una segunda automatización a 7 días para un recordatorio más cercano.

Notificar al administrador por solicitudes del portal

1. Activador: solicitud del portal recibida
2. Acción: notificar al administrador

Su equipo recibe un correo cada vez que un destinatario envía una solicitud por el portal.

Insignia automática al emitir

1. Activador: credencial emitida (restrinja a una categoría si lo necesita)
2. Acción: generar insignia

Cada credencial nueva de esta categoría recibe una insignia digital generada de inmediato.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo tener varias automatizaciones respondiendo al mismo activador?

R: Sí. Por ejemplo, puede tener una automatización que genera un PDF al emitir y otra separada que notifica al administrador al emitir. Corren de forma independiente.

P: Si una automatización falla a mitad de camino, ¿las acciones anteriores se deshacen?

R: No. Las acciones no son transaccionales — un PDF generado no se elimina si el correo posterior falla. El resultado de cada acción se registra de forma independiente para que vea exactamente qué tuvo éxito y qué no.

P: ¿Puedo probar una automatización antes de habilitarla?

R: El mejor enfoque es crear una credencial de prueba en una categoría de prueba y observar el registro de ejecuciones. No hay modo de "simulacro", pero deshabilitar la automatización hasta estar listo garantiza que no se dispare aunque se creen credenciales.

P: ¿Una automatización deshabilitada sigue registrando ejecuciones?

R: No. Las automatizaciones deshabilitadas no se evalúan cuando un activador se dispara — no producen entradas en el registro hasta ser rehabilitadas.

P: ¿Qué pasa si el destinatario no tiene correo y la automatización intenta enviar uno?

R: La acción de enviar correo se omite para esa credencial y se registra como fallida con una nota de que no se encontró correo del destinatario. Las demás acciones continúan con normalidad.

P: ¿Las automatizaciones son retroactivas — corren sobre credenciales existentes?

R: No. Las automatizaciones solo se disparan en respuesta a eventos posteriores a su creación y habilitación. Crear una automatización no procesa credenciales históricas.

P: ¿Cómo sabe el activador de recordatorio de vencimiento que no debe enviar dos veces?

R: El planificador diario revisa el registro de ejecuciones antes de disparar. Si ya existe una entrada para la misma automatización y credencial en el mismo día calendario, el activador se omite para esa credencial.

P: Estoy en Basic y ya tengo 3 automatizaciones. ¿Puedo agregar más?

R: No. El límite del plan Basic es de 3 automatizaciones. Deberá eliminar una existente o actualizar a Pro para automatizaciones ilimitadas.